定期業務の「慣れれば割と楽」に慣れるな

会社員でもフリーランスでも研究者でも、定期的なルーティン作業っていうのが何かしらあると思う。

大抵そういうのは「本来やりたいこと」ではなくて、それに付随して発生する「やりたくはないこと」「やらなきゃいけないこと」なので、
少しでも効率よく片付けられたらいいなあ、と思うわけだ。

そこでちょうどいいツールが、安価、ないしは無料で転がっていたりすればラッキー。
いやぁ、便利な時代だなぁ、と一件落着。

ところが、世の中そんなに上手くいくケースばかりでもない。

良さそうなツールを見つけても、思ったより高価で手が出せないかもしれない。
新しいイマ風のツールの使い方がよく分からないこともあるだろうし、
長年続けてきたやり方のまま大きくなってしまって、別のシステムへの移行に必要な労力があまりにも大きくなりそうなこともあるだろう。

で、そんなときに出てくるのがこんなセリフ。

「まあ、とりあえずこのままでいいか。慣れれば割と楽だし」
「慣れちゃえばそんなに時間かからないし、量もそんな多くないし」
「慣れれば何とかなるし。めっちゃ頻繁にやってるわけじゃないし」

いやー、これすっごい気持ちは分かるんですけどね。
ダメなんですよ、「慣れれば割と楽」に慣れちゃ。
だってそれ、慣れてないとめんどくさい作業なんでしょ？

こういう人って、システム化の目的は効率性のUPだと思ってる気がする。
で、効率性と正確性はトレードオフ、つまり、一方を重視したらもう他方は犠牲にしなきゃいけないと思ってるよね。

でも、違うんです。効率性と正確性は両立できるんです。
そういう「仕組み化」を、常に目指さないとダメだと思うんですよ。

例えば、システムAからシステムBにデータを転記しないといけないような場合。
手入力でやってたらミスも起こるから正確性は落ちるし、その分チェックも丁寧にやる必要があるから効率性も落ちてしまう。
じゃあ、システムAから自動的にシステムBに、データが連携する仕組みだったらどうか？
適切な連携方法であれば、データはそのままの形でシステムBにインプットされるから、間違っているはずがないからチェックも不要だ。
データ転記とチェック作業の工数分だけ、効率性も上げることができる。

つまり、正確性を担保できる仕組みであれば、自然と効率性も上がるということだ。

効率性を先に重視する組織によくあるのは、
プロジェクトごとの進捗がすぐに分からない、どの書類が最終版か分からない、誰が何を担当しているか分からない、etc.
特に人数が少ないうちは、それでもスピード重視でやっていけるが、
少しメンバーが多くなると、すぐに無駄な確認作業がたくさん発生して、結果的にスピードが落ちてしまう。

できるだけ初期の段階で、先に正確性を担保できる「仕組み」を構築することを心掛けたいところだ。