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オンライン開催は参加率高!メディア勉強会の開催方法と4つのコツ

こんにちは。山下です。

先日、久しぶりに「オンライン記者勉強会」を開催し、狙った通りの効果が出ました!

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※↑参加者は10名でしたが、表示の都合で4名になっています。

企業さまのサポートをさせていただいていて思うのが、みなさまメディア勉強会をほとんど開催しないということです。中には、記者発表会は開催したことがあっても勉強会は開催したことがないという企業さまもいらっしゃるほどです。

そこで、今回はメディア勉強会について書いていきたいと思います。

このnote書いてある内容は

・メディア勉強会とは何か/説明
・開催の仕方
・主催するときに覚えておきたい4つのコツ

です。そして読んでいただいた後には

・自社にとってメディア勉強会が有用かどうかわかる
・メディア勉強会開催までのアクションがわかる
・オンラインでメディア勉強会ができるようになる

はずです!

そもそも、メディア勉強会とは

メディア勉強会とは、企業や業界の動向、サービスや製品について、また、それに関連する市場環境などについてメディアの方々に理解を深めていただくことを目的とした会です。

そのため、基本的には「直接メディア掲載を期待する」という性質のものではありません。

何か発表があったときに、その価値を理解していただくため、また普段からメディアの方々とコミュニケーションを図って信頼を構築する機会として位置づけていただくと良いです。

ただ、1つ気を付けなければならないのは、「勉強会」だからといって、自分たちの伝えたいことを発表すれば良いというものではないということです。

普段のプレスリリースなどと同様に一緒で、テーマは記者さんに興味をお持ちいただけるものをピックアップする必要があります。

「外部目線を忘れない」という広報の視点がここでも大切です。

広報活動の中で、メディア勉強会をどう位置付けるか

メディア勉強会は直接的なメディア掲載を狙ったものではないので、緊急性はありません。

しかし、普段から記者さんに業界や自社について理解しておいていただくことはとても重要です。

ざっくりと広報ルーティーン業務を緊急度×重要度のマトリックスで表し、その中にメディア勉強会をいれるとこのようなポジションかと思います。

図2

広報担当者には、この他にも他部署から「今すぐこの原稿をチェックして欲しい!」など緊急の依頼が多いと思いますので、どうしても緊急度の低いことは後回しになってしまいます。

そこで、意識したいのが自社の広報活動の中でメディア勉強会をどのように位置付けるかです。

広報担当者が普段からメディアの方々とコミュニケーションを取っていて、頻繁に情報交換をしている場合は、その活動自体がメディア勉強会の代替になります。

しかし、それが出来ていない場合や、メディアさんとの1対1のコミュニケーションに莫大な時間を使っているけれど成果が上がっていない場合などは、メディア勉強会を、メディアリレーション施策の1つと位置付け、計画的に行っていくと良いです。

メディア勉強会開催まで

では、実際にメディア勉強会を行うには何をしたらよいでしょうか。メディア勉強会を行う際は、いくつか決めることがあります。

主には下記の7つです。

1、目的
2、テーマ/切り口
3、ターゲットメディア
4、日程
5、開催場所
7、発表者

決めるべきことは、記者発表会と似ています。

これらを、広報主導で関係者(経営者や事業部の方々)などを巻き込みながら決めていきます。

開催日までのリードタイムは3週間程度あると余裕を持って対応できると思います。

メディア勉強会の目的設定とテーマ/切り口の決定

メディア勉強会を開催するときに、重要なポイントは目的をはっきりさせることです。

何となく「メディアさんに理解してもらいたい」というだけでは、終わった後に「結局何が成果だったのかわからない」という状態になってしまいます。

そうならないために、具体的にはっきりとした目的を決めて、それをもとにテーマや切り口を設定していきます。

■メディア勉強会開催のPoint1
開催の目的を具体的にする

そして目的に沿って、メディア勉強会のキモとなるテーマ/切り口を設定します。

例えば、
・今までアプローチできていなかったメディアにアプローチすること
・既存サービスAへの理解を深めていただき、興味を持っていただくこと

この2つが目的だった場合、
・今、メディアさんが勉強会に参加しようと思う理由(時流)
・どのような切り口にするとターゲットメディアが興味を持つのか(マッチング)
をしっかりと考えてみてください。

■メディア勉強会開催のPoint2
メディアさんの参加動機につながるテーマや切り口を設定する

何となく自分たちが発表したいテーマや切り口を決めるのではなく、適切なテーマと切り口を設定することで、メディアさんの参加率が高くなります

オンラインメディア勉強会のススメ

まだまだ感染拡大に対する警戒心を持ち続けなければならない今、オンラインでも効果を上げられる仕事はなるべくオンラインで完結させたいところです。

この2か月、様々な広報活動を強制的にオンラインで行わなければならなくなっていたかと思いますが、意外とオンオフラインでもできた!ということが多くないでしょうか?

