メールソフトの受信箱は他人のToDoリスト
メールソフトの受信箱は他人のToDoリスト
今日のタイトルは、「メールソフトの受信箱は他人のToDoリスト」というものです。自分自身の反省から始まった記事ですが、メールに対する再認識となり、仕事の流れやタスク管理に何か気づきがあれば幸いです。
はじめに
リモート会議、チャット、グループウエア、LINEなど、新しいコミュニケーション手段が登場しますが、メールは引き続き仕事やプライベートの連絡メディアとして使われています。
このメールというものですが、自分自身の経験からも、かなりの苦労してきた経緯があります。経験則的に、非常に声だかで緊急性が高いものがどうしても目がいってしまう。
そうは言いつつも、返信が遅れている対応が遅れているものが、やはり大きな自分の頭痛となってきますので、どこかの段階で戻ってそれを見つけて、それに返信します。
そうすると、朝一番にメールソフトを開くと、延々とメールの返信に時間が取られるということになってしまう。
そういった悪循環がどんどんと続いてきて、そうこうするうちに、気がついてみると、自分の受信箱には何万通もの既読未読のメールが、もう溜まりに溜まってしまっています。
未読メールの大掃除
時々、それを何とかしようと一念発起する。1年に1回ぐらいそういったときが来るわけですね。そうするともう1日ぐらい、もう朝から晩まで週末ずっとメールを見続ける、あるいは削除し続ける。
何とか数が少なくなって、それほど負担にならないところまで減らします。でも、またすぐに気がつくと未読メールが何千通、何万通となっていく。
そういったようなことを、これまでずいぶんと長い間繰り返してきました。
長年続く試行錯誤・・・
メール自体、もう使ってもう長いですよね。20年も30年ぐらい使っているかもしれません。
これまでにメールを整理する方法、いろんな方法を試してきました。
スレッドとか、カテゴリー分けしたり、お気に入りをつけたり、フラグを付けたり、あるいは優先順位付けなども、いろいろと試してみます。
でも、結局のところうまくいかない。破綻してしまう。
なんとか安心してメール処理をしながら、自分のプロジェクトに集中できるような方法がないのか。
常日頃、頭の中に置いていながら、結局そういう良い方法というものは見つからない。
そのままにしてきてしまっている、というのが現状です。
メールは仕事の中心？「ビジネスメール実態調査2021」から
そんなことを考えながら、つい最近、あるレポートが目に留まりました。
一般社団法人日本ビジネスメール協会というところが毎年やっている「ビジネスメール実態調査」というもので、2021年版で確認しました。
これによりますと、一般的なビジネスマンがメールに使っている時間は、1日約2.5時間です。これは8時間労働であれば1日の31%、10時間労働であったとしても25%です。
1日のうちの仕事の大部分が、このメールを処理するということに時間が取られているということです。
ここ2年ほどのコロナ禍で、リモートワークが劇的に増えました。それでもビジネスのコミュニケーションの手段は、やはりメールが一番にくるようです。
98.9%がコミュニケーション手段として使っている。その次に続くのが電話が85%、そしてテレビ会議が75%ということです。
このテレビ会議ですが、2019年にはわずか25%でした。これが2020年には58%、なんと2021年には75%まで増えてきています。
かなり増えてきますが、それでもやはり、ほぼ100%の人がメールを主な通信手段としている。
これに続くのが、「実際に会う」というのがこのでもテレビ会議、リモートワークが増えてきた中でも62%、チャットがその次について50%、グループウェアが40%、そしてなんとFAXです。
このFAXの利用は、リモートワークを導入している企業によって違うようです。
リモートワークの導入が進んでいるところでは5%です。しかし、導入が進んでいないところは、驚くことに30%がFAXを通信手段として使っているとのことです。
なんとこれは面白いなと。未だ老兵は死なずですね。
もう少し読み進んでみると、一通のメール読む時間は1分半ぐらいの1分29秒です。1日にメールを読んでいる時間を合計すると69分、1時間超えですね。メールを読むということだけに仕事の時間が使われている。
受信している平均的な数は51通で、送信しているメールの数は大体14通です。
メールの受信箱は未処理の洪水状態
では、メールの時間を何に使ってるんだろうと考えてみます。
まずは上司の命令、あるいは部下とのやりとり、そういった仕事の進行状況の確認や指示に時間が取られます。
