もう焦らない！会議でちゃんと話せるようになる前準備【誰でも可能】

こんにちはArteryex CMOの小野澤です。今回は会議の前準備について話していきます。

いやー、やはり会議って苦手な人多いですよね。しかも上司から何か意見ないの？とか発言しないといる意味ないとか言われると余計に参加したくなくなりますよね。。。
新社会人もこれから会議やディスカッションが増えてくることでしょう。

さていきなりですが会議は「慣れ」ではなく、「準備」が必要。
ちなみに私の先週の会議数と時間は「22個、16時間」。結構会議出てる方だと思うので割と会議には慣れてるかと（毎週のアベレージこれくらいですかね、やばいときはもっとやばい）思うのですが、前準備は今でもしてます。

なので、私も「意見を言わないなら出ない方がいい」派。会議に出るのが苦痛なら自分の作業を頑張って欲しいと本気で思ってます。
が、そんなことちゃんとした会社ならなかなか許されることでもないと思うので、今回は【会議でしっかり発言できる前準備】についてお話していきます。

前準備はかなり重要で、特に意識すべきは以下の3点かと。

• 会議の目的、背景、ゴールを明確にする

• 会議の論点に対する回答、意見を持っとく

• 参加者の背景情報、視点をイメージする

だれにでもできるし、時間も10分ほどでしょうか。ぜひ今日からチャレンジしてみてください。

事前準備がかなり重要

さて、導入でも話しましたが会議において（いや、仕事のほぼすべて）前準備はかなり重要となってきます。

超仕事できる人やもうプロフェッショナルなことであれば大丈夫だと思うのですが、私はまだ何をするのにも準備をして臨まないと臨機応変に動けません。

これから3点ほどポイントを紹介していくのですが、いずれも大事なのが「テキストに残して準備する」こと。わたしは会議前準備＆議事録用にフォルダを作ってGoogle Docsで管理しています。
前はローカルフォルダでやってましたが、Google Docsであれば電車移動中に確認できるので利便性が高いです。
では、確認していきましょう！

会議の目的、背景、ゴールを明確にする

まずは会議の目的や背景、その日をゴールをテキストに残しておきましょう。

目的：何をねらいとしているのか？
背景：そもそもなぜこのPJTが走っているのか？今日の会議はなぜあるのか？前回までの会議の経緯はどうなっているか？（前回合意事項はなにか？）
ゴール：今日はどうなっていることを目標とするのか

の3つ。最低限この3つはまとめておきましょう。
意外とここが握れてない人が多くなんとなく出席しているなどの状況に陥りいます。ここの言語化を行っておくだけでもはや格段と話しやすくなるでしょう。

会議の論点に対する回答、意見を持っておく

で次に重要なのが、会議のおける論点に対しての回答、自分としての意見を持っておくことです。
そもそも前項で話せる前提を作って、ここで話す内容を作って行くということです。自分から話さなくても、刺されたときの前準備としてやっておくといいでしょう。

ここでは、前回までの会議を踏まえて今日話しにあがる論点を整理する。そしてそれに対する自分の意見をくっつけておく。
という作業をしましょう。

■XXXはYYYなのか？→XXXXXだと思う。なぜならYYYだから。KKKKというところの考慮も必要だが、一旦HHHHという前提での意見です。
■GGGGはどう？→賛成です！Bさんの意見もごもっともだと思うので、IIIという部分の対策を考えた上で走り始めるに一票です。

みたいに！話さなくてもいいから、文章にしておく。これがかなり重要！

参加者の背景情報、視点をイメージする

最後のはほとんどやってる人いません、ですがここができてないとそもそも会議での立ち位置を理解できてないことになり、発言云々依然の問題です。

今日の会議の出席者は基本的にそれぞれ役割があり、背景役職などがあります。これらを理解しないと各人の話の視点が見えてきません。
視点によっては
・ＰＪＴ全体を俯瞰的に見ており、どの方向に進めようか話している
・現場作業の目線から、どう改善するか話している

とこれ全く別のことを議論し続ける場合があります。この状態で話を進めると全くまとまらなくなり、収集つかなくなる。。。
話を元に戻すと、ここでは「相手がどの視点から話しているのか？」を理解しておくために、事前に参加者の背景情報と視点をテキストで準備しておくといいでしょう。
この人はＸＸＸを目的に話しているのか、など理解できるようになりますよ。

番外編：chatGPTなどのAI活用

さて、前準備でchatGPTを使うのもおすすめ。
参加者がわかっているので、その人たちをchatGPT上で議論させちゃいましょう。自分に聞かれそうな質問なども事前対策できますよ（笑）
参考までに↓

番外編：1on1の準備はちょっと別

今回は会議ですが、1on1の前準備も結構重要ですよね。（上司と何話すん。。。。？）
ここも別途記事を書こうと思ってます。coming soon

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回の話はどういうか？より「何を言うか」を準備しましょうという話でした。

積極的に発言しなくてもいいと思うのですが、意見を求められたときやこの方向で言ったら自分がしんどくなる...!などの時にビシっと話せるようになるといいですね。

今やオンライン会議の時代、画面の左側にこの準備ノートを用意しながら話せます。
怖いものなし！

書き終えて一言
今日も暑いですね～。ちょいと移動が多い日なので憂鬱です。会議の前準備しながら移動します。。
これから継続的に情報発信をしていこうと思っているのだが、note PROの方がレコメンドされやすいみたいで、ちょっと萎えてます。
SEOとは違う戦い方が必要かなと思ってましたがお金がソリューションなのか、、？ｗ