私の中でオンラインに切り替えてむしろ良かったと感じたものの筆頭が、メディア勉強会です。

メディア勉強会は、オフラインよりもオンラインの方が参加率が高いと感じており、今こそオンラインでメディア勉強会を開催するチャンスだと思っています。

ただ、オンラインの場合、やはりオフラインとは勝手が違うので気を付けた方が良いポイントがあります。

最後にそのポイントを4つご紹介します。

オンラインメディア勉強会のコツ1:タイムスケジュールを作成しておく

記者発表会はもちろん、オフラインでメディア勉強会をされる際にもタイムスケジュールを作成されている企業さまは多いと思います。

オンラインの場合でも同様に、タイムスケジュールを作成しておくことで、会がスムーズに進行します。

具体的には、開催時間の15分前、主催者がオンラインのミーティングルームに接続したあたりから、閉会(記者さんが全員退室されるまで)までのタイムスケジュールを作成されると良いでしょう。

オンラインではオフラインと違い、話し手が完全に1人に絞られます。

そのため、何か行き違いがあった場合などは、色々な人の声が混ざってしまって聞き取れ無くなってしまうことがあります。さらに、そのあと誰がその場を仕切るのか分からなくなってしまい、結果、全員沈黙...などという状況に陥りやすいです。

いつ誰が何を話すのか、どの時間は誰が仕切るのかをしっかりと明記したタイムスケジュールを用意しておくと、このような混乱を防ぐことが出来ますので、ぜひ用意していただくと良いです。

オンラインメディア勉強会のコツ2:事前に参加メディアとつながる導線を作る

オンラインだと困るのが、連絡先交換。

オフラインであれば、名刺を交換すれば一目瞭然で肩書から連絡先まで情報がわかるものの、オンラインでは名刺交換が出来ません。
※近々オンライン名刺交換が出来るようになりそうなので、期待しています。

勉強会が終わった後にご連絡先を教えていただこうとすると、バタバタしてしまい忘れてしまう....などということもあるので、オンラインの場合は、事前にどのように連絡先を交換するのか、決めておくことが大切です。

一番スマートなのは、「勉強会後資料をお送りさせていただきたいので、連絡先を教えてください」と先にお伝えしておくことでしょう。

この時に気を付けていただきたいのが、はじめからメールアドレスをお伺いしないことです。

メールよりもFBメッセンジャーを普段のコミュニケーションツールに使っていらっしゃる記者さんもいらしゃるので、「メールとFBメッセンジャー、どちらが便利ですか?」とお伺いすると、より記者さんにとってコミュニケーションコストが低い連絡先を教えていただくことが出来ます。

オンラインメディア勉強会のコツ3:勉強会中のフォロー体制、ルールを作っておく

オンライン勉強会中、発表者以外の担当者が、「これを追加で話してほしい」「今の部分はこれ以上掘り下げない方が良い」など、アドバイスをしたい場面が出てくることがあります。

この時に、どのように伝えれば良いのか...

事前に取り決めをしておかないと、発表者は伝えることに精一杯なので、チャットやメッセージに気が付きません。

開催前に、連絡事項があれば随時「ここでメッセージを流す」というルールを決めて、発表者も他の主催者側のメンバーもそのチャットには注意を払っておくという工夫をするとスムーズです。


オンラインメディア勉強会のコツ4:主催者だとわかる工夫をする

オフラインの勉強会であれば、メディアの方々はメインの席に着席され、主催側者は立っていたり、後ろの席に控えていたりなど、誰がスタッフで誰が参加者なのかが分かる状態になっています。

しかし、オンラインの場合は、全員同じ画面上に一律で並ぶので、参加者とスタッフの区別がつきにくい状態です。

そのため、スタッフは名前を「〇〇社〇〇」など、社名付きに変更したり、背景を会社ロゴに揃えるなどして、参加者からスタッフだと分かる工夫をしておくと良いです。

特に、背景を会社のロゴなどで揃えておくと、公式感が出せるのでおススメです。

勉強会に参加いただくのはこれからも良い関係を築きたいメディアさんだと思うので、顔を覚えてもらうという意味でも、「どこの所属か分からない〇〇さん」でいるよりも、「勉強会を主催した〇〇社の〇〇さん」と認識してもらった方が良いですね。

もし背景をロゴにするのが難しい場合は、ぜひお名前だけでも全員社名入りに揃えてみてください。

おさらい

1、メディア勉強会は緊急度は低いが重要度は高い
2、自社の広報活動の中でメディア勉強会の位置づけを決める
3、メディア勉強会開催に際しては、目的を明確にする
4、テーマ/切り口がメディア勉強会成功のキモ
5、オンラインメディア勉強会はオフラインよりも参加率が高い
6、オンラインでメディア勉強会を開催する際は、
  ・タイムスケジュールを作成する
  ・メディアさんとつながる導線を事前に作る
  ・主催者同士の連絡ルールを作る
  ・名前や背景を工夫して、主催側だと覚えていただく

もし、メディア勉強会を開催したいけれど、不安があるという場合は、コメントもしくはこちらのフォームからぜひご相談ください。現在、期間限定で無料のご相談を承っております。

また、オンラインメディア勉強会について、もっと詳しく知りたい!という方が多くいらっしゃいましたら、もっと細かく、タイムスケジュールの作り方などを書いていこうと思っていますので、「スキ」をお願いします。



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PR会社勤務&フリーランス。新卒で大手金融機関の広報部に配属。入社2ヶ月にして会社で不祥事が発生し危機管理広報を経験。その後数社で広報職を経験し独立。アパレル、飲食、ITなど幅広いPRを支援する傍ら、クラウドファンディングプロデューサーとして8プロジェクトで3500万円超を獲得。

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