もちろん、お客さんからの問い合わせや、自分自身のプロジェクトの参加者や関係者との進行状況の確認もします。
販売営業ということで見込み客に対していろんなメールを打ったり、その反応を見たりいいとか、確認したりということもあるでしょう。
一部は、自分のプライベートなものもあるかもしれません。
メールは他人のToDoリストか
このメールというものですが、結局のところ、コミュニケーション手段として使われてきています。
しかし、よく考えてみれば、結局のところ、「他人のToDoリスト」とは言えないでしょうか？
そう考えてみると、メールの受信ボックスをあたかも自分のToDoリストのように使っていることが多々あります。
あれやらなくちゃと思って、あれってそのメールにあったよね、とかって言ってまずはメールの受信ボックスを開きます。
そのスレッドの中にToDoようにそこに入れておく。本当に自分の仕事管理のツールにメールソフトを使っていることです。
もちろん、Outlookとか普通のToDo機能があるメールソフトもあります。そうするともう、メールソフトがもう自分の仕事の中心になってしまっているということですね。
そうこうする内、メールが1日の仕事の中心となって相手の依頼やリクエストに応えるのが仕事の流れになってきます。
ですから、メール対応に多くの時間が使われ、自分自身のプロジェクトの進行や仕事に集中することができないという結果になってしまっている。
メールの暗黙のルール
これに拍車をかけているのが、この調査でも明らかになっている「メールの暗黙のルール」です。
大体24時間以内にメールを返さなければいけないという暗黙のルール、見えない隠された「期待感」があると、先ほどの調査は指摘しています。
そうするとますます遅れているメールは早く出さなければ行けない。
緊急性の高いものはもう来たらすぐに返信する。
そういうことで通常、大体半分ぐらいの人がピンポンという、メール新しいメールが入ったことを知らせる通知機能を入れています。
とすると、もうメールが主で、メールにを処理するのが自分の仕事になっているわけです。
ますます他人のToDoリストに自分の時間が使われて自分の集中力がそちらに削がれていってしまっている。
結果的に、メールの受信箱は未処理のもの、あるいは最終的に削除したりクリアしたりというものではなく、そこはもう単なるゴミ箱的になりゴミ屋敷的に増殖していく。
こういう状況が、長く長く続いてしまっている。
ワンタッチ処理でプロジェクトに仕分ける
でも、仕事のできる人っていうのは、この受信箱というものを常にクリアに、0に近いものにしています。
もちろん、全くゼロにいつもしているというとそうでもない。
それだけでものすごい時間がかかってしまいますので、一定時間の間でもう全クリアしておいて、また新しく入ってきたもので、全クリア。
もしそれができれば、すごく気持ちがいいし楽だし、でも実際そうやってる人もいるわけですね。一体どうやっているのでしょう。
それは、仕事を処理するときのワークフロー、仕事の流れですね。
入ってきたメールは、これはあの仕事のプロジェクトだから、これはまた後で読めばいいから、これは、いや、必要ないから削除・・・。
ルールが決まっていて、そのメールを読んだ瞬間に何かをするということはない。
もちろん、緊急性の高いものであれば、メールに一通り目を通したところで、すぐにその仕事に取りかかればいいだけの話です。
そうすると、仕事のできる人のメールにかけている時間は、劇的に少なくなります。
メール受信箱の中にずっと座って何をしようか考えてるような、もうメールソフトに縛られる時間は無くなります。
そうではなく、メールの仕分けは、1日30分以内。少ない人はもう15分ぐらいと言われています。
何故ならば、メールがどこに行くかは知っていて、後からそのメールがちょうどいいタイミングで処理される。
自分自身のプロジェクトを進めるタイミング、緊急対応の方法、ワークフローの流れの中で淡々とこなしていく。順調に進んでいくような流れを自分の中に作っているからです。
こういった方法。一度考えてみるべきかなと思います。
今、一生懸命私もそれに取り組んでいるところでもありますし、ある程度結果が出てきているところです。また後からこれについてお話をしたいと思います。
とにかく明るいやまけんがお届けする【人生後半戦のハーフタイム】でした。
次回の配信もお楽しみに。
第2の脳: ナレッジブレイン・ニューズレター
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