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総務の業務改善でやったこと

Manami

今までの状況

・総務へのタスク依頼はSlackのDMが主流

課題

・余計なコミュニケーションコスト発生
・対応漏れが発生
・タスクがブラックボックス化し誰がどれだけ抱えているか不明瞭

改善策

1. 総務チャンネルを作成
2. DMで業務共有をしないを徹底
3. スプシ自動反映のワークフローを導入
4. 総務メンバーの役割の可視化

1つ目:総務チャンネルを作成

総務専用の依頼先がありませんでした。その為自然とDMに通知が来る流れを作ってしまっていたのだと気づく。

2つ目:DMで仕事のやりとりをしない

総務メンバーが増えるに連れ、お互いにクエッションマークのままタスクを引きずる事が増えました。

依頼側・依頼された側・依頼はされてないがフォローできる人が情報共有できる場として、グループチャンネルを使わない手はないです。
DMの方が気軽にメッセージし易い気持ちも分かりますが、スピードで圧倒するには避けたい所。

3つ目:スプシに自動反映されるワークフローの導入

1,2で総務チャンネルに依頼を集約できました。
ただ、総務のタスクめっちゃ多い、、!!
「誰が何をいつまでに対応するか」「完了したかしてないのか」がSlackだけだと埋もれてしまいました。

そこで作ったワークフロー。スプレッドシートと連携することで一発で完了有無が明確になりました。状況によっては他者がフォローに入るべきかの判断もすぐにつきます。

iCAREの先輩がこれやってるのめっちゃいいと思って真似てみた。めっちゃ良かった。

さっそく他部署のメンバーがワークフローの利用に協力してくれ、大変助かっています。

4つ目:総務メンバーの役割の可視化

他部署からすると、6人もいる総務メンバーの誰に何を頼めばいいか分からず困ってしまう状況が発生しました。
そこで総務メンバーが対応可能なタスクを見える化しました。

役割を決める際は、一人一人の強みが光りそうか?を軸にしています。
「自分の長所がこの場面で活きるから任せてもらえてるのだ」と、当事者意識を高めてもらえたら嬉しいとな思い割り振っています。
マルチな業務を抱える総務。日々タスクと奮闘しています。

Aさんのタスク管理シート。メンバーそれぞれのフォーカスポイントをメモしています。(強みならではの業務であることを共通認識とするため)

以上の改善策を通して、タスクがごっちゃごちゃのカオス状態からは抜け出せたなと実感しています。
総務メンバー同士の連携・フォローも強化されてきました。

まだまだ改善の余地はありますが、一歩づつ課題を潰します。更に伸びていく事業に耐えうる(かかってこいやとドヤれる)総務を作っていきたいです。

タスクを"こなす"スタンスより、私がこの業務をする意味を見出し取り組めるように。
そのためにも総務が存在する意義を落とし込み仕事に誇りを持てるマインドを育むのが私の使命かなと思うこの頃です。

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Manami
思考の整理整頓