テレビ会議が増えて良かった3つのこと

こんにちは！
野見山です。

先週、『学研の図鑑LIVE昆虫』をAmazonで買ったので、息子と見たりして過ごしている週末です。

今の図鑑は進化していて、3DのAR（拡張現実）や動画をアプリで見ることができ、家の中でもそれなりに楽しめるのでオススメですよ(^^)

最近は緊急事態宣言が出たこともあり、在宅で仕事をする割合やテレビ会議で打合せする割合が多くなってきましたが、皆さんはいかがでしょうか。

仕事の進め方の前提が変わってきているため、試行錯誤し苦労されている方も多いかと思います（僕もそのうちの一人です(^^; )。

今回の記事では、最近僕が感じている「テレビ会議が増えて良かった3つのこと」をテーマに書いていきたいと思います。

■対面の良さってなに？

最初に対面の打合せの良さについて整理したいと思います。僕の考える対面の良さとして、以下の3つを挙げます。

①コミュニケーションのスピードが早い
②相手が理解しているのか、そうでないのか雰囲気が分かる
③打合せの自由度が高い

対面であれば、すぐ伝わるし、ちょっとした相談も周りにできるし、相手との関係構築もしやすい。

そして何より、対面は打合せの自由度が高い、というのが最も大きいと感じています。これまで、打合せの中で議論がブレた時に、（たとえ、当初の想定外のことが起きても、ドキュメントの精度が多少緩くても…）、その場で解決していたシーンって少なからずあると思います。

これがテレビ会議になると、進行の段取りが甘かったり、当初想定外のことが起きると、対面よりも時間がかかります。そのため、打合せでの未決事項が多くなりがち、だと考えています。

ただ、制約事項が多い環境のほうが、人って不思議と創意工夫をするんですよね。テレビ会議が増えて、僕が仕事の進め方を変えた点は以下3つです。

①打合せの論点をより整理する
②打合せの構成を深く考える
③詳細なタイムスケジュールを作る

■テレビ会議が増えて良かった3つのこと

①打合せの論点をより整理する

この打合せで解決すべき課題、論点は何か？というのを、以前よりも強く意識するように変わってきました。加えて、その論点に対する解決策について、こちらで想定しうるものを事前にできるだけ洗い出し、打合せの場で方針確定するようにしています。

対面の時は、事前準備を8割程度の精度で行い、残りの2割を打合せで詰める、というのが今までの感覚でした。テレビ会議では、事前準備で10割の精度にできるだけ近づける、というのが今の持っている感覚です。

またテレビ会議では、論点を相手に伝わるように言語化して、認識合わせをし、打合せを進めることがより重要、だと思います。

②打合せの構成を深く考える

論点が整理できたら次のステップで、打合せの構成を考えます。どういった順序で進行し、誰から意見を引き出すか。論点の解決策が複数ある時、複数の進行イメージを持っておく。

テレビ会議では、対面以上に明確な進行をしないと、時間内に成果が出せないと感じています。打合せ前の構成検討が、当日の成果を左右するのは間違いなさそうです。

③詳細なタイムスケジュールを作る

打合せというのは、アジェンダを提示し、決められた時間内でゴールを目指すものだと思います。
対面の場合、決められた打合せ時間において、前半でここまで進めて、後半でこの部分を固める、というような大まかな区切りで進行していました。

それに対してテレビ会議の場合は、分単位でタイムスケジュールを組むようにしました。必ずしも予定通りに進むわけではないですが、見通しを正確に立てられるようになります。

また、時間内に終わらせるためには、内容を詰め込みすぎないこともポイントだと思います。事前に論点の整理と打合せ構成が検討できていれば、無駄な内容を省くことにつながっていますね。

■まとめ

今回の記事では、「テレビ会議が増えて良かった3つのこと」として、以下3つを紹介しました。

①打合せの論点をより整理する
②打合せの構成を深く考える
③詳細なタイムスケジュールを作る

対面の打合せが減って、仕事の前提が変わりつつありますが、いまテレビ会議で試行錯誤していることは、今後の対面での仕事効率化にも繋がるはずです！

この環境変化の波にうまく乗っかって、良い方向に変わっていきましょう〜！それでは！