退職面談のマニュアル

社員から「お話しがありますのでお時間いただけますか？」と言われると社長や上司はドキッとします。実際に時間をとって面談をすると、かなりの確率で「会社を辞めたい」と切り出されます。

退職の申し出は感情的になりがちなので予め手順を明確にするべき

僕は、社員から「辞めたいです」と言われた時に、適切な対応ができなくて、社員との関係が悪くなってしまったことが度々ありました。過去20年間の間に百人近くの退職の申し出への対応した際に、うまくいった事例や、うまくいかなかった事例を整理して、自分なりの退職の申し出への対応マニュアルを作成しました。

特に信頼していた社員のように思い入れがある社員が辞めたいと言い出した時は、思考が停止してしまい冷静な対応ができなくなることが多いで、自分のベストプラクティスをまとめました。

最初のステップは、上司が「部下が不安なく話せる安心な場を作る」、そして部下に「意向を話してもらう」からの、合計12ステップまで分解しています。

退職面談の流れのベストプラクティス

1. 上司：部下が不安なく話せる安心な場を作る

2. 部下：意向を話してもらう

3. 上司：意向を共感する

4. 上司：残念な思いを伝える

5. 上司：退職の理由を確認し感情へ共感と話してくれた事実へ理解を示す

6. 上司：カジュアルに慰留する

7. 上司：部下の最終意向の共感を示す

8. 上司：労いと感謝を伝え今後の活躍を応援

9. 上司：担当業務の変更がありうることを連絡

10. 上司：退職までの事務的な流れの伝達

11. 上司：再度労いと感謝そして今後の応援の言葉を伝える

12. 上司：転職先でも協業していこうと提案

13. 上司：転職先でも協業していこうと提案・もしこれからも連絡していいか提案して可能なら連絡先を交換する

上司：部下が不安なく話せる安心な場を作る

「○○さんお話がしたいということですが、○○さんがどのような意向でも、すべて尊重しますので安心して話してください。」