テレワーク導入だけではコロナ対策は万全ではない～感染を見越した仕組みづくりのポイント３つ～

新型コロナウィルス対応、テレワークを導入して安心してませんか？

新型コロナウィルスをきっかけに企業のテレワークの導入が著しく増えました。
東京都の調査によると、3月時点で都内の企業の24.0%が導入していたのに対し、わずか2カ月で2.6倍の62.7%に上昇。
東京の200名を超える感染者数を見るとテレワーク継続を選択する企業が増えているのは当然だと思います。

テレワーク導入により、通勤時の感染やオフィスのクラスター感染のリスクを大幅にリスクを下げることが期待できます。
しかし、私生活における感染リスクをゼロにすることは出来ません。

スーパーへの食材の買い出し、たばこ、ゴミ出し、飲食店でのテイクアウトなど私たちが生活する上で「外出しない」ことは現実的ではありません。
何より、ずっと家に籠って仕事をしていると気が滅入ってしまいますよね…。

例え、極力外出を控えたとしても、子供が通学をしていれば、通学中に感染者に接触し、家庭内クラスターが起こる可能性もあります。
結局どんなに感染防止を徹底したとしても感染しない保証がありません。

もしもテレワーカーの誰かがコロナウィルスに感染した場合、そのメンバーの周囲は少なくとも2週間に渡りカバーする必要になります。

しかも、コロナウィルスにより隔離されてしまえば引継ぎの時間すら取れないかもしれません。
運よく引き継げたとしても、経験、スキル、顧客関係などから誰が代行して引き継ぐべきなのか揉めてしまうこともあるでしょう。

そうしている間にその人が抱えている業務や案件が滞ってしまい、納期に間に合わないという最悪なケースに陥る可能性があります。

そのため企業は社員が新型コロナウィルスに感染し、戦線離脱をしてしまうことを前提に仕組みを作ることが求められています。
本記事ではその仕組みづくりの3つのポイントをご紹介します。

ポイント1.  通常時より仕事量や納期に余裕を持たせる

社員が新型コロナウィルスに感染した場合、少なくとも2週間以上に渡り残された社員で通常の仕事量をカバーする必要があります。
すでにテレワークを実践されている方ならわかると思いますが、テレワークという慣れない環境に移行した当初はオフィス出勤時よりもパフォーマンスが落ちてしまいます。

それに加え、新型コロナウィルスの感染に限らず社員の離脱が発生した場合、仕事が正常に回らなくなることが予想されます。
通常時より仕事量をセーブし、納期に余裕を持たせておくことがテレワーク導入初期の効果的な備えになります。
社員の誰かが突然業務が出来なくなったとしても、急な事態にも無理なく対応できるゆとりを持たせることで、社員の働くことに対する安心感にも繋がるでしょう。

ポイント2.  業務を可視化・共有しスムーズに引き継げるようにする

実際に社員の誰かが新型ウイルスに感染してしまい、仕事を引き継ぐ間もなく入院してしまったとしても問題が起こらないような仕組みを整えておくことが必要です。

・　誰が何の仕事を抱えているのか
・　仕事の納期はいつで、進捗状況はどうなっているか
・　取引先とどのようなやり取りをしているのか
・　社内関連部署の依頼状況はどうなっているか
・　使用している資料はどこに保存・共有されているのか

このように各従業員の業務情報を整理・可視化し、随時最新の情報を社員間で共有しておくことで引き継ぎがなくても他の社員がカバーできるような状態にしておくと安心です。
各個人で業務状況を整理・文章化出来たら、同僚や上司に読んでもらい、客観的な視点から分かりやすさを指摘してもらうことで、内容をブラシュアップできると尚よいと思います。

ポイント3. 各社員のスキルや仕事量に応じてバックアップできる体制を整える

新型コロナウイルスの脅威は役職に関わらず平等に存在します。
ポイント2で記述したように業務を可視化し、共有出来ていたとしても
「誰が代行して業務を遂行するか」を巡り混乱が生じる恐れがあります。

リーダーや役職者など指揮者だけでなく、能力が突出したベテラン社員が離脱した場合、能力の関係上複数人でカバーする必要があるでしょう。
こうした事態に備えるには、

各社員のスキルレベルや仕事量を把握しておくことが重要です。

それらの情報を基に「どういうスペックの人が不在になった場合、周りの社員はどうバックアップするか」というカバー体制を決めておくとよいでしょう。
特にリーダーや役職者不在時の代行者を優先して決めることで円滑に業務を引き継ぐことが出来、現場の混乱を防ぐことが出来るでしょう。

全員分のシミュレーションを個別に作成する必要はありません。
時間も労力もかかりますし、従業員が多ければ多いほど非現実的です。

ここでのポイントは、想定されるパターンを考え、パターン別のバックアップ体制を整えることです。

今後の予想

東京都内における新規感染者数は増え続けており、いつ自社の人間が感染してしまうか分かりません。
テレワークにより自衛の努力をしても感染をゼロにするのは極めて困難でしょう。
テレワークに移行したからこそ、情報連携やバックアップ体制が重要であり、脅威に備えた体制や運用を準備しておくことで、深刻な事態を乗りきることが出来ると考えます。