資料作成に大切なのは思いやり

最近、職場で昨年度版の既存のPowerPoint資料を
今年度版に修正する仕事を任せていただいた。
ただ、PowerPointなんてほとんど触ったことのない私から見ても
資料が壮絶にダサいと思った。

全体的に文字ばかりでそもそも読む気にならない、
何でもかんでも表にまとめすぎ、
ポイント部分が目立たずそもそも資料が何を訴えたいのか分からない。

この資料は、全従業員の教育資料として
毎年更新して展開されているらしいのだけど、
私なら「文字ばっか」の時点で読む気が起きない。

この教育資料の目的が、
「全従業員に読んでもらって内容を理解してもらうこと」
だとしたら、読む気が起きない時点で終わってるので
読みやすく効果的な資料にするための全面リニューアル作業が始まった。

私は今までプレゼン資料をろくに作ったこともなく、
見やすい資料が何かがわかってないと見やすい資料は作れない。
「見やすい資料の一生使えるデザイン入門」
「プレゼン上手の一生使える資料作成入門」を読んでお手本にした。

色やフォントサイズの効果的な使い方やフォントの選び方、
きれいに画像や文字を配置する大切さなど
Webデザインからデザインの基礎は学んでいたので
知識が活かされた。

特に目立たせたい部分だけアクセントカラーや太字にする。
数字のフォントサイズは大きめにして強調する。
既存の吹き出しはそのまま使うとダサいので
図形を組み合わせて吹き出しを作成する。
文字ばかりになる場合は、なるべく図解やアイコン化して可視化する。

見てから理解するまでにかかる時間をどれだけ短縮するか
読み手に読む気をどれだけ起こさせるか
「めんどくさいから読みたくない」と思われてしまうと
どれだけ頑張って作成した資料も結局意味がないので
作成する前に「この資料を作る目的は何か」
「見やすい資料とは何か」を理解することが資料作成のスタート。

資料作成に大切なのは読み手が読んでいるときを想像して
「どうしたらもっと読みやすくなる？」
「どうしたらもっと使いやすくなる？」を考えること。
読み手への思いやりや愛情がより良い資料作成につながる。