📘️ Book Club：プロジェクトの「ふりかえり」。レトロスペクティブとは？その重要性とテクニック

noko

2022年2月21日 07:14

レトロスペクティブとは、振り返るという意味を持つ英単語です。

アジャイル・ソフトウェア開発プロセスでは、毎回の反復プロセスの最後に行われる振り返り活動のことをこのように呼びます。

レトロスペクティブを使用すると、チームは作業プロセスを振り返り、何がうまくいったか、何を改善する必要があるかについて話し合うことができます。これらの学習は、将来の作業のためのアクションプランに変換できます。

今回はレトロスペクティブについて、その重要性について調べてみました。

レトロスペクティブとは？

レトロスペクティブとは、チームメンバーがどのように協力しているかを振り返り、完了した作業からの教訓に基づいて、そのプロセスを改善する方法を検討する定期的な会議です。

レトロスペクティブでは、アジャイルまたはスクラムプロセス内で実践されますが、採用するデザインまたは開発方法に関係なく、どのチームにもメリットがると言われています。

アジャイル・レトロスペクティブでよく使用される手法の1つは、スクラムチームに質問をし、回答を収集してクラスター化することです。

レトロスペクティブは何で大切なの？

成功は、次回それを活用させもっと上手く物事を進ませる要因になります。しかし、失敗からさらに多くのことを学ぶことができます。

例えば、たった1つの小さな調整で仕事の進み方が大きく改善することがあります。いずれにせよ、数十年にわたる品質エンジニアリングの経験が示すように、継続的なプロセスの改善により、品質と生産性が持続的に向上します。この原則は、ユーザー・エクスペリエンス・デザインにも当てはまります。改善を続けるために、私たちは定期的に私たちの方法を熟考する必要があります。

レトロスペクティブはいつ実行するの？

スクラムの場合はスプリントの最後にレトロスペクティブが実行されます。スプリントで作業していない場合は、チームのニーズに最も合うように、2週間ごと、毎月、または四半期ごとにレトロスペクティブを開催できます。

レトロスペクティブにはチームのすべてのメンバーを会議に参加してもらいます。役割が部分的にチーム専用である場合でも、対応するチームメンバーがフィードバックを提供できるため、その役割を含める必要があります。

レトロスペクティブを開催するための4つのステップ

1.期待を早期に設定する

生産的な会議には、開始前に明確な期待と目標があります。まず、会議の議題と望ましい結果を含むカレンダーの招待状を設定します。
スクラムチームの場合は、スプリントの目標を含めて、特定の作業の増分に焦点を当ててディスカッションを続けます。

会議が始まったら、全員が従うべきいくつかの基本ルールを設定します。

特定の人物や役割を非難することから焦点を遠ざけてください。
「あなたがこれをした…」と言う代わりに、「私たちは〜が足りなかった」や「この活動は私たちを遅くした」などの包括的な言葉を使用してください。
継続的な改善に焦点を当てます。
レトロスペクティブの目標は、チームとして改善することです。特定の個人の欠点ではなく、チームがよりよく協力するのに何が役立つかを考えてください。
オープンマインドで参加しましょう。
チームの全員が、1人の人が話し合いのポイントとして特定したことを経験したわけではありません。他人の考えをすぐに却下しないでください。個人的に影響がない場合でも、チームが新しいアイデアを追求するのを支援します。

また、会議中にチームがアイデアや情報を交換する方法を決定する必要があります。まず、全員に付箋を付けて、メモごとに1つずつ、匿名でアイデアを書いてもらいます。ホワイトボードの付箋を分類し、それぞれアイテムを確認していきます。

2.何がうまくいったかを話し合う

基本ルールが設定されたら、何がうまくいったかを話し合います。チームを前進させたものについて考えることから始めます。チームメンバーの業績を認めることはできますが、簡潔であることが大切です。会議の焦点は、特定の個人の成果ではなく、チーム全体の成果にある必要があります。次のような質問でチームを促すことができます。

