なぜ、資料をつくるとき、頭の中がこんがらがってくるのか

はじめに

副業を始めて、起業家さんの営業資料作成をお手伝いしたときに、ふと感じたことをまとめようと思います。

伝えたい内容をアウトプットするところまでは出来るのに、そのあとの資料作りにおいてどこでつまづくかというと、そのアウトプットした多種多様（で膨大）な情報をどう捌いていくか、ということです。

資料の中で情報をどう整理していけばいいのか

・資料には一本の道筋が通っている

一番大事なことは、その資料を使ってどういう結果をもたらしたいか、ということ。

例えば「新規のお客様に自身のサービスを説明して、契約してもらいたい」という目的があるとします。そして、届けたいお客様のターゲットが見えているとしたら、大切なことはこの2点です。

• サービスの魅力、特徴を伝えて成約につなげることから外れない

• そのお客様に刺さる視点に絞る

そのため、あれも伝えたい、これも伝えたい、と書き出した内容から、上記以外のことを除外していくと、すっきりしていきます。スタートからゴールまでの一本筋から外れた内容が入っていると、違和感を感じさせる原因になるのです。

なぜ、頭の中がこんがらがるのか

なぜ私が資料作りに全く苦手意識がないのか、と考えたときに、いろいろと思い当たる理由の中で一番大きいのが、無意識に、そして瞬時に情報のグルーピングをしているからなのではないか？という答えでした。

そして、資料を作っているうちに訳が分からなくなってしまう方は、全部の情報が平たく見えているのではないか？と考えたのです。

何が重要で、どう分類しているのか、私の頭の中を簡単な例で説明します。

例｜握力が弱い方でも書きやすい新商品の鉛筆を、小売店に置いてもらいたい！

自分がPRしたいこと：
①握りやすい特殊な形状
②芯が柔らかくて筆圧が弱くてもしっかりかける
③可愛いイラストがプリントされている
④開発者も握力が弱くて困っていたので、同じような人の役に立ちたいと思った
⑤先日自社の社長が権威ある〇〇賞を受賞した

これらの5つのポイントは、どれも「こんなところが凄いんですよ！」と伝えたい内容だとすると、私は頭の中でこう分類します。

• ①②③　→　商品の特徴

• ④　　　→　商品開発の背景

• ⑤　　　→　会社の信頼度

1｜商品の特徴

①握りやすい特殊な形状
②芯が柔らかくて筆圧が弱くてもしっかりかける
③可愛いイラストがプリントされている

商品の特徴①～③の中での重要度は、①と②が同列で一番押し出したい内容。次点で③となります。

その理由は、①②がターゲットとする「握力が弱い＝筆圧が弱い人」に特化した特徴であり、その商品の根幹の部分となりますが、③に関しては「握力・筆圧が弱い人」の困りごと解決にはつながりません。ただ、自社としてこだわった部分であるのであれば、サブ的なポジションで特徴の中に入れます。

2｜商品開発の背景

④開発者も握力が弱くて困っていたので、同じような人の役に立ちたいと思った

④に関しては、商品そのものの特徴ではありませんが、「ターゲットの心を動かす」という観点から、共感を呼び起こす要素として配置します。

3｜会社の信頼度

⑤先日自社の社長が権威ある〇〇賞を受賞した

⑤に関しては、一見商品とは関係なさそうな内容ではあります。しかし、仮に自社の認知度が低く、無名に近い企業であるならば、「こういうところで認められているきちんとしている会社ですよ」「心配しなくてもいいですよ」と、この場合は商品を置いてもらう小売店に対してのハードルを下げる安心材料として、これもサブ的なポジションで加えておくかもしれません。

ただ、既に企業の認知度が高い場合、この情報は資料の中には必要ないと判断します。

情報を整理することの必要性

この例は、5つの文章を分けてみたので簡単に見えますが、これが膨大な量のテキストとなって目の前に無秩序に表れたとき、パニックに陥ることもあるかもしれません。しかも、一見同じような階層で説明しているような内容も、実は微妙に違っていたりすることもあり、とても厄介です。

一つ一つを紐解き、その文章の奥にあるグルーピングを見出し、同類に分けたり、必要な情報を抜き出したり、要らない情報を除いたり、目的に合わせて整理することが一番重要になります。そして、その整理された内容を、ページごとにまとめていくのです。

基本的な、私の頭の中の流れはこんな感じです。参考になれば嬉しいです。これから、そのグルーピングのコツも少しずつまとめていければと思います。
具体と抽象の話。また次回。

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▼私がnoteで情報整理を発信するワケ