【チーム活性化！】目的を明確にしたコミュニケーション術

こんにちは。フリーランス特化の組織設計・マネジメントをしている山下です。
📍山下はこういう人📍

総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメント活動をメインに5社のチームリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインに
現場にあわせた事務対応運用方法や組織設計・ルールの構築をさせていただいております。

マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊

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私は日々、指示を出す時も

何かに取り組む時も

基本的に全体像を理解することから始まり、
目的を理解したうえで行動していきます。

この視点、リモートワークでは
すっっごく大事な事なんです。

テキストコミュニケーションが
当たり前になりつつある現代では、

「何を伝えたいのか」
「何をしてほしいのか」

が明確でないコミュニケーションが、
業務全体に大きなストレスを
もたらすことがあります。

目的を共有しないやりとりは、
チーム全体の混乱や無駄なやりとりを生み、
パフォーマンス低下の原因になりかねません。

目的を明確にしたコミュニケーションが
チームの変化を生むと言っても過言でない！

そこで今回は、
リモート環境でのコミュニケーションにおいて、
「目的を明確にする」ことの重要性と、
その具体的な実践方法についてアウトプットしていきます＾＾＊

なぜ「目的を明確にする」ことが重要なのか？

何かをする時に目的ってなぜ大事なの？
って話ですが。

主には、
現場の混乱を防ぎ、
物事を効率よく促進させるために必要です。

「このメッセージ、何を求めているんだろう？」

と感じる曖昧な指示は、
受け手にストレスを与えます。

その時に不足しているのは、
目的であったり、
全体像の輪郭が見えていないときです。

概要が不明確な場合、
相手が何をすれば良いか分からず、
対応に遅れが生じることもしばしばあるでしょう。

目的が明確であれば、
指示を受けた側は、優先順位を判断できます。

結果として、
業務全体のスピードが向上し、
チーム全体の効率化に繋がります。

目的を明確にするための具体的なアプローチ

では目的を明確にするには
何をどうしたらよいのでしょうか。

いくつかテクニックをお伝えしてみます。

①メッセージ冒頭で目的を伝える

コミュニケーションの最初に
「このやりとりで何を解決したいのか」
を簡潔に伝えましょう。

またその内容は具体性があると尚良しです。

「〇〇について確認したいです。」

だけでは不十分です。

「次回のミーティング資料の内容を
確認していただきたいです。
具体的には〇〇を修正するべきかの
判断をお願いします」

と相手の行動までお伝えできると
何をして欲しいのかが明確になり、
相手が答えやすくなるでしょう。

②定義づけをする

メンバーへの目的の共有の場合は、
「何のためにやるのか」を
短く簡潔に言葉にするのがポイントです。

余計な情報を削ぎ落とし、
誰にでも理解できる形で伝えられると、
目的は相手に伝わりやすくなります。

③達成イメージを具体的に描写する

目的の把握だけでは
プロジェクトや業務の遂行は難しいです。

だからこそ、達成イメージを
具体的に描写することは大切です。

目的が達成された状態を
「どのような結果が得られるか」と
具体的に示していきましょう。

文字でわかりにくい場合は、
図や写真など、ビジュアルで共有できれば
もっと相手に伝わりますよ。

④定期的な確認の場を設ける

一度共有した目的が、
時間の経過とともにズレてしまうことがあります。

それを防ぐためには、
定期的に進捗や目的を再確認する場を
設けるのもおすすめです。

これにより、
チーム全体が軌道修正しながら
効率的に進められますよ。

目的を明確にすることで得られる効果

目的を明確にすることで
得られる良い効果はたくさんあります。

まず、無駄な作業が減ります。

全員が同じ目標を共有していれば、
不要なタスクに時間を割くことが
なくなるからです。

また目的が明確になっている場合、
その手順通りに作業ができなくても、
応用が利きます。

そのおかげで、
メンバーの主体性が向上するきっかけになります。

自分で考えて動けるメンバーが増えれば、
その分、チーム全体の生産性が向上します。

目的を共有するだけでチームの力は何倍にもなる

よく現場で散見するのは
作業だけが下りてきて、
目的が共有されないというもの。

作業だけのみに対応を特化してしまうと、
その指示通りにしか動けません。

チーム運営において、
目的を明確に伝えることは
最も基本的でありながら、
最も効果的な手段なのです。

シンプルな工夫で、
業務効率や成果が大きく変わる可能性がありますので。

ぜひ何かをチームに伝えたいと思う時こそ、
目的を意識して見てくださいね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。