何がうまくいったのですか？
何が好きでしたか？
何を学びましたか？
どのようなツールやテクニックが役に立ちましたか？

3.改善が必要なことについて話し合う

うまくいったことについて話し合ったら、チームをシフトして、次に改善できることについて話し合います。
基本的なルールを覚えておいてください—個人的な攻撃や非難のゲームは避けてください。
会話の生産性を維持するには、次のような質問をチームに促します。

何が欠けていたのですか？
何を減らしたいですか？
私たちは何を変えるべきですか？
はっきりしないことは何ですか？
どこがうまくいかなかったのですか？
私たちが前進するのを妨げているのは何ですか？

4.アクションプランを作成します

このステップは、レトロスペクティブで最も重要です。今後の計画がなければ、改善に取り組むことはできず、レトロスペクティブは反復的で非生産的になります。

改善の議論に基づいて、次の回顧会議の前に現実的に完了することができるアクションアイテムのリストを作成します。アクションアイテムが大きすぎて完了できない場合は、アクションアイテムを小さなアクションアイテムに分割し、複数回繰り返して完了します。さらに優先順位を付ける必要がある場合は、優先順位マトリックスを使用して、どの項目が最も重要かを判断します。

アクションアイテムのリストを作成したら、説明責任を果たすために、それぞれに期日と所有者を割り当てます。チームの全員が簡単にフォローアップできる場所にアクションアイテムを記録します。

レトロスペクティブの終了後

レトロスペクティブが終わったら、チームがアクションアイテムをフォローアップしていることを確認します。チームメンバーへのリマインダーとして、次のレトロスペクティブの前に他の会議で進捗状況を確認してください。次のレトロスペクティブ会議では、前回の会議以降に完了したアクションアイテムを削除することから始めます。オンラインツールを使用してアクションアイテムを追跡する場合は、完了したものと未処理のものに基づいてアイテムを分類します。未解決のアクションアイテムを次の回顧展のアクションプランに持ち越します。

レトロスペクティブは、チームが継続的に改善するのに役立ちます。質問をすることは習得しやすいテクニックですが、効果はチームに尋ねる質問によって異なります。それでは、レトロスペクティブでチームに尋ねることができる質問をいくつか見ていきたいと思います。

効果的なレトロスペクティブのためのヒント

ファシリテーターの役割を共有します。会議を主導するのに常に同じ人に頼らないでください。

時間の経過とともにパターンを追跡します。プロジェクトまたはマイルストーンの最後にパターンを再検討して、チームがどのように改善されたかを示します。アクションアイテムを追跡することは、（コンテキストを提供することによって）新しいチームメンバーのオンボーディングにも役立ち、そのメンバーが新しいアイデアを提供することに慣れることができます。

1人または2人が支配する議論は避けてください。チーム全体が議論に貢献することを奨励します。付箋を使用すると、内向的なチームメンバーが匿名で投稿できるため、アイデアを聞くことができます。

会議の一貫したリズムを設定します。 2週間ごと、1か月ごと、四半期ごとなど、チームで定期的にレトロスペクティブを行いましょう。チームは引き続き話し合いに慣れ、会議は時間とともにより効果的になります。

レトロスペクティブのバリエーション

プロダクトチーム向け

チームメンバーは日常的に一緒に作業しているため、プロダクトチームはレトロスペクティブを行うための明白な選択です。チームメンバーが時間の経過とともにお互いを信頼し始めると、レトロスペクティブはより生産的になり、より深い洞察につながります。一部の会議は他の会議よりもうまくいったことに焦点を当てている場合がありますが、チームが定期的に会議を行っていて問題が発生しない場合は、チームが話し合いに参加するのに十分な気持ちがない可能性があります。レトロスペクティブを、報復を恐れることなく問題を提起するための安全な場所にします。すべてのチームには改善の余地があり、議論のために問題を提起することは否定的なものと見なされるべきではないことを会議の参加者に明確にする必要があります。

