#4 無駄な会議撲滅委員会

ビジネスパーソンが仕事の質を上げ、主体的に働くために今すぐ減らすべき3つのコト、ご存じですか？

頭文字を取って「SSK」

・接待
・査定
・会議

その中の、会議時間はほとんどにおいて無駄の多い時間だと思います。
コロナ禍でテレワーク化が進みましたが、会議については減った会社と増えた会社が二分されるそうです。
会議は参加しているだけで仕事している気になりますからね。

でも、ホントにその会議、必要ですか？

この会議時間を減らすHOW TO本に出会いましたので紹介します。

「世界で一番やさしい会議の教科書」榊巻 亮（日経BP社）

物語風になっていてとても読みやすいです。
さてその内容はというと・・・
（以外、本の内容に関する記述あり）

サラリーマンが生涯費やす会議時間は8万時間！

万ですよ、万！
そのほとんどがムダな時間なんです。

資料の内容を朗読するだけだったり、偉い人が偉ぶってみたり、聞いていない人、上の空の人、内職をしている人etc...

オンライン会議でたまにいる、マイクもカメラもオフしている方、
カメラの向こうで本当は何しているの？

そんな参加者に対して一方的に偉い人がただ語り続ける時間・・・付き合わされる方も被害者です。

なので会議の効果性を主体的にUPさせないと、結局自分の人生に占める多くの時間を損をするということになります。

そこで、本書で語られる会議を短くするポイントが3つあります。

１．資料は事前送付か最初に読み込み時間をつくるなどして会議中には絶対に読み上げない
２．会議のゴールと時間割を冒頭に共有する
３．最後に決めたこと、ネクストアクション（次までに誰が何する）についてまとめる時間を作る

ではこれに沿って、実際に会議時間を減らすために会議を変えましょう！

ここまで来てみなさんは思うわけです。

・・・え？私がやるんですか？

と

実は会議を変えるのは会議の主催者ではなく、若手やメンバーの役目なんです。

「偉い人が会議の仕組みを変えればいいじゃないか」
そう思うかもしれませんがそれは永遠に果たされないことなのです。

偉い人にとって会議の時間というのはとても心地よい時間なので変えようとはしません。

なぜかは偉い人の立場になってみると分かります。

偉い人にとってみたら会議の時間では誰からも叩かれないし、自分は偉そうに意見言っているだけで、部下はハイハイと言われたとおりに動いてくれるものですからね。

ですので会議を変えようと思ったら、下の人間から変えていかなければなりません。

でもいざ若手が奮起して、会議をファシリテートして会議の仕組みを変えてくださいと言われても、よほどラポールが形成された環境でないと、「私がこうやって会議のやり方を変えます」なんてハードルも高くて実現性が低いと思います。

そこで本書が薦めているのが「隠れファシリテーション」です。

隠れファシリテーションのポイントも3つです。

１．最初に「今日の会議ってゴールはどこになりますか？議事録に書いておきたいのですが」と言う
２．議事録は皆に見えるようにホワイトボードに書く（最初に1のゴールと、会議の時間割を記載する）
３．会議の最後に「確認させてください。今日の会議で決まったことって〇〇ですか？と聞く」

ホワイトボードは気張らずに、1の終了条件と時間割と３の決めたことさえ書いておけばあとはメモ程度でOK！

これで会議の目的をブラさず、脱線しにくく、決まったこともはっきりと明らかになりネクストアクションに進めるようになります。

この隠れファシリテーションで会議の質を上げて、ムダな時間を減らしましょう。

皆さんが若ければ若いほどこの先の無駄な会議の時間は長いはずです。

早めに減らすアクションを取ることで、主体的に自分の仕事に取り組む時間も増えます。
何よりもチームメンバーの大切な時間を奪うことにならなくて済みます。

私自身も自分で開く会議の冒頭には「今日のゴール」「前回決めたこと」この2つを明示してからスタートします。

それでも無駄に長引いてしまったな、と思うこともありますので、今後も日々研鑽していきたいです。