入社一年でバックオフィスツールを丸ごとfreeeへスムーズに移行出来た話

はじめまして！コードキャンプのコーポレートを担当しています栗山です。

コードキャンプ株式会社に入社後1年ほどで、
経費精算や請求書周りの管理、勤怠や給与、稟議など
いわゆるバックオフィスで使うツールをほぼ全てfreeeに移行できました！

先日フリー株式会社さんから登壇のお話をいただき、
会計フリーで困った！という登壇テーマで、
会計フリーへなぜ移行したのか、そしてどうやって移行したのかなどを話してきました。

登壇で使った資料も用いながら、
なぜスムーズにバックオフィスツールの丸ごと移行が行えたのかをまとめていきます。

まずはどうしてfreeeへ移行したのか、
またどのバックオフィスツールを変えたのか、を書いていきます。

freee移行前のバックオフィスツールは

入社後、どういった作業をどう回しているのかを各事業部にヒアリングをしていきました。

こちらは全社のデータがどう管理されているか、
バックオフィス周りの業務ツールを表したものです。

売上データ周りはスプレッドシートで管理しており、
稟議と経費はそれぞれ別のツール、
勤怠と給与もそれぞれ別のツール、
請求書と会計もそれぞれ別のツール、会計ソフトを使っていました。

バックオフィスの運営を効率化するためには

少し話がそれますが、私が今まで複数社にて経理や労務などの
バックオフィス業務に携わってきて、

コーポレート部門のタスクは事業部内で完結する仕事はほぼ0に近く、
外部要因である取引先や社内の事業部から取得した情報をコーポレートは処理するため、

その各組織や各外部要因が持つ分断された情報をいかに
効率的にコーポレートに集約し、運営できるか、がポイントだと思っています。

話をもどすとfreeeを導入する前は、

それぞれの情報を管理しているツールが複数ツールにまたがっており、

例えば経費を会計計上する場合には、経理システムからデータをダウンロードして、
会計ソフトに仕訳を手入力して、

請求書を会計計上する場合には、請求書ツールからデータをダウンロードして、
会計ソフトに仕訳を手入力して、

といった感じで、業務ツールが複数ツールにまたがっていたため、
データを集めるための工数がかかり、
またAというツールのデータと、Bというツールのデータの整合性のチェック作業も追加で必要でした。

ある作業を開始するときに、
まずはデータを集める、データの整合性をチェックする、この2ステップがどの作業でもあったのです。

バックオフィスツールはfreeeで一元管理へ

現在はバックオフィスの基幹業務にあたる部分はすべてfreeeへ移行完了しています。

freeeはいわゆる普通のパッケージ型の会計ソフトではなく、
クラウドERP型の会計システムです。
データが一元管理でき、ペーパーレスで、複数タグの設定などもできるため、
もはやBIツールとしての利用にも長けています。

導入前の課題であった、情報の効率的な集約はfreeeで一元管理させたことで、
経費データ＝会計計上
請求書作成データ＝会計計上
稟議＝会計計上
といったように、freee内でデータが自動連携されるため、
かなりの時間短縮が可能となりました。

月次決算作業の工数は半分以下に減らすことができ、
freeeへ移行して本当に良かったと思っています！

ではここからなぜ、
入社1年でバックオフィスツールをまるごと変更することができたのか、を書いていきます。

経営陣のコーポレートに対する攻めの気持ち

私は入社前の面談で取締役の池田や堀内と話した際に、
私は効率的なバックオフィスが作りたいんですけど、どう思われますか？

と正直今考えると、上から目線な質問だったなと反省、、という感じですがそういった質問をいくつかしていました。
というのも過去には会計事務所や上場会社の経理として働いていましたが、
紙に囲まれながら、無駄な工数をかけた非効率な作業が嫌で嫌で仕方なかったのです。

心優しい池田や堀内は、コーポレートの目指す姿として、
攻めたコーポレートチームにしたいと言っていました。

ただただ会社の運営に携わり、目の前にあるタスクをこなしてくだけではなく、
コーポレートからも発信し、改革すべきところは変えていってほしい

コーポレートへの期待値が変化することだったのもあり、私は入社を決意しました！
今思うとここまでfreeeへの全移行やfreee以外にも色々変えてこられたのも、
根本には経営陣がコーポレートも変化していくべきという理解や思いがあったからで、
おそらく、会社の体制を変えていくことに億劫で、変化を嫌う経営陣だったら
ここまでのツール変更はなし得なかっただろうなと思っています。

実際の導入スケジュールは

こちらのスケジュールの通り、
かなり詰め込んで詰め込んで導入していました。。

事業部メンバーとヒアリングを重ねて、現状把握を行い、
必要な機能を揃えたツールの選定、
また決済権限がきちんと定められていなかったため、
経営陣を巻き込んで決裁権限規程の策定、
理想的なワークフロー設計やマスタ設定、過去データの移行を進め、

従業員への説明マニュアル作成やデモ会を実施し、
全社へfreeeの説明会をして、導入を進めていきました。

コードキャンプカルチャー（行動指針）の存在

コードキャンプには以下の3つの行動指針が定められています。

■最初にやる
　必要と思ったことは自分から動き、仲間を集める。
　まず早くやってみて後から改善を行う。
　評論家にならず実行者であることを重視する。

　-新しいことに挑戦する
　-まずやってみる(PDCAではなく、DCPA)
　-誰かがやれば良いと思うことは自分から動く
　-落ちているボールを拾う、解決の方策を自ら設計する

■最適を見つける
　顧客が求めるものと我々が提供できるものの「最適」、
　相反する意見、立場の中で「最適」を見つける
　自分たちがやりうる中での一番を常に提供する。

　-最小の工数で最大のUXを目指す
　-三方良し　
　-もっと良いプランCはないか探し続ける
　-その時点でのベストプラクティスを

■最高に頼りになる
　メンバーや顧客から頼られる、信頼される仕事をする。
　チームや組織内で信頼感のある関係性を構築する。
　あの人と一緒に仕事がしたい!あの人ならやってくれる!

　-最高のチームの一員として振る舞う
　-組織、チームの成果に貢献する
　-プロフェッショナルとして信頼される仕事をする
　-心理的に安全な組織作りに貢献する

コードキャンプでは四半期に一度、組織上の貢献に対する評価として、行動指針プレゼン大会というものを開催しており、弊社で定めている行動指針をいかに行動できたかを賞金をかけて全社員がプレゼンします。
上記資料もその際に作成した資料を転用しています。
行動指針プレゼン大会については弊社取締役の池田のこちらのnoteをご興味ある方は御覧ください！

この行動指針が社内にも浸透しており、
経営陣のコーポレートに対する攻めの気持ちと同じく、
事業部メンバーも新しいことに挑戦（導入）していくことへのウェルカムな姿勢、
メンバー自身が当事者意識をもって、会社にとって最適解が何かを、探求していく姿勢、
がコードキャンプには根付いています。

ぱんぱんに詰めた導入スケジュールを提示されても、
入社数ヶ月の新参者が提案した案をすんなりと受け入れ、吸収し、実践してくれる
コードキャンプカルチャーがあってこそ、

入社1年でスムーズにバックオフィスツールの丸ごと移行が行えたのだなと思っています。

新しいメンバー募集中です！

最後に採用についてお知らせです。
コードキャンプでは事業拡大に伴い、新しいメンバーを募集中です！

詳細はこちらのWantedlyをご確認ください。

新参者も活躍できる環境があるコードキャンプに
ご興味ある方はお話だけでもお気軽に聞きに来てください！