事務処理方法の身につけ方～抽象編～

【小さな「できる」を増やそう】

　未経験の業界に入社して仕事を教わるとき、「わからないことがわからずに適切な質問ができない」ということは誰にでも起こることかもしれません。教えてくれる立場の方が人に教えることが得意な場合もあれば不得意な場合もあり、また、丁寧に紐解いて教えるだけのゆとりがある場合もあれば教える時間が十分に取れない場合もありますよね。

　できるだけ仕事を覚えて少しでも早く自信を持って取り組めたら、自分の長所を活かした仕事もしやすくなるように思います。できるだけ早い段階で「ここはＯＫ」と自信を持てる部分を増やせるといいな、と思っています。そこで、すぐに覚えやすいこととしておススメしたいのが、最もよく使用する社内システムの使い方です。

※この記事は、前置きのような記事です。具体的な方法は▼この記事で紹介しています。

【あなどるなかれ、システム操作での事務処理方法】

　ここでいう社内システムとは、たとえば仕訳業務や見積作成、受発注を行う際に使用するシステムなど、自分の担当業務で毎日使用するシステムのことです。そのシステムの中に処理メニューがあり、メニューごとに処理画面があります。メニューイメージは、例えばこんな具合です。

<雰囲気掴む用>　例えば見積作成をする場合は、1．見積作成を開く

　ほとんどの会社で、入社してすぐに教わる部分ではないでしょうか。OJTのしっかりした会社や業務マニュアルが準備されている会社では別ですが、中小企業の多くでは、この社内システムの使い方も先輩から口頭で教わることが多いでしょう。教わりながらなんとなくでも理解しやすい部分ですが、いざ自分で操作してみたり、色々な事務処理を教わるようになったりすると、「あれ、ここどうするんだっけ？」と思うことも少なくありません。一方で、しっかりメモを取っておくと、すぐに使えるようになるケースがほとんどです。また、社内システムだけでなくメーカーのオンラインシステムで発注処理をするようなポジションの場合、複数のシステムの使い方を覚える必要がありますが、こうした場合もこれから紹介するメモ方法を活用すると便利ですよ。

【操作するときの自分目線でメモする】

　さて、前述の通り、毎日使用するシステムでの事務処理方法は、多くの場合入社してすぐに教わる部分です。先輩が口頭で教えてくれる手順通りに自分で操作したり、先輩が操作しているのを隣で見ながら教わったりする状況が多いでしょうか。この時、「後で自分一人で操作してもわかるように」メモを取っておくと、スムーズに処理方法を身につけることができます。
　例として、得意先に提出する見積書を新規に作成する場合の社内システムでの事務処理方法を教わるとしましょう。簡易的に、このような入力画面があるとします。

<なんとなくイメージ用>トップ画面で【１．見積作成】を選択すると現れる見積作成画面

　ここで、口頭で教わる場面を想像してみます。
先輩「まずトップ画面から見積作成を開いて。得意先は検索で呼び出せるよ。呼び出すときはF１ね。ｶﾀｶﾅの場合は全角だとヒットしないから半角で。それから見積担当者は自分の名前。これは毎回同じだからコードで覚えるといいと思う。〇〇さんは11だね。得意先担当者名は“様”は自動で入るから入れないで大丈夫です。件名は今回は“ネコビル　床材の件”、納期…」

こんな具合でしょうか。<なんとなくイメージ用>画像と照らすなら、説明されているのは赤字の項目です。この説明を聞きながら、メモを取ります。この時、意識的に工夫してメモを取ると、聞き直しや操作時の迷いがなくなりますよ。

▼工夫ポイント
・未来の自分に親切に、小さなことも処理の順番通りに書こう
・画面上で迷子にならないように、画面上の場所もメモしよう
・視覚的なわかりやすさは活用しよう
・注意点は後で役立つのでできるだけ拾おう

　次回は、メモの取り方案を細かく具体的に紹介した後、このポイントについても簡単に説明します。