会計の証憑のファイリングの話

ファイリングの方法はいっぱいあるけど・・・

みなさんどのように会計の証憑を保管しているのでしょうか。
売上の請求書、仕入の請求書、領収書、公金関係・・・
あたりまえですが、後で見た時にわかりやすいのが大事です。

個人的には発生主義、名前の順がオススメです。

請求書系は月ごとに名前の順

掛売、掛仕入をしている場合は月ごとに締め日があると思うので、その締日の月ごとに分けて、さらに名前の順にしてファイリングすると後で見やすいと思います。
クレジットカードの明細も掛仕入と一緒に綴っています。
相手先ごとに1ファイルずつにする考え方もありますよね。
そうするとやたらファイルの数が増えちゃうのと、イレギュラーの相手先をどうするのかを上手く解決しないといけません。
月ごとに名前の順にして綴っておくと「いつも請求書来る所が先月だけ来てないなー」みたいにやんわりとチェックできたりするのも良いと思います。

領収書は公金と一般で分けてとにかく貼っていきます。
なるべく日付順に並べてから重ねて貼らないようにしています。
ばさばさにならないように上下きっちりです。
自分の会社の領収書はスプレーのりで全面張りしています。
なので、領収書に書き込むときは裏側には書きません。
とにかくぱっと見ですべてがわかるようにしておきます。
あと、両面に貼っていくとページ数減るんですけど、視線移動が多くなるので、
私は裏紙を使って片面張りしています。
保管とは直接関係ないのですが、領収証で費用計上するときは適格請求書の対応できてるかどうか確認大事ですよ。

領収書は貼付の義務はないので、クリップとかで束にしておけば良いのですが、
やっぱり確認する時のための事を考えてつい貼ってしまいます。
公金と一般で分ける理由は、仕訳での処理がだいぶ違うから、ってのと納付漏れがないか確認しやすいようにという理由です。

その他、返済計画書とかリース代の支払い予定表とかは別途綴ります。
個人的には穴あけじゃなくてクリアポケットタイプが良いです。
長いこと使うので紙がきれいに残るようにしておきたいです。

ネットショッピング

以前はアバウトにカード明細とかから仕訳を切ったりすることもあったのですが、
インボイス制度が導入されたので請求書・領収書の保管は必ず必要です。
納品後にWebから入手だったり、納品物と一緒に届いたり対応がマチマチです。
納品後のWebはわりと忘れがちなので気をつけましょう。
ネットショッピングの請求書・領収書は私は他の領収書と一緒に綴じます。

ちなみに私の愛用ファイルは以下の2つです。

キングファイル | ファイルとテプラのキングジム

A4-S フラットファイル体系表 - コクヨ ステーショナリー

量が多かったり、見直しや抜き差しが多いのはキングファイルです。
例えば請求書とか。
綴るまでが大事みたいなやつはフラットファイルです。
例えば領収書とかは裏紙に貼ってフラットファイル行きです。

もっと良い綴方とかがあるかもしれません。
もし何かの参考になればと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。