仕事の仕方に【漏れ】はないですか？

おはようございます。

【起業準備中から起業5年目までの経営ドクター】
税理士の村田佑樹です。

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■「今はお忙しい時期ですよね」。

　ここ最近、ご面談に伺う度に良く言われる
　このお言葉。

　そうなんです。

　税理士事務所はこの2月と3月の時期は、
　一年の中でも最大の繁忙期。

　この時期は、毎月の通常業務に加え、
　2月は12月決算法人の決算と申告業務、
　さらには個人の確定申告の業務を
　並行していく必要があります。

　しかしながら
　何とか業務を回すことができているのは、

　【しっかりと仕事の管理をしているから】

　ということに他ならないわけです。　
　(と言ってもまだまだ見直す点は
　ありますが(汗))

　今日はそんなことから
　お話を続けていくことにいたします。

■「仕事の管理ができている」

　と言っても、
　現実的には時間が足りていない状況…

　しかしながら

　人の時間は『24時間』という
　限定されたものでありますので、　
　その中でいかに効率性の良い仕事
　をしていくか

　ということが重要になりますよね。

　これは私自身、相当な試行錯誤を繰り返し、
　この効率化を追求した結果、
　結論として言えば、

　『タスク管理』と『忘れ止め』
　を徹底することにした

　ということ。

　今日の記事の執筆にあたり考えを
　整理していたところ、
　この二つに尽きるなと感じている次第です。

■まず

　『タスク管理』については、
　これは賛否両論
　あるのかもしれませんが、

　【XMind】

　というマインドマップツールを使っています。

　（↓参考↓）　
　
　パソコン版　
　→%url1%(https://jp.xmind.net/download/win/)

　スマホ版
　→%url2%(https://apps.apple.com/jp/app/xmind/id1286983622)

　賛否両論と言うのは、
　
　「マインドマップは使いにくい」
　という声も多く聞きますので、
　人それぞれであるということ。

　場合によっては
　GmailのToDoリストや、
　その他スマホアプリのToDoリスト
　などを使ってみても良いでしょうし、

　Excelを使って簡易的なToDoリストを
　作るのも良いかもしれません。

　重要なのは

　【ToDoリストを作って現状のタスクを
　しっかり管理していく】

　ということ。

■その次の段階として、

　その日にすべき業務について
　ToDoリストを印刷して、
　黄色マーカーを引き、

　具体的な作業時間を
　15分単位で記入していきます。

　印刷をしなくても
　管理できる人については
　それで良いかもしれませんが、

　私自身は試行錯誤した結果
　印刷して視覚的に色が付いていたり、

　自分の字で書いている方が
　見た時のインパクトが強いため、
　そういう方法にしている次第です。

　そして、このタスクをその都度追加していく。

　具体的に言えば、
　顧問のお客様から問い合わせがあって
　それを調べないといけないことになれば

　その瞬間にToDoリストに加えていきます。

　また、外出先などでToDoリストに
　加えることができないような状況であれば、

　場合によっては、手元のメモ用紙などに
　残したりもしますし、

　スマホアプリのメモ帳機能に
　残したりもします。

　大切なのは、

　「どこに残したか分からない」

　といったことや、

　「残したことすら覚えていない」

　ということは絶対に避けるべきである
　ということ。

　これも、毎日のルーティン業務と同じで、

　【必ず自分が目にする部分に
　こういった記録を残しておく】

　ということを習慣化することが重要ですね。

　そして、思い付いたアイデアも即座にメモ(！)
　数分後には忘れますので、これも必須(^^)

■そして、このToDoリストの良いところが、

　『毎朝見渡せる』

　ということ。

　結局のところ、

　タスク管理をしていたとしても、
　それを『週一度』見ているようでは、
　全く以って効果がない

　と言えます。

　しっかりと、毎朝または寝る前にでも、
　こういったリストをチェックし、

　【その日にまたはその次の日に
　すべき業務を可視化しておく】

　ということが大切です。

■次に『忘れ止め』ということ。

　これは、顧問のお客様に関しては、

　会計事務所ツールの『業務報告書』に
　その打ち合わせをした内容を記録しています。

　ここに記録をしていれば、面談の前に
　その1年ほど前までに遡り、
　どういった内容を話しているか
　ということが確認できますので、

　再度同じ話題になることがなく、
　さらに有意義なミーティングになる
　と言えます。
　逆にこれをしていないと、同じことを
　話してしまうことにもなりかねません。

　こうなると、信頼関係にひびが入っても
　おかしくないですね…

■私の管理の仕方のお話にはなりましたが、
　
　このようなことをしている次第です。

　どうしても、業務が多くなってしまうと、
　その瞬間の仕事にしか目が行かなく
　なるものですが、

　『木を見て森を見ず』と言われるように、
　それだけでは、
　全体が見えきれていないため、

　自転車操業的な仕事になってしまいます。

■そこで、もう一つ大切なのが、

　【仕事全体を見渡すこと】。

　私の話で言えば、

　週に一度は全ての顧問のお客様の
　ことをイメージをし、

　しっかりと連絡が取り合えているか、
　ということなどを確認しています。

　これは定期的にやるものとして、
　週一程度で良いかなと思います。

　この行動は

　【相手の立場に立って】

　考えた際に、
　自分が顧問のお客様だとしたら、
　今の状況をどのように感じるか

　ということをイメージするわけですね。

　「結構長い間連絡をとっていないな…」
　などということが見えれば
　すぐに連絡をしますし、

　この行動自体をルーティン化してしまえば、
　それ自体が習慣化されます。

■結局のところ、

　お客様との信頼関係の欠損の原因は、
　こういった全体の俯瞰をしていないから、

　ということが往々にして言えます。

　しっかりとタスク管理のみならず、
　こういった

　【経営の全体を俯瞰する】

　という習慣を付けることを
　オススメいたします。

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《本日の微粒子企業の心構え》

・どうしても
　目先の業務に追われてしまうと、
　手当たり次第の仕事になってしまい、
　本当の『効率性』という面では
　ダウンしてしまう状況になるもの。

・そういった事態を避けるためにも、
　しっかりと経営の全体像を俯瞰し、
　その後ToDoリストなどでタスク管理をし、

　さらには、
　お客様との打ち合わせ内容などを
　しっかりと記録することにより、

　より効率的で
　なおかつ付加価値の高い経営を
　目指していきたいものである。

・これは賛否両論あるものであるが、
　私のオススメは【XMind】。

　このマインドマップを使って
　ToDoを作っていくと、
　視覚的に全体像がパッと見渡せて
　管理がしやすいものである。

今日も最後までお読みいただきまして、
ありがとうございました。

これまで書いてきた記事は、
バックナンバーとして、
私の公式HPの【ブログ】に
アップしていますので、
よかったらご覧くださいませ。^^

https://muratax.com/blog/

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税理士　村田佑樹