『仕事が速い人』の作り方
この記事では“物理的に仕事が速くなるテクニック”は登場しません。
仕事がはやいと『認識されるため』の、印象のコントロールを解説します。
…おっと、離脱する前に あなたの12分。私に預けてみませんか？
仕事が速い。は本当に遂行能力だけでしょうか？
そこだけに意識が向いている場合、もしかしたら意外なところで損をしているかもしれません。
勿論、時短術や業務ハックを推進して、物理的な時間の短縮を図れれば それに越したことはありません。しかし、知識を自分のものにするのって時間が掛かるし、それまでの期間『仕事が遅い』と思われ続けるのは癪ですよね？
僕は嫌です。(きっぱり)
この記事では、相手の立場にたって「仕事が速い」と思ってもらえる仕事の仕方や見え方をご紹介します。そうすることで余計なストレスのない、働きやすい環境をゲットしよう！！という欲張りなnoteです。
あの人は なぜ 仕事が遅い（と思われている）のか？
皆さんの周りに、鈍臭い人やいつもミスをして怒られている人はいますか？
きっと1人は思いつくはずです。
これは決して社会人になってからの話ではないですよね。
アルバイト時代から同様のシーンに沢山触れてきた筈です。
例えば飲食店であれば、いつもお皿をわってしまう人・注文をミスする人、いますよね？
他の職場でも『何度言ったらわかるんだ！』と怒られてる人を見たことがあると思います。
この話の恐ろしいところは、『 悪いレッテルを貼られることで、怒られやすい人が生まれてしまうこと』だと私は考えています。
少し想像してみてください。
いつもみんなに頼られる優しい先輩Aさんと、いつもミスばかりの頼りない先輩Bさんがいたとします。
大事な社内会議でのプレゼン。
その場面で使用する大切な資料を、まさかの印刷間違え…。
そんなシーンが実際にあったとします。
2人はその場で、すぐに新しい資料を手配したとします。
皆さんは会議に出席していて、このシーンを見ていたとしましょう。
この時にAさんとBさんが同じミスをしたとして、皆さんがお二人に抱く印象は同じものでしょうか？
恐らく違いますよね？
頼りないBさんに対しては、『またやってるよ…何してるんだか。。。』と
冷ややかな印象を持つことでしょう。
一方でAさんはいかがでしょうか？
もしかしたら代わりに印刷を手伝うくらいの気持ちが芽生えるのではないでしょうか？
同じミスなのに、なぜこのように抱く印象が違うのでしょうか。
答えは単純です。
それは偏見という名の色眼鏡をかけて私たちは物事を見ているからです。
この現象が、仕事の速い・遅いという判断においても発生している！
という視点がこのコラムのポイントになります。
仕事を依頼する側の気持ちを考える
仕事が遅い。というレッテルを貼られてしまう場合、仕事を依頼している側の心理としてどのような状態が発生しているのか考えてみましょう。
「仕事を依頼した側」の、恐れや不満には下記が考えられます。
①自分がコントロールできないことへの恐れ
┗ どれくらい掛かるかわからない
┗ 状況が見えない
②約束を守られないことへの怒り
③物理的に比較して遅いという不満
④自分の予想（体験）と比較して遅いという不満
これらを通して、最終的には依頼者の心に『待たされている』という感情が芽生えます。
仕事が速い人、という印象づくりに欠かせないのは、『待たされている』という感情をできるだけ抱かせないことです。
対策1. コントロール下においてあげる
依頼者は、依頼した仕事がどのような状況にあるか見えくなると、不安になったり、イライラしたり心配したりします。
その上で、効果的な対策は下記の２つです。
①「1回目の返信速度」の優先度を高める
仕事内容や依頼事項を確認したら、即その内容を確認した旨の連絡をします。すぐに質問などに答えられない場合も、回答するために動きだす姿勢を即座に示します。
［例］
ご連絡ありがとうございます。担当者に確認してご連絡しますので、明日の12時までお時間をください。取り急ぎのご連絡までとさせて頂きます。
クイックレスポンスで大切なことは、都度返信を早めるということだけでなく、1回目の反応速度をロケットスタートで対応することです。
※めっちゃ早いですねと言わせたら勝ちです
そのためには、このファーストレスポンスという行為自体を業務の優先順位の高い位置においておく必要があります。
これはつまり、対象者から連絡が来たら 他の仕事を止めてでも初期対応を優先するということです。この話をすると、マルチタスクは非効率では？？という指摘も入ってくると思いますが、そうではありません。
あくまで今回は印象作りについての話ですので、『仕事が速い』という印象を抱いてもらったあとにマルチタスクをやめればよいのです。
信用を獲得していれば、スムーズに仕事がしやすくなりますので、初期投資としてレスポンスを高めることは、長い目で見れば効率的です。
私の周りにも、信じられないくらいのスピードでいつも返信やコミュニケーションをとっていた抱ける人がいます。その人はとても忙しいハズです。
この「印象作り」や「関係性」という点に、優先順位を高く設定しているからだと考えられます。
②中間報告をいれる
回答に時間が必要な時など、今の進捗状況を説明します。
状況が見えるようになったり状態に相手に納得してもらえれば、相手側が『待たされている』という気持ちが柔らかくなります。
対策2. 交渉する。先手を打つ
約束（納期）を守れなかった、という印象や体験は、『仕事のスピードがはやい』という印象から大きく遠ざかります。
スケジュールがギリギリだと感じた場合、先手を打って期限を延ばすという交渉は重要です。
もちろん、期限内に何とかする…という責任感やコミットは重要で、その意識を失くしてはいけませんが、最も恐ろしいことは、約束を破って信用を失うことなのです。信用をなくすと頼られないので良い仕事もやってきません。
対策3. 認識の対象をかえる
これは少し応用テクニックで、相手の『期待を裏切る』というものです。
相手に予想される時間軸の期待値調整を行うことで実現可能です。
具体的に言うと、依頼された仕事を長めのスケジュールで設定させてもらい、その納期よりも前倒しで提出する。というものです。
手順としては下記のイメージです。
※日程は例として置いています
①期限のスケジュール（納期）を長めの10日後に約束する
②相手側の仕上がり予想日を10日後と認識させる
③予想をあえて裏切り、3日後に提出する
④相手に驚きや特別感を与える
というものです。
今回のケースでは、3日で出来る取り組みを あえて 期待値を下げて10日後として約束することで、通常通り仕事をすれば「はやい」という印象を抱いてもらえるのです。
ただしこれを多用しすぎると、無駄に期限を延ばす印象を持たれたり、悪い作用に発展する可能性があるので注意してください。
また、言い回しの問題ですが、『じっくり考えたいので1週間ください』と交渉した期限を、1日で提出してしまえば、相手からしたら「適当に考えたのかな？」と思われてしまうかもしれません。
相手の立場で想像して、適切にコントロールする必要がありますね。
まとめ
今回は、仕事が早いという『印象づくり』の話をさせていただきました。
私が伝えたかったのは、決して自分を偽って他人の印象を操作しろということではありません。
本当は決して遅くないのに、コミュニケーションの取り方や関係作りによって損しているケースもある、ということを知っていただきたかったのです。
そして、仕事が速いという印象を築けたとしても、物理的に遅ければ、その評価は一時的なものになってしまいます。
スキルの研鑽に努め、自分の遂行能力も同時に磨いていただければ幸いです。
株式会社セレブリックス セールスエバンジェリスト 今井晶也
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