社内コミュニケーションきっかけ作り vol.1-メンター制度の導入から

こんにちは！
メディフォン人事担当です😄

5月ももう中旬ですね！
皆さん元気に過ごされていますか？

いわゆる『5月病』の症状がでることがある時期ですが、
そんな時こそ横の繋がりが重要になるのではないでしょうか。

相談しやすい環境やちょっと雑談をしながらリフレッシュする時間など、
自分の中に溜まった思いを吐き出したり、
人との会話から新しい視点を得たり。

人とのコミュニケーションは、時には大変なこともありますが、
プラスのエネルギーをもらうことができる時間になることも多いですよね。

ただ、そのコミュニケーションですが、なかなか「きっかけ」がないと生まれないものだったりします。。
特にシャイな方が多い日本人はなおさら（笑）
組織活性化を考える管理職や人事であれば、どうすれば社内コミュニケーションが活発になるか、考えることも多いのではないでしょうか。

そんなコミュニケーション活性化のための取り組みの一つとして、今回のトピックは 「メンター制度」です！
今年から導入したメンター制度運用を通して、社内コミュニケーションに変化がありましたので、そのお話を紹介します😊

メンター制度導入の経緯

まず、メンター制度の紹介から。

メンター制度とは、所属する上司とは別に、年齢の近い年上の先輩社員や、社歴が近い先輩社員が新入社員や若手社員をサポートする、新入社員からすると相談しやすい兄/姉のような制度です。
メンターは英語のMentorからきており、直訳すると助言者相談役という意味合いになります。
サポートする側の先輩社員を「メンター」と呼び、サポートされる側の社員を「メンティ」と呼びます

引用元：https://achievement-hrs.co.jp/ritori/?p=5851

皆さんの会社ではメンター制度は取り入れていますか？
メンター制度に関して、どのような印象がありますか？

今では多くの会社で新入社員の教育やサポートの一環としてメンター制度を取り入れているため、既に馴染みのある方も多いと思います。

メディフォンでは、今年1月よりメンター制度を初めて導入しました。
そして、メンター制度を新入社員への一方的なサポートというよりは、社内コミュニケーションのきっかけづくりの一環として導入しました。

どういうことか。

もちろん新入社員のサポートとしての必要性も感じていましたが、
なによりも社員同士のコミュニケーション不足を感じたからです。

メディフォンはまだ30人程の小さな組織ですが、
事業の急成長急拡大により、人員も急拡大しております。
同時に事業が拡大しながら、
安定したより良い品質のサービスを提供するために、
組織として業務分担を明確にしながら取り組み始めている部分も増えてきています。

そのため、隣の部署が何をしているのかよくわからない、
自分の部署ばかり業務の負担が多い気ががする、というような思いや、
新しい方が入社しても、仕事で関わるまで話すきっかけがない、
どのように関わればよいのかわからず様子を見ている等、
新しいメンバーも既存のメンバーも含め、
コミュニケーションをとる機会が少ないという現状がありました。

加えてコロナ化で実際に顔を合わせる機会も減り、気軽なコミュニケーションをとる機会そのものが減ったことも要因にあると思います。

何より私自身入社時に上司以外の方と話す機会が少なく、孤独さを感じていた一人でもあります。。

そこで、課題を感じ社長との面談時に取り組みたいこととして挙げたメンター制度。メディフォンでは以下のように運用を開始しました。

運用方法

●対象：新卒・中途含め全ての新しい入社社員
●期間：入社後３か月間
●構成：１対１のペア制
●内容：1～２回程/月の面談実施
●面談内容：ざっくばらんな交流、勤務するにおいて困っていることがないか、事業理解・会社理解のサポート等

ここでこだわったのが、ペアの設定方法です。
メディフォンでは、年齢の近い人、同性、そしてあえて他部署の人同士をペアにしています。

例）新しい入社社員（メンティ）が営業の場合、先輩社員（メンター）は開発の方に設定、
新しい入社社員（メンティ）が総務の場合、先輩社員（メンター）は営業の方をペアにする等。

メンターを教育担当が行っている会社もありますが、
メディフォンでは、あえて教育担当とは別に、メンターを設定し、業務内容が違う方同士をペアにしました。

理由としては、違う業務内容の方がペアになることで、
先輩社員（メンター）としては、一歩引いた立場で客観的なアドバイスができること、新しい入社社員（メンティ）としては、近い直属の部署の方には言えない相談を気軽にすることができる。
また、他部署同士で組み合わせることにより、他部署の業務内容を相互が理解するきっかけになることができる、というメリットがあるからです。

もちろんその分、具体的な業務内容に関して相互理解が難しいことも多いというデメリットもありますが、その点は現場の教育担当がサポートできるため補うことができます。

メンター制度をきっかけに、社内の知り合いを増やしてほしい、話しやすい人が増えれば、今後仕事をする際も、相談や助けを求めることができる人が増えますので、お互いの助けになると考えたからです。
そして業務を一緒に行う際には、相互の苦労や取り組みを理解しておくことで、より支え合い補いあう関係になることができると考えたからです。

導入を通して見えてきたこと

メディフォンのメンター制度導入後半年近くたった今、
メディフォンでは新しい繋がりの輪が広がっているように感じます。

新しい入社社員からの感想：
「普段教育係の人にはなかなか忙しくて落ち着いて話すことができない中、いろいろな悩み事やお話がたくさん出来たので、気持ち的にもとても良くなりました。」
「メンター制度があったから、違う部署の人と知り合えて仲良くなれる機会ができてよかった」

先輩社員からの感想：
「今まで新しい人が入社しても、業務が違うとなかなか話すきっかけがなかったんだよね」

メンター役をお願いする際も、皆さん快く引き受けてくださり、
自分のメンティーのことを心配して気にかけてくださるようになったり、
メンターを通して新しい人との接点を持つことができたり、
他部署・違う業務を行う人同士での繋がりが増え、お話をする機会も増えていきました。

そして、新入社員、中途入社社員含め、
全社で新しいメンバーの教育やサポートをするという意識が目に見える形で表れてきたと感じています。

そのように変化を感じることができた半年でした。
もちろんメンター制度はあまり助けにならなかった人もいると思いますし、
今後改善すべき点もあると思いますので、
今後はより具体的なアンケートを実施し、運用面も改善していきたいと思っています。

コミュニケーションは無理に押し付けてできるものではないからこそ、
きっかけ作り、
接点をもつことができる仕組みづくりをしていくことが重要だと思っています。

今後もメンバーが増えていくメディフォンの人事として、
様々な制度や仕組みを作りながら社内コミュニケーションの自動循環がされるような取り組みを考えていきたいと思っています！

皆さんも良い仕組みや取り組みがありましたら、是非教えてください😄！

社内の雰囲気がわかるインタビューもありますので、
良ければWantedlyのインタビュー記事も覗いていただけると嬉しいです。

では、よい休日を！🌴
メディフォン人事担当でした😁


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