逆算思考で作る超効率的な資料作成術【目から鱗です！】

こんにちは、まさしおです！

資料作成に関わるテクニック、特に、初心者の方がつまづきやすいポイントについて、情報発信しています。

本日は、逆算思考で作る超効率的な資料作成術を紹介します。

資料作成で以下のような悩みを抱えていませんか？

・資料作成に時間がかかりすぎ、他のことができない
・その割には、品質が低く、やり直しが多い

これらには原因があるんです。

それは、資料の目的から資料作成をスタートしていないからです。目的を考えて、それを実現するためにどうするか？を考えれば最短経路で資料を作成することができます。

私は若い頃、とりあえず思いついたことを資料に書き始め、それを組み換えながら、資料を作っていました。このやり方だと、時間がかかる割に、品質が低く徒労に終わることが多いです。

本記事では、資料作成の目的からスタートする逆算思考の資料作成術を紹介したいと思います。

1.逆算思考とは何か

逆算思考とは、ゴールとなる未来を起点にして、現在を考える思考法です。

現在を起点として考える積み上げ型の思考と反対の考え方となります。

逆算思考の強みはゴールが明確であることと、過去から現在までの流れに縛られずに発想できる点です。

「過去からの延長性上の未来」へ惰性で進むのではなく「意思を持った未来」を設定し、そこに向かって何をすべきで、何をすべきでないかを明確にします。

2.逆算思考で作る資料作成術とは

それでは、逆算思考で作る資料作成術とは何でしょうか？

資料作成における目的を把握することからスタートするということです。

資料作成における目的とは、読み手に期待する行動を促すことです。

例えば、企画書を承認してもらう、課題解決を手伝ってもらう約束をとりつける、計画を承認してもらう、など

次に、目的を達成するためには、読み手が何を求めているかを把握することが必要です。

企画書を承認してもらうためには、読み手に何を伝えればよいのか？
課題解決を手伝ってもらうためには、読み手に何を伝えればよいのか？

目的を達成するために必要な読み手の関心事を把握するということです。

そして、その関心事に沿って、答えを用意するイメージで、資料としてまとめていきます。

目的はわかるとして、読み手の関心事を読み解くのは難しいと思っている方もいらっしゃると思います。

そうなんです。実はこれが一番やっかいなところではあります。

この点については、次章で解説していきます。

3.逆算思考を利用した資料作成術の弱点の克服

逆算思考で考えようとすると、どうしても読み手の関心事が何かを明確にしないといけません。

読み手に直接確認できれば、それが一番よいのですが、時間がないときや、読み手とそれほど深い関係でないときは聞けない場合もあるかと思います。

そのときに、どうするか？

それは、読み手の関心事を一般化し考える、これが私の答えです。

読み手の関心事を一般化するとは、社内の会議であれば以下のようなことです。

☑方針と合っているか？
・課題と対策が適切か？
☑本当にできるか？
・リソースは十分か？
・予算はどれくらい必要か
・期間はどれくらい必要か
・リスクへの対策は十分か
☑やる意味はあるのか？
・効果は十分か？
・効果を検証する方法があるか？

このように、一般化して考えておくと、読み手の考えを大きく外すことが少なくなります。

これらの問いから、必要に応じて、読み手の関心事に沿った質問を考え、それらに対して答えを用意すればよいのです。

また、私は、上記質問をブレイクダウンしたプレゼンの想定問答集を作りまし、以下記事で紹介しています。

このプレゼンの想定問答集を使って資料を作れば、読み手の関心事を外すことはかなり減らせると思います。

読み手の関心事を一般化するなんて本当にできるの？と思う方もいらっしゃると思います。

もちろん完全には無理だと思います。でも80%～90%はできるのではと思います。

それは、読み手の気にすることは人が変わっても、実は一緒で、質問の表現が違うだけだからです。そのことに最近気づきました。

先程あげた、方針と合っているか？本当にできるか？やる意味はあるのか？の3点は、社内プレゼンであれば、読み手は必ず気にする点です。

逆に今までこのような想定問答集が広まっていないのが不思議に思います。

また、こういったノウハウが世の中に広まれば、みんな楽になれるのになと思っています。

4.逆算思考で作る超効率的な資料作成術のまとめ

逆算思考で作る超効率的な資料作成術では、

1.逆算思考とは何か
2.逆算思考で作る資料作成術とは
3.逆算思考を利用した資料作成術の弱点の克服

の3点について解説しました。

逆算思考とは、ゴールとなる未来を起点にして、現在を考える思考法です。

逆算思考で作る資料作成術とは、資料作成の目的を把握→読み手の関心事の把握→読み手の関心事に答えを元に資料を作成するの3ステップです。

逆算思考を利用した資料作成術の弱点とは、読み手の関心事を把握することが難しいということです。

その解決策として、読み手の関心事を一般化して考えることを提案します。

読み手の関心事を一般化する手段として、以下記事で紹介している想定問答集を活用することをおすすめします。

最後まで、お読みいただき、ありがとうございました。

今後もがんばって、記事を執筆していきたいと思いますので、スキ・コメント・フォローなどいただけると嬉しいです。

今後も有益な情報を発信していきますので、応援よろしくお願いします！

私の自己紹介とサイトマップです。よろしければ、こちらの記事も読んでください。