予実管理はどんな活用方法があるのか

日本パートナーCFO協会所属、ITコンサル×パートナーCFOのタナショーです! 　この記事では、ベンチャー企業や中小企業の経営に役立つ情報を発信していきます。

早いもので2022年度もあと２ヶ月ですね。3月決算の会社は折り返しも始まり、今期の予算達成に向けて力が入ってきた人も多いのではないでしょうか？
今回は予算達成をするために一番重要な業務である、予実管理についての説明と予実管理の活用方法についてお伝えしていきたいと思います。

予実管理とは何か？

予実管理とは企業が予め設定した予算（売上や支出の予定の金額）に対して、実績を記録して達成状況を管理する業務です。
昨今は予実管理のSaas製品も出始めていますが中小企業が使うには高額と感じられるものが多いこと、企業ごとに管理の癖もあります。そういった理由も関係あるかもしれませんが、そもそも予実管理はエクセルで管理している企業が多いかと思います。

一般的には売上や仕入れ、利益などのP/Lの予実管理をすることが多いですがキャッシュがどれだけ溜まっているかというB/Sの予実管理をする場合もあります。
「今期立てた目標をきちんと達成できそうか」
この目標を月次または週次で確認していくという、基本的な内容でありながら企業経営において重要な業務でもありますね。

予実管理はどんな活用ができるのか

予実管理をすることによってどんな効果があったり、どんな活用ができるのでしょうか？

①予実を達成するための課題とリスクヘッジができるようになる

予実管理をする目的は「売上の達成」などがありますが、簡単に達成できるものではありません。そもそも簡単に達成できるなら目標というものを立てる意味もないでしょう。
予算と実績の乖離がある場合、乖離している原因を分析して課題や対策を考えることが重要です。
また、対策を考えていく中で今後新たに発生しうるリスクも予想できるようになってきます。リスクを事前に防ぐリスクヘッジを考えることも大事ですね。

課題解決やリスクヘッジの対応には色々な種類があると思いますが、手持ちの材料で簡単にできる対応策や、ヒトモノカネなどのリソースを新たに投入しないとできない解決策もあります。
新たなリソースを追加する際にはどうしても支出が発生することも多いでしょう。その支出も含めて予実管理をしていくことで、達成が困難な予算達成に向けて着実な企業活動が取れるかと思います。

②来期の予算が正確に出せるようになる、また来期必要な資金がわかってくるようになる

こちらは予実管理をきちんと実施することによって生まれるメリットかと思います。
上述の①のように課題やリスクヘッジをすることによって、立てた売上目標に対してどれだけの支出が必要かの正確性が向上してきます。
企業の営業や運営活動にかかる費用は、得てして意外な出費が発生することが多いです。また売上についても、不測のトラブルで予定していた売上が立たないということもあるでしょう。
今期の予実管理を通してどんな不測の事態が発生したか、出費が発生したかを振り返りながら来期の予算を立てることで予測の精度を高めることができます。

また、個人的におすすめなのがこの予実管理を行うことで、来期に必要な資金が早めに分かり、余裕を持った資金調達をすることが挙げられます。
これは特に銀行融資で有効です。決算が完了したタイミングで来期必要な資金を洗い出し、銀行に相談することでスムーズに資金調達できる場合があります。
銀行側としても決算が完了したタイミングで経営状態が把握しやすいこと、緊急の資金調達でもないので行内の稟議も余裕を持って通せるので、成功する可能性が高いです。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
予実管理をしている企業は多いと思いますが、とりあえず予定は立てたが実績の入力や見直しはあまりしていない企業もあるのではないでしょうか？
予測を立てることや予実管理をすることは大変ではありますが、来期や未来を見据えて動く活動をすることで資金調達などの面においても余裕を持った活動ができるようになります。
参考にしていただければと思います。

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