仕事の質・量・スピードを向上させるコツ

2023年が明けてから、次々とお仕事のご相談をいただき、とてもありがたく思っています。昨年の後半は、特に仕事のスピードを評価いただきました。スピードが速いことで、企画や原稿を練り上げる時間が多く使えるので仕事の質が高まり、多くの仕事量をこなせる、という好循環が生まれました。

フリーランス、個人事業主として仕事のスピードを上げることができたポイントを、原稿執筆や企画案作成などの実務だけでなく、その他のさまざまな面から考えてみました。

原稿執筆の時間を短縮できた理由

一番大事なことは「何に時間がかかるか」を見極め、その部分から改善していくことです。私の場合、事前の下調べと構成案作成にもっとも時間がかかり、構成案にOKが出てからの執筆は、スピーディーに進めることができます。ということは、構成案を素早く提出できれば、その後の作業はスムーズに進められるのです。そこで、次の方法を取りました。

・執筆の打診があったら、その電話やメール、チャットが一段落した瞬間から10分程度は、情報収集を行う
・そのままの勢いでメモ帳やWordファイルに簡単な構成案を書く

雑でもいいので、この作業を行っておくだけで、正式な依頼が届いてからの構成案作成がスムーズに進みます。

セミナーや研修の企画案やレジュメ作成の時間を短縮できた理由

依頼があってから企画を考えるのではなく、時間があるときに
「こういうテーマのセミナーや研修だったら、自分は何を話すだろう？」
と考えておいたことが、大きな理由です。

営業活動の時間と労力を少なくできた理由

過去にどのような企業様と相性がよかったか、逆にトラブルが多かったのはどのような企業様だったかを振り返りました。そして、相性がよいと思われる企業様に絞って、営業活動を行いました。

営業活動には、自分カタログを使って成約率を向上させました。

私はいくつかの、人材マッチングサイトを利用しています。初めはできるだけ多く登録して使ってみることが大事です。いっぽう、どこかの時点からは「相性が良いサイト、あまり成約につながらないサイト」を見極め、利用するサイトを選んでいくことも必要です。

まだまだ課題は多く、ウェブサイトの改善や自己PR分の練りこみなどが足りていませんが、できるだけ早く進める予定です。

仕事全般で気を付けたこと

メールやビジネスチャットの返信はできるだけ早くします。すぐに返信できない状況にあるときは、「何時なら返信できるのか？」を必ず伝えます。

また、原稿執筆や構成案作成、セミナーのアジェンダ作成などの際には

・なぜこの題材を選んだのか？
・この題材を選ぶことで、参加者や実施会社にどのようなメリットがあるのか？
・公的機関などが発表しているデータを参照した場合はその旨

などを書き添えてお送りしていました。思考の過程をお伝えすることで相互理解が深まるとともに、打合せの時間が短縮できます。

1つの仕事を次のステップにつなげるために

お客様に喜んでいただくために、1つ1つの仕事に没頭することも大事です。でも、1つの仕事が終わるたびに、記憶からそれをすべて追い出し、次の仕事に取り掛かるというやり方は、効率が悪いです。

1つの仕事で得た知識や経験を振り返り、それがいつか役に立つと信じて、記憶に残すかメモを取っておきましょう。このことの積み重ねが、仕事全体の効率化につながります。

手帳を活用した予定の立て方でよかったこと

以前、私の手帳の使い方についてご紹介したことがあります。

上記のnoteには、記録の取り方や反省の仕方などを主に書いており、将来の予定の立て方についてあまり書けていませんでしたので、今回書きます。

まず、使わないページ（私の場合、昨年の12月のページなど）に、1年後にどうなっていたいかを考えて目標を書きます。取引先の数や収入など、数値として表せることを書くと分かりやすいです。
仕事以外のこともちゃんと考えます。5キロ走れるようになりたいとか、編み物で2着の服を仕上げたいとか、旅行にいきたいとか。

そして「1年後にこの月収を叶えるには、半年後（6月ごろ）にはどうなっていなければいけないか？」を考え、続いて「4月ごろや2月ごろには？」と考えてメモしていきます。
メモしていくうちに「目標が高すぎて無理だ」とか「準備期間が必要なので初めは目に見える動きが出にくいが、年の後半には一気に加速できそうだ」などの予想ができます。それらの考えの過程も書いておきます。

考えがまとまったら、年間計画表のページや、月ごとのページなどに清書していきます。
清書だけを残すのではなく、思考の過程も残すことで、目標の達成度を測るときや、リスケジュールのときにも、参考になります。

仕事以外で気を付けたこと

仕事をスムーズに進めるには、仕事以外の時間の過ごし方もとても大事です。まずは「どういうときに調子が悪くなるか？」を考え、そのことを避けましょう。

私の場合は「体が冷えたとき、運動不足の時」に体調が悪くなったり、イライラしたりしやすいことが、手帳につけた記録から読み取れました。

冷えを改善するために、入浴や足湯の時間をしっかりとりました。また、同じ姿勢で仕事を続けると、どうしても体のあちこちが凝ったり、冷えたりします。こまめに体を動かすことを心掛けました。以前に購入したエアロバイクのおかげで、外に出かけられない日も運動がしやすかったです。

また「仕事は忙しくて充実しているものの、休日になると何をやっていいかわからない」ようなときは、精神面の調子が悪くなっている兆しだとも気づきました。そこで、実際にできるかどうかは別として「余暇の時間にやること」をいくつか考えておきました。ヨットに乗ることや、動物園めぐりなど、まとまった時間が必要な趣味も、あえて時間を取って楽しみました。

以上のように、仕事のスピードを上げ、質を高めるためにさまざまな工夫をしたことで、仕事の時間がとても充実しました。私の経験が、どなたかのお役に立ちましたら幸いです。

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