【ビジネススキル】心を揺さぶる伝え方
「上司が自分の意見を聞いてくれない…。」
「質問に答えたのに、相手のリアクションが薄い。」
そんな声が、日々職場から聞こえてきます。
私も大学時代や前職場では、伝えることが苦手でした。
大学で鬼教員と議論する時も、途中で自分が何を言っているか分からなくなり
「…。」(重い沈黙)
と、まさに蛇に睨まれたカエル状態でした(^^;
今日は、伝えるコツについてお話しします。
伝え方の王道パターン
伊藤羊一さんの大ベストセラー「1分で話せ」によると、主張と根拠の3段のピラミッドで伝えることが大事とされています。
・1段目・・・結論 (筋トレは体に良い)
・2段目・・・根拠 (基礎代謝が上がる。筋肉がつく)
・3段目・・・実例 (筋トレで5㎏痩せた。ストレスが発散された)
きっと誰もか一度は聞いたことがあるのではないのでしょうか。
ビジネス系や投資系の有名You Tuberは、
”結論からお伝えします。”と言って進める方も多いですよね。
私も、この文言を多用します。
聞き手の注意を引き付けられるのと、伝えたいことが締まるのが、良いポイントだと思います。
一旦間を置くこともできるので、落ち着くこともできます。
この伝え方を基に、相手からの問いに答えます。
ポイントは、Yes/Noで答える質問に対しても、理由と具体例をつけることです。
NG実例です。
A上司「Bさん、あの企画案通りそう？」
B同僚「いやー、ダメですねー。」
A上司「…。(え、何でダメだったの？)」
企画案どころか、このB同僚の返答もダメですねー。
自分が慌ててフォローする前に、A上司に先に越されて言われました。
A上司「どう、ダメだったの？」
NG例は、単なる結論のみの説明であり、そこで会話が終了しています。
結局、A上司が2回尋ねる手間を煩っているのが分かります。
下はOK例を示しました。
A上司「Bさん、あの企画案通りそう？」
B同僚「それが、通らなさそうなんです。何故なら××の点で予算上難しいのではないか、と指摘を受けたからです。」
A上司「了解。そしたら、〇〇分の予算を削ったらどうだろう。」
先に結論を述べ、結論を支える理由を添えるだけで明快になりました。
スマートな会話ですね。
仕事以外にも使える伝え方
上司との話し合いやプレゼン、何気ない会話でも、ちょっと想像力を働かせて伝えると、相手の心を掴めることがあります。
自分の身近な例を挙げると、
先日、飲み会の幹事をすることになりました。
参加者に店の情報を連絡する際に、心を掴む伝え方について考えてみました。
<概要>
・参加者は全員女性。
・お酒が飲めない人もいる。
・会費が4600円とやや高い。
・事前に食べたいものの調査済み。
＜ゴール＞
・相手のストレス無く、事前に会費を徴収したい。
以前は、このような内容で周知をしていたように思います。
・会場：居酒屋〇〇(URL:https://▼▼)
・住所：△△
・会費：4600円
・時間：18:30~2時間飲み放題
★事前に会費を集めさせてもらいます
これはこれで正解です。
ただ、事実を並べている感じは否めません。
受け手からすると
”会費高いなぁ"
"お酒飲めんけど、飲み放題なのか"
"事前にリクエストした内容は入ってるんかな…"
など、少し疑問点が残りそうですね。
そこで、想像力をはたらかせて、みんなの疑問を解消する文言を付け加えてみました。
事実に、相手が欲しいであろう情報を添えるのです。
・会場：居酒屋〇〇(URL:https://▼▼)
・住所：△△
・会費：4600円
・時間：18:30~2時間飲み放題(ノンアル多数あり)
・内容：10品(肉中心の和食+デザート)
★事前に会費をいただけたら有難いです
(お釣り用意しています)
最後に"お腹を空かせて楽しみましょー(*´з`)"
と添えてお送りしました。
すると、
”肉🍖！やった！”
と返事がありました。
こちらの狙い通り、喰いついてくれました。
人間の心理って面白いなぁと実感した瞬間でした。
会費の高さについては、品数をお伝えしたことと、会費を集める時に
「ちょっと高くてごめん。最近、物価高でどこも高いみたい(^^;」と一言添えました。
全員「そうだよねー。」納得してくれました。
それと、会費支払い時の手間をなくすために、"お釣りを準備している"ことを伝えました。
事前にスムーズに会費を集められ、当日は料理もお酒も美味しく、楽しいひと時を過ごせました。(※全員はやり病の陰性を確認したうえの飲み会です)
「美味しかった🎶」と言ってもらえると、お店を選んだ甲斐がありますね^^
相手の立場に立つことが大事
事実を言うことは簡単なのですが、相手に伝えて感情に訴えるためには相手の立場に立つことが大事です。
"相手はどんな答えを求めているか"
"どんなことにネガティブな感情を抱いて、何を言うと動いてくれるか"
を考える。そのうえで、相手に動いてもらいたいことを添える。
最初はむずかしいですが、トレーニングすると、課長や部長にも自分の考えを伝えられるようになります。
その時も、最初に結論⇒理由の順で端的に述べています。
自信がないと、ごちゃごちゃ余計なことを言いがちですが、そこは理路整然と立ち向かいます。
説明の前に、簡単なメモにまとめてイメトレすることも良い方法だと思います。
むしろ、自分の考えを言わないと相手のペースにのまれ、余計な仕事が増えることもあります。
なので失礼にならない範囲で、臆することなく発言しています。
また、メールだと自分の感情を抑えられてしまうので、
より相手の立場に立った文面を考えなければなりません。
私は、良いトレーニングになるなと思っています。
お互い仕事がスムーズにいくと良いですね☀
今日も充実した一日を^^