「会議が面白くて生産的になったら」っていう理想を諦めない！

新潟生まれ新潟育ち、ブランディングプロデューサーの亀山です。

Narashika（ナラシカ）という屋号でフリーランスとして活動しています。

今日のテーマは「会議」。

ビジネスの現場では、日々会議が行われていますが、つまらなくて、めんどくさいものになりがち。

亀山もいろいろな企業さんとお仕事をさせていただく中で、会議に参加することも多いのですが、面白さを排除すべきっていう雰囲気の会議に出くわすこともしばしば。

サラリーマン時代に経験した会議もそういう場面が多かったように思います。

でも、重たい雰囲気の会議よりも、楽しくてワクワクしちゃう会議の方が絶対に良い！

真面目に面白く、効率的な会議がどうやったらできるのか、一緒に考えてみましょう。

資料は事前に全員が読んでおく

会議を面白く、スムーズに進めるための方法1つ目は、参加者全員が事前に資料を読んで自分の考えを持ち寄ることです。

会議室に集まってから、資料に目を通すより、事前に共有しておいたほうが絶対的に効率的。

資料を読んで自分なりの意見をまとめるのって、意外と時間がかかったりします。というより、時間を置いたほうがいいアイデアが出たりするもの。

だから、事前に話し合いたい内容を共有して、参加者全員が自分なりのアイデアを用意しておく。

そうすれば、より面白いアイデアがいっぱい集まります。

これって意外とできてないと思っていて、会議室に入ってはじめて資料に目を通し始めるのは、絶対にやめたほうがいい。

サラリーマン時代に亀山もそんな会議をこれでもかってほど経験しましたが、頑張ってつくった資料も対して触れられることもなく会議が終わっていくのがマジで耐えられませんでした。

冒頭で会議の目的（ゴール）を宣言する

亀山が会議をするうえで一番大切にしていること、それが「会議の目的（ゴール）を宣言すること」です。

企業によっては、定例会議とか部門ミーティングなどの定期的に開かれる会議があります。

こういう会議って、目的があやふやになること多い。

つまり、会議を開くことが目的になっちゃうパターン。

そうなっちゃうと、ゴールがわからないまま走り続けるマラソンみたいに、めちゃくちゃ辛くなっちゃいます。

だから、会議を始める時に「今日は〇〇を決めましょう！」っていう宣言をしちゃいましょう！

もちろん、元気よく。

大切なのでもう一回、元気よく。

念のためにもう一回、元気よく！！！！！

この冒頭の目的宣言が明るくできると、会議が明るくなります。

参加者も「そういうテンションで参加して良いんだ」って思ってくれます。

楽しく会議をするためには、やっぱりこういう雰囲気作りがとても大切だと思うんです。

制限時間を決める

制限時間を設ることも、会議を面白く効率よくするひとつの方法。

マリオブラザーズに制限時間があるように、限られた時間の中でやる方が面白い。

ダラダラやり続けると集中力が落ちるし、疲れちゃいます。

「前半の30分でアイデアを出しまくって、後半の30分でまとめよう！」みたいな感じ。

亀山も13時から17時まで会議してたこともありますが、やっぱり疲れちゃうし、後半は適当になっちゃうんですよねー

だから、短時間で集中できた方が絶対に良い会議ができる。

1時間ていう制限を作ったら、30分経った段階で決めたいことの半分をこなせてるかをチェックして、残りの時間をどう使うかを判断する。

本当に決めたかったことが決まらずに、時間を無駄遣いしちゃった…なんてことのないようにしたいですね！

進行役（ファシリテーター）も自分の意見を持つ

会議には進行役を務めるファシリテーターが欠かせません。

必ずしも役職が一番高い人が勤める必要はありませんが、その会議を成功させるリーダー的存在なので、非常に重要なポジションです。

先述の、目的を宣言する役目もファシリテーターの仕事ですね。

で、このファシリテーターは、客観的な立場で会議に参加することが多いように感じています。

「それでいいじゃん！」と思わるかもしれませんが、亀山としては完全な中立じゃないほうが良いと思っています。

それは、会議を成功に導く役割を担うファシリテーターが自分なりの考えを持っていた方が良いという意味です。

自分の意見を押し通すということではなく、「で、あなたはどう思うの？」と他の参加者に聞かれた時に即答できるという意味。

会議ではさまざまな意見が飛び交います。目的を達成するために必要なアイデアを抽出したり、深堀りしたり、結合させたりするという作業がうまくいくために客観的に判断するという力は必要ですが、そもそもファシリテーター自身がどう思っているのかが無いと、参加者は冷めるし、会議も変な方向に広がってしまいます。

