【社会人必見】仕事ができるようになる質問の答え方

広告代理店と大道芸人の二足の草鞋の吉田一貴です。34週目のnoteは質問の答え方について書いていこうと思います！「質問なんて、ちゃんと答えれるよ！」と思う方も多いと思いますが、私含め、意外とできてない人が多いと感じたので、最近、意識していることを紹介しようと思います！これを読めば、コミュニケーションがスムーズになったり、上司からその答えが欲しかったと評価されるようになると思います！

下手な答え方

皆さんもこんな経験ないでしょうか？

「○○の仕事終わった？」→「今、ちょうど情報収集してて、○○さんと連携とってて、それの返事帰ってきたら、PPTに落としてまとめる感じです」

「店の予約とってくれた？」→「今、お肉と魚の店で迷ってて～みんなの家から近い渋谷駅付近で探してる感じ」

仕事でもプライベートでもよくあるパターンかなと思います。私もよくこういう回答してしまいます。プライベートはまだしも仕事でこのやり取りは非常によくないです！

何故なら、この回答は質問に答えていません！

YESorNOの質問に対して、聞いてもない言い訳をひたすらしています。もちろん、回答の流れからNOと答えているのは分かりますが、スマートではありません。質問者は言い訳を聞きたいわけではなく、YES/NOが知りたいだけです。しかし、質問したからには最後まで聞かないといけないし、最終的には、「とりあえず、まだできてないってことだよね？」と改めて質問をするような着地になります。相手の時間を奪った上に分かりづらい回答をして結局、同じような質問をさせてしまいます。

何故、下手に答えてしまうのか？

下手な回答をしてしまう理由は大きく２つあります。

ネガティブな回答をしたくない

実はポジティブな回答であれば、質問にスマートに答えれることが多いです。

「○○の仕事終わった？」→「○○の仕事は自分で情報収集しただけでなく、○○さんと連携とってその情報も入れて、PPTにまとめときました！」

さっきの例を無理やりYESのパターンにしましたが、凄く違和感ありませんか？おそらく、こんな恩着せがましく回答する人は少なく、単純に「終わってます！」とYESと回答することが多いと思います。

無意識上でネガティブな回答をしないようにしてしまいます。ただ、どちらにしろNO！と言うなら結論ファーストで伝えたほうがよいです。ネガティブな回答は質問者にストレスを与えるかもですが、回答が下手でさらにストレスを与えるのは避けたほうがよいかと思います。

自分勝手な回答をしている

自分が回答したいことを回答しているパターンです。こちらの場合は先ほど、違和感があったYESパターンの例をやってしまうタイプです。相手が何を知りたいか何故、その質問をしたかを考えず、自分が言いたいこと知ってほしいことを回答しています。

これは非常に危険な対応で質問が下手というより、コミュニケーションが取れない人という烙印を押されてしまう可能性があります。こういう人は自分はちゃんと回答しているのに、周りが理解できてないついてこれないなど考えてしまうパターンが多く、言い換えや例え話など別の表現で回答を試みますがそもそも回答が間違っているため伝わりません。伝わったと思ったときは相手が諦めたときです。

上手な答え方

下手な答え方をしているタイプを2種類紹介しましたが、経験したことがあるのではないでしょうか？質問者も回答者もストレスがなくなるよう、上手に答えるために私が意識していることを紹介します！

結論ファースト

一つ目は、「結論ファースト」です！まずは、相手の質問に答えましょう！YES/NOの質問ならYESorNOで答えましょう！いろいろ話したい気持ちは抑えて相手が最も知りたいことを答えて待ちましょう。もし、NOと答えて、「何故？」と聞かれたら「○○が時間かかってます」など理由を答えいましょう。「いつ終わりそう？」と聞かれたら「明日の15時には終わる予定です」と答えましょう！いろいろ答えなくても相手が知りたいことは自然と質問してくるはずです！

事実と仮説をはっきり分ける

二つ目は、「事実と仮説をはっきり分ける」です！

事実：実際に起こった、または存する事柄。

仮説：ある現象を統一的に説明するために立てた仮定。

それぞれの意味は上記です。話してる内容が事実で覆しようがないものなのか、仮説で自身はそう思っているものなのかをはっきりすることで、質問者が事実は把握しておけばよい、仮説は検討や考えるなど正しくその後のやるべきことを伝えることができます。

まとめ

ネガティブな回答は言い訳を言いたくなってしまうので注意

自分勝手な回答は避けて相手が何を知りたいかを考える

「結論ファースト」と「事実と仮説を分ける」を意識する

私もまだまだ、意識が抜けて下手な回答してしまうので、努力の途中です！いろいろな方と仕事をしてできる人は上手な回答をしていると思うので、是非、このnote読んだ方も意識するのをお勧めします！

ここまで読んでいただきありがとうございました！いいね！コメントよろしくお願いいたします！