イベント会場運営会社が語る！コロナ禍での懇親会の開催方法！
感染状況も落ち着かず、不安な日々が続いていますが、今年に入って「懇親会を開催したい」というお問合せがとても増えました。ただこのようにお問合せをさせる方の中には
コロナ禍でも懇親会を開催できるのだろうか、どうやって対策をすればいいのだろう、他の企業はどうやっているのか、などと模索されています。
イベント会場運営会社としてコロナ禍でも安心して懇親会を開催していただけるように開催方法についてまとめました。
■この状況で懇親会はできるの？
できます！
感染症対策の方法が確立され、皆さんも意識せずに対策をとっている方が多いかと思います。参加人数の制限はありますが、感染症対策をすれば懇親会を行ってもよい会場がほんとんどでしょう。
基本的には東京都から飲食店向けに発令されている方針を基準として準備をしていただければと思います。
下記は2022年5月20日時点の発令内容です。
■コロナ禍での懇親会のやり方
立食スタイルもできますが、現状の感染状況では着席スタイルが望ましいです。立食スタイルのほうが多くの人と交流でき、歓談もしやすいです。またセミナーや講演会後に懇親会を行う場合は転換にも時間がかからないので立食スタイルを希望される方も多いですが、ご飯を食べるとき、飲み物を飲むときはどうしてもマスクを外し、そのまま会話をしてしまいがちです。お酒が入り、盛り上がるとつい声も大きくなってしまうため多くの人と感染症対策を徹底するのが難しいので着席スタイルを推奨しています。
■守るべきポイント
弊社は下記の項目を指標とし懇親会の開催をサポートしています。
横並び席、対面席の距離は1ｍ以上確保する
1テーブルの人数上限は4名まで（アクリル板がある場合は制限なし）
飲食時間2時間まで（アクリル板がある場合は制限なし）
お酒の提供時間は11時～21時の時間内のみ
お酒は1人350㎖缶3本まで(泥酔者には提供不可）
食事の取り分けはビニール手袋とマスクを着用する
食事以外の場面でマスク着用を徹底する
身体的距離は1ｍが必要です。
コロナ前の懇親会のように”大勢の人が一つのテーブルに集まって交流をする”立食スタイルは現状はできませんが、イメージ画像③のように足形マークを設置し対策をしっかり取っていただくことで立食も行っていただけます。
ただ感染が拡大したら立食ができない可能性もありますので状況に合わせて対応できるように着席、立食どちらも準備をしておくこともおすすめです。
開催日の2週間前までであれば参加人数の変更は受付けてくれるケータリング会社も多いです。懇親会をやらないという判断ではなく、少ない選択肢の中ですが、よりよい懇親会にできるように検討をしていきましょう。
■どんな対策を取ればいいの？
ただ制限ばかりだとせっかくの交流の場がもったいない場になってしまいます。またイベント開催される主催の皆さまも疲れてしまいますので具体的に懇親会で行える感染症対策を紹介します！
注意喚起をスクリーンへ投影
基本的には通常通りの感染症対策を行っていただきますが、懇親会が盛り上がり、お酒も入ると立食・着席どちらの場合でもだんだんと通常通りの感染症対策ができなくなることが多いです。
催事担当者がどんなに声がけをしてもキリがなくなってしまうので下記のような図を懇親会中はスクリーンに投影することをおすすめします。
弊社では注意喚起のパワーポイントデータを用意していますので、弊社運営会場で懇親会を行う際に必要であればお申し付けください。
全員が目で見て分かるような対策がいいですね。
お菓子とドリンクだけにしてしまう
交流が目的なのであれば豪勢な料理がなくても、お菓子・焼き菓子だけでも盛り上がります。しっかりとしたお料理を提供する場合は2.5時間ほどかかりますが、お菓子にすることで少しでも会場滞在時間を減らすことができ過度な接触を減らすことができます。ドリンクは紙コップでの提供ではなく、口が狭い缶やビンで提供をします。お酒を提供する場合も同じくです。懇親会ではお決まりのお酌も接触を控えたほうがよい現状ではやめたほうがよいでしょう。
ブッフェ式の場合は順路を決めて一方通行に
レイアウトや会場の広さにもよって順路を設定できない会場もあるかもしれませんが、料理卓から自席までの順路を一方通行にすることで参加者同士が近距離ですれ違わないようにすることができ、接触を減らすことができます。
着席スタイルで個別提供のお料理が理想
しっかりと対策をするのであれば着席スタイルでお一人ずつにお料理を提供する形が理想です。1品ずつ提供するコース料理はおもてなしの心を感じることができますが、その分増える配膳スタッフの人件費やカトラリーの費用など追加でコストがかかります。そのため予算が気になる方はワンプレートのお料理であればコストも通常の懇親会時と同等くらいに抑えることができますし、配膳スタッフとの接触も減らすことができます。
■会場を選ぶコツ
次は懇親会会場の選ぶコツについてもご紹介します！
十分な換気がされている
広々としたレイアウトでソーシャルディスタンスが確保されている
感染症対策グッズが揃っている
状況に応じて柔軟な対応をしてくれる
下見やお問合せをする際に会場スペックは確認をされるかと思いますが、換気量は見落としがちです。コロナ禍の懇親会はどのくらい3密を抑えることができるかがポイントだと思うので、換気量も確認をしてみてください。
また感染状況が悪化した場合の対応なども確認が大事です。キャンセルという判断ではなく、どうやったら開催出来るのかを考えてくれる会場もありますので相談をしてみるのもいいでしょう。
■マグネットスタジオでは
マグネットスタジオは不安定な状況の中でも安心して懇親会を行っていただけるように各会場でガイドラインを用意しています。このガイドラインは「東京都の要請内容」「関連業界団体ガイドライン」「コロナ禍イベント開催時に一般的になっている対策」を踏まえ、基準を明確にしているので懇親会を検討されている場合はぜひ参考にしていただければと思います。また東京都の要請内容の変更に応じて更新しているので定期的に各会場HPにございますガイドラインをご覧ください。
まだ感染者数も増えているので人が多く集まるセミナーや講演会を行うのも不安なのに懇親会を行うとなるとリスクがぐんと上がりもっと不安になるかと思います。どうやって開催したらよいのか迷われている方やコロナ禍での初めてのイベント開催でも安心して準備いただけるよう弊社は皆さまをサポートします。開催時の不明点などございましたら、お気軽にお問合せください。