だから、会議を成功に導くファシリテーターは、自分なりの意見を持った上で会議に臨み、他の参加者からの意見を総合的かつ客観的に見れる力が必要だと思います。

難しい役割ですが、優秀なファシリテーターがいる会議は面白いし、無駄な時間も少ないし、終わった後にやる気がふつふつと湧いてきます。

事前の聴き取りでアイデアの種を見つける

「会議で若い社員が全然発言してくれなくて〜」と悩んでいる中間管理職の方、多いのではないでしょうか？

私も実際経験したことがあります。

「この子全然喋らないなー」って。

こういう場合にぴったりの解決策があります。

それは、会議が始まる前の聴き取りでアイデアの種を見つけること。

どういうことかというと、会議の前日や数時間前に、そのなかなか発言してくれない社員に、会議の中で話題になるであろうテーマについて聴き取りを行うんです。

例えば、「新しい商品の販促について、なにかいいアイデアないかな〜？」って雑談な雰囲気で聴くイメージです。

そうすると、偉い人もいる会議の場とは違って、自分の考えを言いやすかったりします。

会議の場では、端的にまとめられた発言が求められたりしますが、雑談であればそれも考える必要がありません。

で、その雑談の中で、「いいね！」と思えるアイデアの種を見つけます。

ポイントは「種」。

完璧なアイデアを求めては絶対にいけません。

むしろ完璧はいりません。

ちょっとでも「いいね！」と思えるアイデアの種を聴き出しましょう。

その種が見つかったら、会議の場で話題にするんです。

「〇〇くん、昨日聴かせてもらったアイデアすごい良かったから、みんなにも話してくれない？」といった具合に。

そうやって、会議で発言をしてもらいます。

すでに認められているアイデアだから話しやすいし、頼まれたからしょうがなく発言しているという責任回避もできます。

で、ここで「種」であることのメリットが出てきます。

あくまで「種」なので、他の参加者が考えを巡らせて、「種」を育てるわけです。

もし、いい結果に結びつけば、「種」を出したその社員の手柄になります。

「自分が考えて出したアイデアが会社のためになった！」っていう自信につながるわけですね。

こういう成功体験を繰り返すことで、自然と会議で発言する社員になってくれるはず。

できれば会議をやらない

最後に番外編。

ここまで会議を面白く効率的に行う方法を紹介しましたが、個人的な理想は会議をやらないことだと思っています。

そもそも会議って何人もの時間を一斉に奪うものだから、やらずに済むならやらないほうがいいはず。

だから、会議を開くことが目的になっている定例会議はどんどんなくすべきだと思います。

このタイミングで実際に集まって、話し合いをしないとまずいっていう状況だからやるべきだと。

特に気をつけたいのは進捗報告会になっている会議。

チャットツールなどで、日々の情報共有できているから、進捗報告は必要なくなりますから。

売上などの数字もメンバーが見れるようにクラウドとかで管理していればわざわざ会議を開く必要がありません。

疑問に思ったことは担当者にチャットか電話で聞けば済むので。

会議の日程を決めて、会議室を抑えて、資料を印刷して、議事録をとって、っていう作業は、できることなら無くしていったほうが良いと思います。

まとめ

・面白くて効率的な会議を目指す！
・資料は事前に全員に共有！
・冒頭で会議の目的（ゴール）を宣言！
・制限時間を決める！
・発言してくれない社員は事前の聴き取りで会議に参加させるきっかけをつくる！
・会議をやならいこともひとつの選択肢！

ビジネスの現場では、会議が日々行われます。

この会議では、開催された目的が必ずあるはず。

その目的を見失わずに、参加者をうまく巻き込みながら、ゴールを目指す必要があります。

会議はつまらないものではなく、やる気が湧いてくるものであるべきたと思います。

だから、少しでも面白く、効率的な会議を目指したいですよね！

で、もしかしたら会議をやらないっていう選択も場合によっては有効かもしれません！

今日も最後までお付き合いいただきありがとうございました！

それでは！

ブランディングプロデューサー
Narashika
亀山友貴