メール誤送信問題にそろそろピリオドを打つ！4つの基本技
メール誤送信といえばこれ、宛先アドレスミス
ほとんどの原因は「オートコンプリート」機能によるもの。
このパターンで何回も誤メールを受信したことがあります。
やっちゃいました、という人もいらっしゃるのではないでしょうか。
例えばアドレス欄に
as・・・
と打ち始めると、勝手に
asahi@aaa.com
のように宛先を自動的に補完し提示してくれるものです。
これの何が問題かというと、本来は
asahimishunt@aaa.com
に送信するつもりが
asahi@aaa.com
に送ってしまうことがあるということです。
メールアドレスが名前を使用していて、同じような名前だとよくある事象です。
というわけで、この対策はもちろん「オートコンプリート無効！」です。
Outlookでの設定方法を載せておきます。
他のメーラーでもこの機能はあるので、必ずオフにしてください。
添付ファイル間違い・漏れ
添付ファイルが間違っている事象は最近ではあまり見かけなくなりました。
それだけみなさん気をつけているのだと思います。
が、添付ファイル漏れは相変わらず頻出します。
受け取った側も「すいません・・・添付が無いんですけど・・・」と返信するのもなんか面倒になってしまいます。
本文が長いとこの傾向は高いように思えます。
文章を書いている最中にファイルのことは忘れてしまうのでしょう。
とすれば対策は「まず最初に添付する」です。
添付してから優雅に本文を書きましょう。
と同時に、途中で送信してしまう誤送信を防ぐために、順番は
1. 添付
2. 本文
3. 宛先
です！
絶対に間違えたくない場合は、さらに「添付したファイルの中身を見る」を付け加えてください。
普通のファイルであれば添付したまま開けますので、そのまま確認できます。
圧縮してパスワード付きのものは、ソフトによっては一度ダウンロードする必要があるかと思います。
そうそう、添付ファイルにパスワードを付けるのも昨今ではあたりまえになってきていますね。
宛名ミス
この場合の宛名と呼んでいるのは、メールの最初の1行目
「株式会社○○○○ △△様」
の部分です。
ここをミスってしまうのは、例えば別のお客様に送ったときの本文をそのままコピペした場合などに起こります。
本文は全く同じでいいがゆえに起こるミスです。
対策はありきたりな「本文のみコピーする」です。
様抜け
地味にあるんです。
「株式会社○○○○ △△様」の『様』が抜けるケース。
「株式会社○○○○ △△」
と、完全に呼び捨てになります(´・ω・｀)
こうなってしまう理由は単純で、相手からきたメールの署名をそのままコピペしているからです。
メールの文末によくありますよね。
-----
株式会社○○○○
○○ ○○
e-mail: aaa@aaa.com
URL: https://aaa.co.jp/
TEL: 000-000-0000
Mobile: 090-0000-0000
FAX: 010-0000-0000
-----
のような箇所です。
当然、自分に『様』は付けないのでそのままコピペすると『様』が抜けることになります。
短い署名ならまだしも、長い場合はミスる確率が高くなります。
株式会社○○○○
△△△△△△事業部
△△△△△△第1課
マネージャー
○○ ○○
最初のやり取りが始まるぞ！というときは全部入れたいので、全部入れてほっとした後に『様』が抜けます。
これの対策は「最初に『様』を書く」です。
コピーする前に『様』だけ書いてしまいましょう。
ダブルチェック
ほとんどやっている人はいないと思いますが、ミスの多い現場では強制的にダブルチェックをやらされたりします。
つまり、
メール送信前に必ず他者が確認すること！
というお触書が出てしまいます。
こうなるとすさまじく面倒になるので、こうならないように上記の対策をしっかりして、快適な生活を送りましょう！
最後までお読みいただきありがとうございました。
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