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守りのバックオフィスで働く人に必要なのは攻めの姿勢だと思う話。

こんにちは!仕事が楽しい社会人7年めののんです!

わたしは自己紹介でお伝えしてたように、うっかり社会人7年間で3回転職を経験し、今4社目になるのですが、主にバックオフィスでずっとキャリアを歩んできました!

バックオフィスって、部署名はいろいろかもしれないけれど、どの会社にも絶対ある役割で。けど、何してるかってあんまり他部署からしたら、よくわかんなくて。笑

今私が担当している総務なんて、みんなからしたら郵便届けたり、オフィスのいろいろをしてくれる人、くらいに思ってるかもしれない。笑

だから、今日は7年間色んなバックオフィスの役割をぐるぐるしているわたしがバックオフィスってどんな人たちがいて、どんな力が必要なのかをゆるっとお伝えできればと思います。

バックオフィスって、何が面白いの?

私、高校のころ運動部のマネージャーやってたんですが、これ、死ぬほど聞かれてました。マネージャーって何が楽しいの?って。そして、今、総務やっててもよく聞かれます。

まあそう思う気持ちも、もちろんわからんではないです。笑

面白くないと思われる要因はいろいろあると思ってて、

まず、短期的な成果が出ないこと
不都合がない状態っていうのが、目標だから、目に見えて成果が出るとか、前年対比2倍!とか数値でも表しにくい。だから、そういう観点で成長を感じる人とか、やりがいを感じる人には確かに不向きかもしれないと思う。

あとは、ルールや規則などの細かい話が多いこと
守りの分野、とはよく言ったもので、どうしても大きな変化を生み出す!というよりは、マイナスがないようなオペレーションを構築するために、ルールや規則で語りがちなので、それも面白くないと思われる原因なんだと思う。

んー他にも自分が稼いでいるという実感がないことかな。
人によっては面白くないかも。自分の給料は、同じ会社の営業の人が稼いできてくれてるわけなので、まあ時には申し訳なくなることもあるかも。

他にもいろいろありそうだけど、他の職種からは内勤って楽そうでよいなとか大きなミスしても結局社内だから良いよねとか思われてることもあるだろうな・・笑

そこまで言うのに、なんでのんはバックオフィスが面白いっていうのか、ちょっと語らせてください。

仕事のつながりがわかると、楽しくなる。

マネージャーやってた時も、水を入れたり、ユニフォームをたたんだり、グランドの整備をする仕事が好きだったわけでは決してなくて。自分の部活が試合に勝つことが嬉しいし、部員が活躍してるのを見られるのが楽しいわけで。

仕事も一緒で、一つ一つの事務作業が好きなわけでは決してないけれど、この作業ひとつが何に繋がってて、誰の役に立ってて、会社にとって必要かという視点で見た時に、ちゃんとやらねばって思うというそれだけ。

自分のことなら適当でも良いかもしれない、
けど、それが自分の大好きな会社や、同僚や、先輩たちに関わると思うと頑張れる。そんな単純なことだと思うのです。

けど、これってほんと向き不向きだと思ってて、これを面白いと思えるかでえらいとかえらくないとかではないのね。

自分で成果をゴリゴリあげてくよりも、周りが活躍しているところを見るのが嬉しいという。

そんな視点で取り組める人が、進んでバックオフィスやったらいいのに、って思うくらいのことで、そしてそんな人がバックオフィスにいるとほんと助かるよねっていう話です。

バックオフィスで働く上で大事にしてること。

そんなわたしがバックオフィスで大事にしてることは意外かもですが受け身にならないこと。

マネージャーとか、バックオフィスとかって、半歩下がってついていく的なイメージあるかもですが、わたしは、それ、イケてない!!!と思ってて。

どこまでこちらから主体的に働きかけるか、そしてみんなに気づかれる前にやり遂げるかだと思う。

よく守りの場所とは言われますが、そんな会社の守りの部署であるバックオフィスに必要なスキルは、むしろ攻めの姿勢ばっかりだと思う。

あえてあげるなら、情報収集力、伝える力、責任感あたりかなと!わたしはここらへんを大事に仕事してる。

必要なのは攻めの姿勢

そもそもバックオフィスとか、管理部門とか、コーポレートとか、いろんな名前がつきますが、役割はたくさんあります。

人事系(採用・労務・教育・企画)、経理系(経理、財務)、法務、情シス、あとは総務(庶務)とか。

それぞれ突き詰めると、国家資格があるくらい専門的な職業だけど、実際は会社の規模や戦略により、一人がいろいろ兼務しているケースのほうが多いのではと。

そう、組み合わせは無限大、、、!!!

そして、個社ごとに置かれた状況に適応するために生まれたフルスタックバックオフィスは結構いるのではと思います。笑 (わたしもそうかな…苦笑

ベンチャー〜中小企業くらいの規模感の会社では、与えられた役割を担う中で、自分に必要な知識を把握し、キャッチアップしながら業務をこなしている人が多いと思う。自分以外やる人がいない…!という状況に置かれ、自分がやりたいとかやりたくないとか関係なく、そのとき必要な知識を身につけた結果だと思ってて。

だからひとつめはこれ。情報収集力と思う。

その1.情報収集力。

どうやって情報収集するの?って、バックオフィスの人はGoogle先生と仲良し。これほんと。

社内の人からの問い合わせでわからないことがあれば必死で調べてるよ?その結果いろんな知識を身につけることができるのです。

最初っからわからない、知らないって答えてしまうと仕事が進まないから、バックオフィスで働くとなんとか自分で最適解を探し出すのが上手くなると思うな。

そして実際、Google先生でどうにもならないときは、社外の人にめっちゃ助けてもらうことになります!!!

