平凡社員のビジネスパーソンノウハウ⑥（How（どのように）：会議①）
本稿は、『仕事をするうえで重要な２つのこと』のうち「１．その仕事のゴールは何かを常に意識する」の中の「How（どのように）：会議」の具体対応（ハウツー）について触れる。（↓以前の投稿）
◇How（どのように）：会議
本稿では、仕事のアウトプットの一手法として、会議をどのように行うか、その具体的方針について触れる。
■具体対応（ハウツー）
〇会議
会議について、自らが主催者かつファシリテーターである場合を前提として、会議を円滑に進めるための、会議の準備から会議終了までの具体対応（ハウツー）を説明する。
ここで会議は大きく２種類に分けて考えたい。参加者で情報共有・相談・意思決定を行う会議と、アイデアを出し合う会議（ブレインストーミング）である。
今回は、参加者で情報共有・相談・意思決定を行う会議について説明していく。
◎参加者で共有・相談・意思決定を行う会議
この種の会議について、会議を円滑に進めるための具体的な手順を説明していく。手順は以下に示す通りである。
＜会議開催の手順＞
会議の目的を整理する
目的を達成するための会議参加者、開催日を決定する
アジェンダ（議事次第）を作成し、会議案内を発信
会議資料の作成と上司のレビュー、会議資料の発信
会議の開催
会議後の対応
そして、会議の開催にあたって、手順を問わず意識しておきたいことは、以下の２点である。
・会議の目的を明確にすること
・会議の冒頭で関係者の認識に齟齬を生まないこと
この２点を念頭に置いて、それぞれの手順を確認して欲しい。
１．会議の目的を整理する
まず、会議の主催者として改めて明確にするべきは、なぜ会議を行うのか（Why）、会議の目的である。目的が定まれば、自然と誰に参加してもらう必要があるのか、いつまでに会議を開催する必要があるのかも決まってくる。
目的を設定するにあたっては、特に
・会議で参加者に何をして欲しいのか
・会議後にどのような状態になって欲しいのか
を意識する。
上記の目的設定ができれば、会議までに参加者に事前に準備して欲しいことを連絡したり、会議の進め方が明確に整理できる、会議中に議論が本筋から逸れたときの軌道修正をし易くなるなど、より効果の高い会議に繋がっていく。
２．目的を達成するための会議参加者、開催日を決定する
手順１で設定した目的に応じて、関係者へ参加依頼や開催日調整する。
参加依頼にあたっては、関係者に対し手順１の目的や、その背景、関係者に何を求めているのかを含んだ内容で、参加依頼を出すのが望ましい。参加者の立場からすれば、なぜ自分がその会議に参加する必要があるのか、何を求められているか分からなければ、会議に対する意欲が湧かないからだ。
また開催日の調整にあたっては、ただ都合の良い日を聞くのではなくて、主催者側の都合の良い日を提示の上で選択してもらうのがよいだろう。
３．アジェンダ（議事次第）を作成し、会議案内を発信
重要な手順である。どのような議題について議論するのか、アジェンダ（議事次第）を作成して、会議案内を発信する。
この議事次第が、しっかりと会議の目的に沿ったものであれば、大体の会議は上手くいく。
４．会議資料の作成と上司のレビュー、会議資料の発信
アジェンダに沿った会議資料を準備する。
この会議資料作成にあたって注意したいのは、いきなり議事次第の中身に入るのではなくて、会議冒頭で会議参加者の頭を揃えるため、会議の目的とその背景、関係者に何を求めているのか、を説明するための資料を最初に用意することである。
会議資料案ができれば、上司のレビューを受けて、会議資料をあらかじめ関係者に発信しよう。
また、会議の開催日前日や当日に、会議のリマインドの連絡を送るのが望ましい。会議当日に参加者が揃わない、遅刻してくる、ということが無いように気を配ろう。
５．会議の開催
会議開催である。この手順では、具体的に会議でファシリテーターとしてどう立ち回るかについて説明する。
意識したいのは、以下の点である。
・冒頭で会議参加への礼を述べる
・冒頭で会議の目的、背景、関係者に期待することを述べる
・都度、参加者の反応を確認する
・結局、会議を踏まえて誰がいつまでに何をするのか、最後におさらい
これらを踏まえ、進行台本を後述する。
会議進行中にあたっては、最後に「会議を踏まえて誰がいつまでに何をするのか」をおさらいする、ということを念頭に置いて、会議を進めていただきたい。
＜進行台本例＞
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〇〇部の〇〇です。
本日はお忙しいところお集まり頂き、ありがとうございます。
▲▲に向けた会議を始めさせていただきます。
まず会議の【目的】ですが、今回皆様にお集まり頂いたのは、
▲▲に向けて、XX月末までに■■をする必要があるため、
取りまとめ役の当部としては、その業務計画案を関係者の皆様に共有し、
■■を進めて頂きたいことから、今回の場を設けさせて頂きました。
ここまで、よろしいでしょうか。
それでは、アジェンダに沿って進めさせて頂きます――。
（～議題１を説明～）
この内容について、ご意見ご質問はありますか。
（～以降、すべての議題について繰り返し～）
ありがとうございました。用意した議題はすべて終了しました。
全体を通して、何かご意見ご質問などはありますか？
それでは、今回ご確認いただいた通り、この業務計画案で進めていきます。
◆◆までに各部署に資料を提出いただきますよう、よろしくお願いします。
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また、若手社員であれば議事の作成を任される場合もあると思う。昨今はオンラインで会議することが多いと思うが、その場で議事を画面共有しながら作成していくと、参加者全員の認識も統一できて、かつ後から自分の記憶やメモを頼りに議事を作る必要がなくなるので、無駄な時間を削減できる。
６．会議後の対応
会議が無事に終了した。だがこれで終わりではなく、会議中、ないし、会議後に作成した議事と、「会議を踏まえて誰がいつまでに何をするのか」をメールで再周知しよう。
会議のうち、参加者で共有・相談・意思決定を行う会議の具体対応に関してはここまでとする。
アイデアを出し合う会議（ブレインストーミング）については別途次稿以降で説明することとしたい。
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