UXチームの場合

レトロスペクティブは、UXプロフェッショナルが特定のプロセスや評価方法に集中するのに役立つため、特にこれらのチームが製品チームに組み込まれていない場合、UXチーム間で役立つツールになる可能性があります。たとえば、UXチームが新しいプロセスとしてデザイン思考の実装を開始したばかりの場合、レトロスペクティブ会議により、チームは何が機能し、次に何を変更するかについて話し合うことができます。

リーダーシップチーム向け

新しい会社のイニシアチブまたは戦略的計画を実装する場合、レトロスペクティブは、チームがどれほどうまく連携したかを議論するためのプラットフォームを提供できます。リーダーシップチームはまた、リーダーシップの目標を確認するために、月次、四半期、または年次ベースでレトロスペクティブの恩恵を受けます。

4つの重要な質問

「Project Retrospectives：A Handbook for Team Reviews」の著者Norm Kerthによるとレトロスペクティブは、チームに弱点や欠点にも立ち向かわせるため、プロジェクト管理の最も苦痛な部分になることがよくあります。しかしこのガイドでは、レトロスペクティブによってチームを強化する方法を確認し、相互の信頼と成長を確保するためのアクション・アイテムのチェックリストを提供しています。この本によるとレトロスペクティブで話し合いたい4つの重要な質問は次のとおりです。

うまくいった点は何か？
何を学んだか？
次回はどうしたらいいか？
私たちを困惑させるものは何か？

私はスプリントで上手くいった点を話すのが好きです。これは、さらに改善するために展開できる強みを見つけるためのソリューション重視のアプローチだと思われます。何か良いことが偶然に起こった場合、それは素晴らしいことですが、それを継続することを保証するために何ができるのか話し合うことができます。

「私たちを困惑させるものは何か？」という質問は、困惑させるものを明らかにすることによって、チームに非常に有用な洞察を与えることができます。

チームが改善できるものを見つけるのに役立つ貴重な質問

以下の質問は、チームが改善できるものを見つけるのに役立つことが証明されています。

チームとして成功するために何が役立ちますか？
このスプリントで上手くいった点は何ですか？
このスプリントでどこでいつうまくいかなかったのですか？
誰から何を期待しますか？
どのツールまたはテクニックが有用であることが証明されましたか？どちらではないですか？
あなたの最大の障害は何ですか？
1つ変更できるとしたら、それは何でしょうか。
このスプリントで問題が発生した原因は何ですか？
このスプリントでスムーズに進んだものは？

チームが主要、または緊急の問題と改善の可能性について洞察を得るのに役立つものを選び、回顧展中に必要に応じて質問を調整してみてください。

理由を尋ねることの大切さ

アジャイル・レトロスペクティブで最も価値のある質問の1つは、「なぜ」という質問です。いくつかの例は次のとおりです。

なぜそれがうまくいった（またはうまくいかなかった）のですか？
なぜあなたはそれが重要だと思いますか？
なぜあなたはそのように感じますか？
なぜそれに取り組むことにしたのですか？

最初のリストの質問に対するフォローアップの質問はともて優れています。調査している問題をよりよく理解するのに役立ちます。

理由を尋ねると相手の気分を害する場合もありますので、理由を尋ねるのが難しいと感じる人もいますが、チームがどのような関わり合いをしているのかを理解するのに役立つので、フォローアップの「なぜ？」はとても大切です。

まとめ

レトロスペクティブは、チームのプロセスをまとめて共同で改善するための専用の時間です。これらは製品開発サイクルの複数の場所で使用でき、その利点はさまざまです。コミュニケーションの強化、チームメンバー間の信頼の向上、前進の計画などです。レトロスペクティブの効果を最大化することは、より良いスプリントとマイルストーンへの第一歩です。

私も色々勉強中なので、皆さまのご意見・ご感想をお聞かせください。
お読み頂きまして、ありがとうございました。

メルボルンを拠点にプロダクトデザイナーとして働いています。主にデジタル・プロダクトの制作に携わっています。

［参考資料］

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