【予算850億の元バイヤーが解説】段取り上手の10個の特徴

2019年5月12日 13:59

こんにちはのじです。
（私の記事は #NP企画　で検索できます）

大手ドラッグストアで10年化粧品バイヤー、１年半雑貨のカテゴリーマネージャーをしていました。辞める年は予算850億を管理していました。

今は化粧品メーカーでマーケティング本部のディレクターをやっています。

今回は時間管理について話をします。

時間の使い方が上手い方は段取り上手

仕事は準備８割とも言われる程、事前の準備は重要になります。そのためには段取りが非常に重要になります。多くの業務を並行して行ったり、多くの人が関わる業務の場合、行き当たりばったりではうまく行きません。

私が仕事を一緒にさせていただいた中にも時間管理が上手い方が多くいました。その方たちの仕事の仕事の進め方の特徴を10個まとめました。

①仕事の目標を明確にする
②完了の締め切りを決める　
③関わる人と役割を決める
④やるべき事をまとめる
⑤やるべき事にかかる時間をまとめる
⑥いつ何をするかを決める　
⑦それぞれの進捗を確認する
⑧完了前に最終チェックする
⑨達成を労う
⑩改善点を次回に活かす

何のためにするのか、何のためにするのか、何を期待されているのか、を理解している事で目的意識を高めるだけでなく目標の難易度や最短距離を測る事が出来ます。　

商品開発であれば売上の向上、プロジェクトであれば○○の改善等です。

最終いつ完了させるのかを決めます。　

商品開発であれば発売日、プロジェクトであれば発表日または提出日です。

誰がどう関わるのか、最終決定者は誰かを決めておきましょう。

目標を達成するために何をしなくてはいけないかを決めます。　

多くの仕事は自分１人では仕事は成り立たないのでどの人がどこで関わるのか　誰が何をやるのか、最終決定者は誰にするのかを決めておくと良いです。　

商品開発であれば容器、デザイン、成分、香り、販促物、商品名（商標取得）の決定等、プロジェクトであれば具体的なタスクです。

それぞれやることを決めたらそれぞれにかかるおおよその時間をまとめます。漏れやダブりがないように書き出して起きましょう。　

やるべき事とかかる時間がわかったら締め切り日から逆算してそれらをいつやるかを決めて行きます。スケジュールはカツカツでなく不測の事態が起きる事を想定してゆとりを持って作りましょう。　　

複数の仕事を同時進行の場合は一覧にして見える化すると進捗状況の確認がしやすくなります。

進捗はまめに確認して予定通り行っているかどうか、ペース配分は問題ないかの確認をします。予定通りに行かない事が普通ですが軌道修正は早めにしておきましょう。　

他の人が絡む場合はその進捗を目を配って起きましょう。他人が自分と同じ熱量や意識で動いていると思わない方がストレスがたまらなくて良いと思います。

進捗が悪い時は本当に必要なものはどれか、時間を掛けてやるべきものはどれかを見極めてそれ以外に掛ける時間を減らす判断が重要になります。

目標の下方修正は信用度を下げることになるので極力しないようにしましょう。

締め切り前に最終チェックします。ここではイージーミスのチェック位のレベルで済むように仕上げてある事が前提です。人名に間違いがないか、日付は間違いないかなどのチェックをしてゆとりを持って気分よく完了日を迎えましょう。資料をたくさん印刷する場合はいつならコピー機が空いているかも確認しておきましょう。

目標が達成できたらまずは仲間に感謝しましょう。もちろん自分も誉めてあげましょう。ゆっくりする為に予定を空けておくのも良いと思います。

反省点や改善ポイントをまとめて次回どうしたらより良くなるかをまとめておきます。これを繰り返していくと予測力や応用力が身につき段取り上手になっていきます。

最後にストレスを減らす５つのコツを紹介します。

①ゆっくり考える時間を確保する
②仕事は完璧を求めず８割で良しとする
③予定通りに行かない事が当たり前と思う
④他人が同じ熱量と思わない
⑤見栄を張らない

時間はみんなに平等に与えられています。年間１億稼ぐ人も２００万を稼ぐ人も社長も平社員も１日の時間は２４時間、１年は３６５日と決まっています。時間に追われるのではなく時間をコントロールして仕事はしっかりやりつつ、プライベートの時間をしっかり確保して充実した生活を送りましょう。

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最後まで読んで頂いてありがとうございました。

のじ

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