データを自動で収集するという事
超ひさびさの投稿ですね。。
いろいろ書きたい事はたくさんあるんですけど、余裕がなかったんでしょうね。というわけで、少し落ち着いて来たので最近何に熱を入れていたかを残しておこうと思います。
なぜデータを自動で収集したいと思ったのか。
そう、この記事のタイトルである「なぜデータを自動で収集したいと思ったのか」について書いていこうと思います。
そもそも、私はベースが会計で経理・経営企画畑で、データ収集の自動化は大の好物だったわけです。そんな私が5年前の2017年5月、突然に社長に任命されました。
社長って何やるの？、、、まったくわかりません。まぁ、就任当初はまったく余裕なんてなかったですよね。。。
社長とは？？Google検索すると、「社長は自分で細かな仕事をしてはならない、部下にやらせて成長を促すべき」といったようなこと偉そうに書かれているわけです。「そっか、なるほど、自分は手を動かしてはいけないのか！」沈没の開始です。
今思えば、会社の規模やステージに応じて社長の役割って違うんですけど、当時の私は心の余裕も時間もなかったこともあり、自分でやるのではなく部下にやってもらうことに舵を切ったわけです。それが正解だと思ってました。
部下にデータ収集を任せた結果
。。。部下にデータ収集を任せた結果は惨憺たるものでした。そもそも社長に就任した時点で、部下の能力を把握しておらず、役職に応じて仕事を振ったわけです。ですから当然役職は高いがデータ収集能力が低い方がいるわけです。
こんな当たり前のことすら、5年前の私は知りませんでした。。
提出されるレポートを見てると数値に思いっきり違和感を感じ、それを追求する。その場で答えられないとさらに詰める。そんな会議が繰り返されました。もうイライラしかないです。なぜこんな簡単な小学生でもできるような事が出来ないんだ？やる気がないのか？とネガティブなマインドになり、日々イライラしていました。時間を浪費していたわけです。
元々データ収集が得意でしたから要求が知らずに高くなっていたのかもしれません。
業績悪化をたどる
当たり前なんですが、時間を無駄な会議に費やし、無駄な議論を繰り返していましたから、業績は徐々に低迷しました。もちろん他にも原因はあるんですが、やはり私のやり方は良くなかったと思います。生産性低かったです。
業績が低迷すると更に精神的に余裕がなくなるんですよね。かなり荒れていたと思います。その節は大変失礼しました。。。汗
得意に集中すること
「得意に集中する」ビジネスであれば当たり前の事にやっと気づくわけです。得意に集中することでコストが下がる。社員の得意を把握し、集中させる。そうすると次の変化が起きました。
離職率低下
質の向上
まず、みんなが得意に集中する環境を整えました。そうすると仕事の質が向上するんです。すると、社員は怒られることもなくなり、褒められ期待され、結果を出すことで存在を認めらたと思うんですね。
結果として離職率は大きく下がりました。というかこの3年は一人も辞めていません。
これは自分にも当てはまることで、得意であるデータ収集の自動化に着手したことにより、一瞬でデータが集まり、かつ1次データを収集・加工・分析も自動なわけなので、出来上がったデータを眺めるだけで、次のストーリーが作れるようになりました。
データ収集の自動化はどうやったのか？
ExcelのアドインであるPowerQueryとPowerPivotをフル活用しました。もちろんそのためにパソコンはそれなりのスペックのものを購入しました。
普通のPCでは大変時間がかかると思います。
会計・販売・勤怠などのシステムデータを一括でダウンロードし、所定の共有フォルダに入れるだけ。システムデータでなくても、例えば棚卸表のデータなどでも簡単にデータベースにする事が出来ます。エクセルで作っているデータなら何でも取り込む事ができます。もちろんある程度のルール決めが大事なのは言うまでもありませんが。
ノウハウが日々たまる
1年やったので、かなりのノウハウがたまりました。詳細はここでは割愛しますが、とにかくExcelがめちゃくちゃ優秀なアプリケーションであるので、そしてアドインをフル活用することで、高額なシステム導入は必要ないというのがわかりました。※もちろん会社の規模によりますので、上場企業のような大手ではこれだけでの運用は難しいです。当社は上場企業の子会社で50名規模なので実現できています。
良かった事。
部下に余計な仕事をやらせず、得意に集中させたことで、会社のレベルが大きく向上しました。
共有会議をほとんど廃止できました。レポートはデータ収集の自動化から分析まで自動化できているので、日次で業績を把握できています。
日次で会社の数値を把握できるため、細かな気になる点をその日に解消することができ、指示を的確に素早く出せるようになりました。
とにかくストレスが減りました。不得意な人が書くレポートを読む事ほど苦痛な事ってないです。字足らずなので疑問ばかり浮かんできて、質問の嵐となり、自分も相手もストレスでしかないです。
とにかく時間が増えました。レポート提出も求めませんし、共有会議もしませんから、感覚で言うと以前の8割の仕事がなくなった感じです。
まぁ、私の記事ってまとまりないんですけど、なんとなくデータ収集を自動化すると良さそうだなって思って頂けたんじゃないでしょうか？
正直いうと、この技術を他の会社にも活用してもらって、特に経営者の時間を有効にしたいんです。これは自分が時間からもストレスからも解消された今、痛切に思うことです。
経営者って守備範囲広いですし、もっと有効に時間を活用して会社の成長のためだけに生きて欲しいんですよね。
というわけで、この辺で終わりにします。
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