OKR相談室④MBOやOKRの業務フローと負荷低減のtips

OKRは大きな目標に挑戦することでこれまでからは想像も付かなかったような成果をあげたり、一つの目標に向けて組織の全力を傾けることで素早く成果をあげたりすることのできる強力なツールです。しかし、負荷増大がネックになってOKR導入をためらう企業は多いです。今日は負荷増大に対する解決の方向性を検討していきます。

パフォーマンスマネジメントシステムにおける一般的な業務フロー

MBOであれOKRであれ、パフォーマンスマネジメントシステム導入時のよくある業務フローは下図のようになります。
※期初に目標設定→期末に総括のパターンの場合。　期中面談を必須化している場合は⑥～⑨が期中にも行われることとなる

　人事担当者にとって負荷が高まるのは③の現場の実施状況の把握　と　④のリマインドでしょう。
　特に人事系のシステムを入れていない場合。紙で目標管理シートを印刷して配付していたり、個人個人にwordやExcelを送付して返送させるような仕組みを取っている場合は非常に煩雑になっていることと思います。現場の実施状況を把握しなければ確実に形骸化しますが、把握するための工数が非常に大きくなります。返送されてきたものを大型ファイルに保存or リネームした上でフォルダに保存、集計表にチェックを行う必要があるからです。それらが繁忙期に絶え間なく返送され続けてくるため、残業時間も伸び・紛失リスクなども高まります。

ＯＫＲの負担増

業務フロー自体はOKRもMBOと似ています。しかし、ＯＫＲではプロセスの数は約4～50倍ぐらいになります。

目標設定の頻度は年1回から四半期毎の4回に変わりますし、進捗確認の機会も期中の1回から毎週の52回に変わります。これだけの負担の増加に対して、どのような解決策が考えられるでしょうか。

ＯＫＲの負担減少に向けた方向性

　先ほどパフォーマンスマネジメントシステムにおける業務プロセスを記載しましたが、それらひとつひとつを「無くせないか？」「他の作業と一緒にしてしまえないか？」「もっと効率的なやり方が出来ないか」「シンプルに出来ないか」といった目線で確認をしていくわけです。

例えば

①　期初に人事部で入力用データを整備（入退社や異動を考慮したうえでパフォーマンスマネジメント対象者の一覧表を作成し、部署毎入力フォーマットを用意したり、システムのデータベースをアップデートしたりする）

についてだと

・従業員一覧からパフォーマンスマネジメントシステム対象者を抜き出せる仕組みを作る（システムを導入したりAccessなどでクエリを組む）

・入力フォーマット作成を省力化する（システムを導入したり、差し込み印刷などを駆使）

といったようなイメージです。

今回の例では両者にシステム導入が出てきましたが、システムの導入は省力化以外にもう一つ大きな効果を発揮してくれます。それは即時性があることです。

③　②の人事部からの案内を受けて現場は目標設定を実施。順次人事に返送 or システム登録
④　人事部は③の実施状況を確認し、未登録者に対してリマインド or 督促を実施。　※100％になるまで繰り返し

で記載しましたが、登録状況の確認をシステム無しで対応しようとすると、デジタルであれアナログであれ、バッチ処理（ある程度提出物が溜まってから一気に処理するやり方）を取らざるを得ません。そうするとタイムラグが生じ、リマインドメール作成中に新たな提出物が来て入れ違いになってしまう、ということが起き得ます。

また、現場にとっても、いちいち

①メールの添付ファイルを保存
②ダウンロードフォルダから202X年○×部目標管理フォルダに移し替え
③記入・保存
④人事部にメール添付で送付

という手数が掛かることとなりますが、システムを導入した場合「記入・保存」だけで全てが賄われることとなります。

実際の企業で人事制度運用実務をやってきた経験があるので強く思うのですが、制度定着の鍵は「どれだけ手数を減らした運用が出来るか」にあるんですよね。

そんな話を2021/5/26のHRカンファレンスでします。

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さいごに

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セレクションアンドバリエーションシニアコンサルタント・中小企業診断士
山本遼