士業と呼ばれる人たちです。

人事やってるときは、何かわからないことがあれば社会保険労務士の先生に聞いていたし、今も法務やっててわからないことは顧問弁護士さんに聞きます。経理の人であれば、公認会計士さんや税理士さんに助けてもらうシーンも多いイメージ。

新しいサービスがリリースされたり、法律が改正されたり、キャッチアップすることは日々死ぬほどあります。

他にも、社内の状況とか、知ってれば知ってるほど前もって動けるからエラーが少なくなる。

アンテナ立てて、いろんなところの情報もってると、あらゆる業務がスムーズで、強いなあって思う!ので、一つめの攻めのスキルは情報収集力です。

その2.伝える力。

そうやって自分や自社に足りないものをキャッチアップしたら、次は、社内にわかりやすく伝える。

これが、攻めのスキルなんだけど、地味!そして地道!

私たちのお客さんって社内の人たちなので、勝手知ったる仲ではあるけど、だからこそ、継続的なコミュニケーションが必要なわけで。

例えば新しい施策をやるときには、自社にとってどういう意味があるかを説明して、オペレーションに落とし込み、ミスなく回して会社をレベルアップさせるって感じ。

時には社内の人の無茶な依頼を断ったり、ミスを指摘して直してもらったり、期日に間に合ってない人を急かしたり、、、

時には上司を巻き込んで、時にはあえて会議の場で、時には飲みの場で、あらゆる手段を使って想いを伝えるのです←

すぐに成果が出るわけじゃないけど、社内の人にもブツブツ言われるけど、そういったことをコツコツ積み重ねてると、中長期的に見た時に、いてくれてよかったなって思ってもらえるもんね。

あぁ、またのんが必死にいろんなところに顔出して動いてるなっていうのは見てくれてる人には伝わっている…はず…笑

その3.やりきる力

そして何より大事なのはほったらかさずに最後までやりきる力だと思う。

バックオフィスの仕事はミスしても社内に迷惑かけるだけって最初に書いたけれど、だからこそ甘えず、やりきることがメチャ大事と思ってる。

というか、社内に迷惑かけるのって、心苦しいし、お客さんなら謝っておわりかもしれないけど、そうはいかないから、人事なら給与計算、経理なら経費精算、情シスならトラブル対応はめっちゃ気使うんだよ。

そして、社内の揉め事に巻き込まれることも多いけど、全部自分ごと化して、落ちたボール拾いまくって、適正な状態になったことを見届けるまでは枠を超えてやりきる。

そうやって、どこまで本当の意味で、相手の役に立てるか。を突き詰めながら業務に取り組む。

その場しのぎで、相手の顔色を伺って便利屋さんになることがバックオフィスの仕事じゃない。

会社や相手のことを本気で考えた時に、その場では厳しいことをいったり自分の仕事じゃないことも手伝ったり、時には嫌われたりしながらやりきる人って間違いなく信頼できるもん、そんな人にバックオフィスしてほしいもんなあ。というわけで最後はやりきる力。

守りのバックオフィスで大事なのは攻めの姿勢

情報収集も、伝える力も、やりきる力も、受け身だと身につかない。

言われたことやりますよーってスタンスな人はすぐにITに取って代わられると思うから、改めてこのnote書いてて、自戒を込めてこれからも大事にしたいと思った…!

攻めの姿勢で得られるバックオフィスの面白さ

そんな攻めの姿勢を貫きながら仕事してると楽しいことがたくさんあります。

例えば、情報収集のために、他社事例死ぬほど調べるから、業界問わず業務フローやツールに詳しくなる!

社内の人がどんな仕事してるかもキャッチアップするから、いろんな職種理解も深まる。

いろんなマネージャーと関わるから、それぞれの良いところや苦手なところが知れる。

パワポや落とし込みの資料を良く作るので資料作成のスキルが上がる。

社内向けの発信も多いから文章力も鍛えられる。

いつも反応しない人にどう読ませようかと死ぬほど悩む。笑

改めてなぜ自社がこういう組織なのかとかマクロな視点で考える機会が多々ある

ややこしい問題に巻き込まれた時にやりきった仲間と連帯感が芽生える!笑

社内のプロジェクトになんやかんやと掘り込まれていろんな業務に首を突っ込める

なにより、仲間に直接感謝される機会がダントツに多い。

さいごに。

わたしが今まで経験あるのが人事や総務や情シス周りなのでバックオフィスと言いつつ、全然違うよって思う人もいるかもしんないけど。

けど、どうかみなさん、同じ会社のバックオフィスの人の仕事を今日わたしがお伝えした視点で見てみてください、いろんな会社のいろんな場所で責任感持って頑張ってる人たちの姿が見えると思う。

そして、いろんな場所で頑張ってるバックオフィスのみなさん、私たち、会社を守る役割だけど、あくまでそれは対外的な話で、仕事中は攻めでいいと思う。のだ。

少なくとも、のんは、戦闘能力高めなバックオフィスを目指して、明日からも社内で奮闘してきます。

よし!ではまた来週〜!

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のん & けい @仕事が楽しい社会人9年目

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