社内にコラボレーションを促進する方法
従業員間のコラボレーションは、あらゆるビジネスの成功に貢献する主要な要因の1つです。この概念は理解するのは非常に簡単ですが、実践するのは非常に難しく、聞いたこともないようなつまずきがたくさんあります。この記事では、従業員間のコラボレーションを確立し、促進するための最も効果的な方法をご紹介します。
従業員間のコラボレーションとは何か、そしてなぜ重要なのか？
具体的な説明に進む前に、従業員間のコラボレーションとは何かを理解することが、この概念を正しく使うために非常に重要です。コラボレーションとは通常、プロジェクトの遂行、新製品の市場投入、マーケティングリサーチなど、何らかの共通の目標を達成するために、人々のグループ内でアイデア、視点、意見を集団的に交換することを意味します。
従業員間のコラボレーションをより良くするためには、チームが団結し、新しいアイデアやイノベーションに対してオープンであることが必要です。コラボレーションには、原則として全員が集団的な意思決定に参加することが必要です。もし何らかの理由で誰かが共同作業のプロセスに参加しなければ、チーム全体が成功を収めることは難しくなります。
コラボレーションが重要なのは、特に個人が単独でプロジェクトに取り組む場合と比較して、従業員がより生産的に、より効果的に仕事を進めることができるようになるためです。また、社員がより責任を持つようになるため、社員のモチベーションがかなり上がり、責任感も育まれます。
従業員間のコラボレーションとチームワーク
コラボレーションというと、両者は同義語として扱われることが多いので、チームワークと混同しやすいと感じるかもしれません。しかし、それは間違いです。コラボレーションとチームワークには多くの共通点があり、どちらも特定の目標を達成するための集団的な努力を意味します。コラボレーションとチームワークの大きな違いは、目標をどのように達成するかということです。
チームワークの場合、リーダーを中心とした一種のヒエラルキーがあり、リーダーがスキルや専門性に応じて他のメンバーにタスクを委譲します。すべての意思決定と責任を負うのはリーダーです。
一方、コラボレーションとは、チームメンバーが対等に扱われ、誰もが自分のアイデアを出して共通の目的に貢献する権利を持っていることを指します。
コラボレーションがもたらす主な効果
なぜ企業は従業員間のコラボレーションを奨励すべきなのでしょうか。主な理由はいくつかあります。
コラボレーションは自己分析と自己啓発を促進する。コラボレーションは自己分析と自己啓発を促し、共通の目標に向かう際に自分の長所と短所について考え、評価することを可能にします。2つの頭は1つよりも優れているため、通常、チームは全員が自分のスキルを活用し、他のチームメンバーの専門知識を頼りにすることで、よりうまく機能します。
コラボレーションは新しいことを学ぶのに役立つ。他の社員とアイデアや意見を交換しながら共同作業を行うと、自分では気づかないうちに必然的に新しいことを学ぶことができます。中には自分よりもプロジェクトマネジメントが得意な同僚もいるかもしれませんし、コラボレーションの過程で自分のプロジェクトマネジメント能力を向上させることもできます。
コラボレーションは、より良い問題解決に貢献する。問題はいつ発生するかわかりません。激しい意見交換をすることで、どのような問題に対してもバランスのとれたアプローチを練り上げることができます。コラボレーションは緊密であればあるほどよいのです。もし問題が解決できなければ、他の従業員にアドバイスを求めればよいのです。
従業員間のコラボレーションを向上させる5つの方法
効果的なコラボレーションにはどのようなメリットがあるのかが分かったところで、チームのコラボレーションを効果的に行い、社員間のチームワークを向上させるための最良の方法をいくつかを見ていきましょう。
正しいビジョンをチームに伝える。共通の目標を明確にし、達成可能なものにすることで、全員が同じ方向を向くようにします。
チームメンバーが新鮮な視点を持てるようにする。もしあなたのチームが、やる気のある人、ひらめきのある人、勤勉な人の集まりなら、その人らしさを発揮してもらい、彼らの専門知識を提供してもらいましょう。
適切なソフトウェアツールを提供する。どのような方法であれ、コラボレーションを促進する適切なツールやアプリケーションを見つけることは極めて重要です。特にチームが遠隔で仕事をしている場合はなおさらです。例えば、毎日Zoomでミーティングをしたり、Microsoft 365、Google Workspace、ONLYOFFICE Workspaceなどのコラボレーションソフトを導入して、社員が自宅でも効率的に仕事ができるようにすることです。
チームを全体として機能させる。優秀な人材を集めても、それが成功を保証するわけではありません。しかし、社員全員が何か大きなものの一部であると感じられるようにすれば、良い結果を期待できるかもしれません。カフェやレストランでの非公式な会合や集会といったチームビルディングの活動は、この場合にとても効果的です。
自由を与える。チームを過度に管理すると、社員の創造性が失われ、コラボレーションプロセスが効果的に行われなくなる可能性があるからです。
ONLYOFFICEでコラボレーションをより簡単に
リモートチームが普及しつつある時代には、各従業員が共通のコラボレーション環境にアクセスできるような特別なコラボレーションソフトウェアが不可欠です。幸いなことに、今日、コラボレーションプロセスを可能な限り効果的にするツールやアプリケーションがたくさんあります。そのようなソフトウェアの有名な例としては、Zimbra、Twake、Microsoft 365、Google Workspaceなどが挙げられます。
