【連載5】オンライン会議で組織立ち上げから事業企画まで ～取り組みのプロセス～
こんにちは、MIXTIA の栗原です。皆さんは、仕事以外の時間をどのように使っていますか？仕事に没頭するのも良いですが、その他の時間で人とつながったり、スキルアップしたり、元気をもらったりできたら、より毎日が充実したものになるのではないでしょうか。
私たちMIXTIAは、仕事以外の時間を使って、しかも、基本的にオンライン会議のみで組織の立ち上げから事業企画までを実施してきました。今回はそのプロセスについてお伝えします。（MIXTIAのマガジンはこちら）
どれくらいのペースで活動している？
平均すると月に1～2回のペースで会議を実施し、組織立ち上げからの1年間に実施した会議は19回にのぼります。最初は隔週で開催したかったのですが、5人全員が参加できる日となるとこのペースに…。
そして、この19回の内18回がZOOMを使ったオンライン会議となっています。もちろんカメラはONです。
休日は家族との時間を大切にしたいというメンバーの意見があり、必ず平日の夜20:00～22:00に開催しています。
まず始めに取り組んだことは？
初回のオンライン会議では、事前に吉田さんと栗原がミッション・ビジョン、ロードマップのたたき台を作成し、小笠さんは組織名の案と企画書を作成して臨みました。その他、組織名の検討、コミュニケーションツールやファイル共有のツール選定し、活動がスタートしました。
会議の進行方法は？
メインの進行役はプライベートでも新規事業立ち上げのコンサルティングに携わっている吉田さんが担当し、内容によって一部山原さんが進行を務めました。議事録はしっかりとは取らず各自がメモをする程度で、意見を出すことに集中しました。会議の最後は、次回の大まかな日程と議題、それまでの各自の宿題を決めて終わります。日程調整には「調整さん」、コミュニケーションツールには「Chatwork」を使用しています。
最初の3回の会議では、まず企画を複数出してみるということを重視し、小笠さんと青山さんが事前に作成した企画書をもとにブレストを実施しました。具体的には、吉田さんが事業企画の基本構造と言っている「誰に」、「何を」、「どのように」がきちんと定められているか、マネタイズが見込めるかといった視点で意見を出し合いました。
4回目からは、デザインシンキングの手法を用いて5人で0から企画を組み立ててみたいという話になり、山原さん進行のもと約4回にわたって会議を実施しました。このデザインシンキングによる事業企画については、別の回で詳しく取り上げます。
オンライン会議でも活発な議論は可能？
結論から言うと、オンライン会議だからといって活発な議論ができないと感じたことはありませんでした。この理由について、私なりの分析を書いてみたいと思います。
まず、何か特別な会議ツールを使ったからとか、ものすごくファシリテーションの上手い人がいるからとか、そんな理由ではありません。私が考える理由は、各メンバーの会議に取り組む姿勢に理由があるのではないかと思っています。下記はその特徴の一部です。
・本業で会議の進行役を務めている（全員）
・議論をするための資料を作成する（全員）
・必ず事前に宿題を提出する（全員）
・過去の新規事業の実体験をもとに意見を出す（吉田さん）
・常にポジティブなリアクションを返す（小笠さん）
・どうしたら面白いかという視点を常に持っている（青山さん）
・様々な意見が出た際に一度整理をする（山原さん）
・アイデアが煮詰まったときに違う切り口の話題を提示する（栗原）
5人とも本業では会議の進行役を務めることが多いため、無意識のうちにフォロワーシップを発揮していると思います。具体的には、アイデアを発散させる/収束させるなど会議の目的や次の展開を意識しながら発言する、他者の意見を受け止めながら自分の意見も出すなどの行動が挙げられます。
また、資料を準備することで論点がわかりやすくなり、事前に宿題を提出することで会議の始めから議論に入ることができます。そこに各メンバーの特徴が加わり、活発な議論を作り出していると感じます。
もちろんオンライン会議で進めることに課題がないわけではない
ここまで、オンライン会議でも問題なく進めることができたと書いてきましたが、もちろんやりづらさを感じているところもあります。例えば、対面でホワイトボードを使って議論することが出来ればもっと早く意見がまとまるかもしれない、もっとこの取り組みの優先度が高まって会議の回数が増えるかもしれない、会議後に飲みながら良いアイデアが浮かぶかもしれない。
実際に、組織立ち上げ当初に計画していたスケジュール通りには進まず、2回ほどロードマップや組織体制の見直しを行っています。本音を言うと、やはり年に何回かは対面で会議をしたいです。
まだまだ事業化に向けてやることがたくさんありますが、オンラインでも熱量を失わずにこの活動が続いていること自体、すごいことだと感じています。今後もオンラインでの活動をベースに、たまに実現する対面での会議を楽しみにしながら取り組んでいきます。
今回も最後まで読んでくださってありがとうございました。次回はなんとMIXTIAが実際に考えた企画の内容についてお伝えします。お楽しみに！
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