仕事が増える？属人化しないフロー作りでマネジメント力を高める

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。
🐤山下はこういう人🐤

総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。

マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊

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今回は以前書いた記事をブラッシュアップしてお届けしますね。

今日のテーマは、事務作業における
「ブラックボックス化」の課題についてです。

どうしても仕事って出来る人に集まりがちですよね。

実際に、うちのチーム全体を見ても、
とくに仕事の出来る人、頼みやすい人は

いつも安定して仕事をもち、
クライアント様からも頼られています。

この人にお願いしておけば、
間違いないだろうというのもあるでしょう。

でも、そこに頼りすぎるのは大変危険です。

もしその人が辞めてしまったら・・？

その人がのっぴきならない事情で
働けなくなってしまったら・・・？

たちまち現場は一時的に回らなくなるのは
目に見えますよね。

そこで大事なのは、属人化を防ぐ仕組みを作ること。

本記事では、属人化しないフロー作りの重要性と、
そのための具体的な手法について解説します。

属人化しない仕組み作りの重要性

冒頭で説明した通り、
属人化してしまう現場は非常に危険なのです。

もしその人しかできない状態で、
欠員が出てしまうと、現場は間違いなく
混乱状態に陥ります。

とくに事務作業は一人経理が発生するなど、
属人化が進みやすい現場です。

複雑な作業がルーチン化してしまうことも多く、
誰か一人に依存する作業になりがちなのです。

ゆえに、日頃から、なるべく属人化にならないよう、
フローを作る際に「属人化しない仕組み作り」が重要なのです。

最初から属人化しないことを前提に
フローを立てられると、作業が明確化され、
マニュアルとしても使用可能になります。

誰でも業務を引き継げる環境が整い、
自分の身を守ることにもつながります。

属人化しない現場は自分の仕事が減る？

よく「マニュアル化します」とか
「誰にでも作業ができるようにします」とか言うと

「自分の仕事が減るのでは・・？」と思う方がいます。

むしろ逆です。

誰でもできる仕組みを作ることは、
それがスキルであり、財産。

自分がもっと重要な業務に集中できる時間を生み出し、
さらなる成長につながります。

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そもそも事務というものは、
本来は事業主ができることを前提に
事務作業を請け負うものなのです。

自分だけしかできないなんて、
とてもとてもおこがましい・・・。

誰だってできて当たり前の作業との認識をもつと
仕事しやすくなりますよ。

フロー作りで考えるべきポイント

では、具体的に私が属人化しないフローを作る際に
考えているいくつかのポイントをご紹介します。

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①自分以外が対応できるかを考える
自分以外でも、他の人手も対応できるものかどうか、
まずは確認します。

事務においてはとくにですが、
専門知識をもっていないと理解できないものや

そもそもスキルがあってこそできることは、
請け負うことの前提から考え直す必要があります。

そのマニュアルを誰が使うのか、が重要で、
専門家が使うなら専門家が使うことに合わせて
フローを作成する必要があります。

そして専門性が無くても、スキルが無くても
業務として成り立つものは、誰でも出来る可能性が大です。

誰が見ても、理解できるフローになるかを
まずは見極め、言語化を進めましょう。

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②目的を見失わない

作業フローの目的がブレないように意識します。

せっかく立てたフローが
じつは目的に全然沿わないことをしていたとなると、
本末転倒です。

フローを作成する際は、
最終的に達成すべきゴールを
常に念頭に置くことが重要です。

そして、ゴールした時には、
目的は果たされている状態のフローになっているか。

そこを確認しながらフローを作成します。

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③シンプルさを追求する

フローはシンプルであるほど、
マニュアル化しやすく、事故が起こりにくいです。

複雑なフローは理解しづらく、
属人化を招きやすいので、
できるだけ簡潔にしましょう。

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④懸念点を事前に考慮する

潜在的な問題点やリスクを事前に洗い出し、
それも考慮したフローに組み込んでおくことで、
問題が発生した際にスムーズに対応できます。

立てたフローから
起こりうるエラーを発見することは
初見ではなかなか難しいです。

経験値がある方、もしくはAIなどを使い、
起こりうるエラーを予測してもらうと、
マニュアルに組み込むことができますよ！

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属人化しない仕組み作りのメリット

属人化しないフローを作ることで、
自分も他の人もスムーズに仕事を進めることができるようになります。

常にマニュアルが完備されている状態なので、
万が一、欠員ができても、
最小限のダメージでリカバリーが可能です。

また、トラブルが発生した際にも、
どのように対応していたかを証明でき、
自己防衛にも役立ちます。

フロー作りを続けることで、属人化を防ぎながら、
自分のレベルアップにもつながります。
すると、言語化するスキルが向上し、指示受けも楽になっていくでしょう。

結果的に、あなたの仕事は増えやすくなっていくはずですので、
ぜひやってみてくださいね。

属人化を防ぎ、健全な現場を目指して

事務作業の現場では、フローが固定されすぎると
ブラックボックス化しやすくなります。

健全な組織は、フローを日々見直し、
改善していくものです。

時代に合わせたフローの見直しを行わなければ、
結果的にコストがかかり、
無駄な作業が増える原因にもなります。

属人化しないフロー作りは、自分の仕事を明確にし、
他者とスムーズに協力できる環境を作り出します。

言語化することで、業務の透明性が確保され、
どのような状況でも対応できるようになります。

仕事の効率を上げ、自分の成長を加速させるためにも、
フロー作りに挑戦してみてくださいね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。