包括的なコラボレーションプラットフォームであるONLYOFFICE Workspaceを例に、より良いコラボレーションの方法を実践し、発見していきましょう。
１．ドキュメントを一箇所に集め、クリック数回で共有する。電子文書のワークフローは、あらゆる企業が日常的に扱っているものです。ONLYOFFICE Workspaceでは、すべてのドキュメント、スプレッドシート、スライドのための安全なストレージ環境を整理することができます。すべてのドキュメントを手元に置くために、ファイル共有プラットフォームを切り替える必要はありません。ONLYOFFICEでは、すべてのアカウントを1つのワークスペースに接続することができます。共有が必要な場合は、様々なアクセス権から選択することができ、必要なユーザーだけがドキュメントを開いたり、特定の操作を実行できるようにすることができます。
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もちろん、アクセス許可はいつでも変更可能です。ポータルのユーザーでない人とファイルを共有する必要がある場合は、外部リンクを生成してメールで送信するだけです。
２．リアルタイムでドキュメントを共同編集する。リモートチームにとって、電子メールで延々とドキュメントのバージョンを交換することなく、オンラインであらゆる種類のコンテンツを共同編集できることは重要です。ONLYOFFICE Workspaceでは、自動保存、バージョン履歴、変更履歴、コメント、ユーザーのメンションなど、コラボレーション機能のフルセットにより、リアルタイムの共同編集を最大限に活用することが可能です。ONLYOFFICEオンラインエディターを使えば、必要に応じて2つの共同編集モードを自由に切り替えることができます。リアルタイムでの従来の文書共同編集には、高速モードを選択し、あなたのすべての編集が他の共同編集者に即座に表示されます。よりプライベートな共同編集を行いたい場合は、「厳格」モードを選択すると、入力した内容は「保存」ボタンをクリックした後に表示されます。
また、ONLYOFFICEオンラインエディタでは、コメントの解決や削除を一度に行うことができます。これで、コメントをひとつひとつ確認する必要はありません。ワンクリックで、文書全体のコメント、特定の抄録のコメント、自分のコメントをすべて解決または削除することができます。
３．共同作業でプロジェクトを進める。一緒にプロジェクトに取り組むことは、ビジネスを成功させるための基礎となります。ONLYOFFICE Workspaceが提供する「プロジェクト」モジュールでは、個人またはグループのプロジェクトを作成し、チームがどの程度それを達成したかを追跡することが可能です。タスク、サブタスク、マイルストーンを作成し、担当ユーザーを割り当てます。ガントチャートを作成し、各プロジェクトの進捗を分析する。ディスカッションを作成し、リアルタイムでアイデアや意見を交換することができます。
４．顧客との関係を一緒に築く。内蔵のCRMシステムを使用して、チームメンバーとあなたは、顧客データベースを作成し、顧客連絡先を追加することができるので、一箇所で顧客に関するすべての重要な情報にアクセスすることができます。Webサイトに特別なWebフォームを埋め込むことで、潜在的な売上を追跡し、リードを生成することができます。請求書を作成し、モジュールから離れることなく電子メールで送信できます。販売レポートを作成し、チームと一緒に分析できます。
５．簡単に電子メールを交換する。電子メールを送ることはどんどん時代遅れになっていますが、それでも多くの人がこのコミュニケーション方法を好んでいます。ONLYOFFICE Workspaceでは、全従業員用に個別の企業メールボックスを作成したり、Gmailなどのサードパーティサービスと連携して、すべてのアカウントを一箇所にまとめることも可能です。メールモジュールは他のモジュールとリンクしているので、ドキュメントやCRMの連絡先からファイルを添付することができます。メールを通じて、常にチームと連絡を取り合うことができます。
６．オンラインでコミュニケーションする。コミュニケーションは、効果的なコラボレーションの鍵となります。ONLYOFFICE Workspaceでは、他のチームメンバーとさまざまな方法でコミュニケーションをとることができます。リアルタイムでドキュメントを共同編集する場合、内蔵のチャットでコメントを残したり、テキストメッセージを交換したりすることができます。また、Telegramプラグインを追加することで、Telegramアカウントに接続し、ドキュメント上でチームとチャットすることも可能です。また、別途テキストメッセージアプリが用意されており、オンラインでメッセージの送受信が可能です。
ONLYOFFICE Workspaceは、オンラインオフィススイートと、ドキュメントやプロジェクト管理、メール、カレンダー、CRM、ソーシャルネットワーキングツールを備えたフル機能のコラボレーションプラットフォームがセットになったコラボレーションオフィスです。このソリューションにより、クラウドでもプライベートサーバーでも、社員間のコラボレーションを安全に組織化することができます。
他のコラボレーションプラットフォームをご希望の場合は、ONLYOFFICE Docsを統合することで、現在お使いのソリューションでリアルタイムのドキュメント編集や共同編集を可能にすることができます。