#106 メール…口頭…どっちがいい？

仕事をする上で、必ず誰かとコミュニケーションをとりますが、

メールするか直接声をかけるか…どうしよう…

こんな風に迷うことはありませんか。

すぐそばにいるのにメールをするのはよそよそしいし、
だからといって忙しい時に声をかけるのもな…

考え始めるとキリがありません。

最後には、「メールか口頭、どっちがいい？」なんて
相手に聞いてしまうなんて話も耳にします。

そこで今回は、「仕事の効率が上がるコミュニケーション」
についてお伝えします。

１．うまく使い分けると効率が良くなる

✓ 全てメールで済ませる
✓ 全て対面で済ませる

こんな方もいらっしゃると思います。

この方法が悪いとは言いませんが、
使い分けることによって、仕事の効率が上がるので
私は使い分けることをオススメします。

例えば…

✓ 感情重視：対面（直接口頭で伝える）
✓ 情報重視：メール

正確により多くの情報を伝えたい場合はメールの方が確実。
顧客とのコミュニケーションなど、直接顔を見て話したい時は対面。

このように何を目的にコミュニケーションをとりたいかによって、
取る手段を変えると仕事の効率が上がります。

２．目的に応じた使い分け方（ご参考）

どのコミュニケーションが、どの目的に合っているか、
また、どんなデメリットがあるかを私の経験も含めてご紹介します。

メール
○ より多くの情報を相手に読んでもらいたい時
○ 急ぎの要件でない時（相手の時間を拘束しない）
△ 相手に見落とされる可能性
△ メールばかりだと冷たい印象をもたれる

ビジネスチャット
○ リアルタイムで会話やファイルのやりとり可能
○ グループ内での情報共有も可能
△ 会話を長時間続けるには向かない
△ 短文になりがちで、誤解を招く原因になることも

電話
○ 急ぎの用事やリアルタイムで連絡を取りたいとき
○ 手軽にコミュニケーションを取れる
△ 相手の手を強制的に止めてしまう（生産性低下の恐れ）
△ すれ違いなどの時間ロス

対面（口頭）
○ 部下の教育や取引先とのコミュニケーションが必要なとき
（相手の信頼を得やすく、仲間意識をもたせたいとき、など）
△ 相手の手を強制的に止めてしまう（生産性低下の恐れ）
△ 情報量が多いと、伝わりきらない可能性

どの手段が最もよいということはなく、
それぞれの目的に合った手段を上手に選ぶ必要があります。

また、私は相手の状況によりコミュニケーションのとり方を
変えることが多いです。

私の上司は私の真向かいで仕事をしていますが、
私はほとんどの場合、メールを活用します。

なぜなら、私の上司はめちゃくちゃ忙しそうだからです。

小難しい文書を読んでいたり、細かい数値をみながら唸っていることが
多いので、声をかけて中断させてしまわないように気をつけています。

この様に、相手の状況がある程度分かっていたら、
相手の負担が少ない方法を選択するのもオススメです。

３．オンラインとオフラインの向き不向き

また、対面といっても、疑似対面（オンライン会議）も優れた
コミュニケーション手段ですよね。

とはいえ、例えば会議をするといっても、これまた
目的によって向き不向きがあると考えています。

対面会議
○ 関係者を一堂に集めて物事を決める
（正式な会議として関係者の承認を得られる）
○ アイデア出し、活発な議論をしたい
△ 実施頻度が高い会議（仕事の生産性低下の恐れ）

Web会議
○ コスト削減、時間の有効活用（遠方からの参加者がいる場合）
○ 情報共有や意見交換など重要度が低い会議
△ 物事を決める、密なコミュニケーションが必要

Web会議ツールなどは、顔をみながら会話することができるので、
ある意味で対面している部分もあり、活用範囲も広いですが、
物事を決めるための場にはイマイチ向いていなかったりします。

４．まとめ

いかがですか。

仕事をする上で様々なコミュニケーション手段があるのはいいことです。

しかし、手段が多いので何を用いて相手とやりとりするか、
迷うこともありますよね。

でも、どの手段が最もよいということはありません。

それぞれの目的に合った手段を上手に選ぶと
それだけ仕事を効率よく進めることができます。

✓ 日常の連絡手段はチャット
✓ 本社と支社の会議はWeb会議
✓ 重要な決定事項を伴う話し合いは対面の会議

のように、目的に合った手段を上手に使いわけましょう。

今回はこれで終わりにします。
ではまた。

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