【読書】「いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書」段取りの本質とは

昔から段取りを決めて仕事をするのが苦手です。

いや、仕事に限らずかもしれません。
プライベートでも段取りを決めて物事を進めるのが苦手です。

仕事もプライベートも、その時その時の気分次第だったり、なんとなくのノリで仕事を進めることが多く、なかなか予定通りに進まないことがあります。

ということでタイトルで紹介した本を読んでみました。

段取りって実はすごくシンプル

本書では約200ページにわたって段取りに関するノウハウが書かれていますが、ざっくりまとめてしまうとすごくシンプルでした。

本書の内容をざっくりまとめると
・まず目的（ゴール）を決める
・目的地までの地図を描く
・スケジュールを立てて目的地まで最短距離で進む
・1日のやるべきことを管理して余白を作る
・チームの関係性を良くして仕事の効率を上げる
となります。

こうやってみると段取りとはすごくシンプルで、段取りの教科書というより、社会人としての仕事の基本としてそのまま使えそうな内容です。

本書では先に上げた5つの項目に対して、細かいポイントが色々と書かれていて、仕事の質と効率を上げるためのノウハウとして参考になります。

なぜ段取りができないのか

段取りのコツというのは本書を読むことである程度理解できました。
ただ、私自身がなぜ段取りを苦手と感じているか知らないと、本書で書いてあるコツも活かせないような気がしたので、自分なりに分析してみました。

嫌々している仕事では段取りを立てる気が起きない

そもそも、仕事は自分から進んで取り組みたい、モチベーションを高く保てる仕事もあれば、人から依頼されて嫌々やらなければいけない仕事もあります。

モチベーションを高く保てる仕事に関しては、目的をイメージしてどういう手順で進めるかを考えるのは自然なことですが、嫌々やっている仕事に関しては、とにかく早く終わらせたいという気持ちが強くなるため、段取りを考えることに時間を割くのが面倒で、段取りを考える前に作業に取り掛かってしまいます。

仕事にはやりがいのある仕事と、あまりやりがいを感じない仕事があるかと思いますが、どんな仕事でも質と効率を上げるためには、作業の取り掛かる前に一度冷静になって、目的・目的地までの道筋・スケジュールを先に考えることを習慣にするのが大事なような気がします。

そもそもスケジュールが立てられない

本書ではスケジュールを制する人が仕事を制すると主張しています。
ただ、私は昔からスケジュールを立てるのが苦手です。

苦手な原因は、与えられた作業に対して自分がどのくらいの時間で終わるかの目安を立てるのが絶望的に下手だからです。

私はエンジニアとして働いているときは開発のスケジュールを立てたり、講師として働いているときも講義のスケジュールを立てたりしますが、予想の目安が外れるので、大体予想通りにいきません。

これについては、予想と実際にかかった時間を分析して精度を上げていくことと、作業を細かい単位に分割してスケジュールを立てるしかおそらく有効な手段はないように思います。

ただ、そうするしかないとは分かっていつつもずっとスケジュールの精度が上がらないのは、スケジュールの精度を上げることが大事だという意識が低い価値観になっているからだと思います。スケジュールが大事だという意識改革が今後の私の一番の課題かもしれません。

スケジュールに対する意識が変わった時、この本に書いてある内容が100%活かせるようになると思いました。

私と同じように段取りを苦手だと感じている人は一度読んでみてはいかがでしょうか。

個人メモ

段取りは、目的を決めることから

画像検索でビジュアルイメージを付ける
ターゲットになりきって演技する。解像度を極限まで上げる。

目的地までの地図を描く

ルーティーン、つまり、パターンを見つける。
選択肢を減らして選ぶストレスを減らす。
型にはめる。
メソッド化。

目的地まで最短距離で進む

スケジュールを制する者が段取りを制する。
相手の時間を大切にする。

正式な締め切りを確認したうえで、プレ締め切りを決める。
体調不良やトラブル、など色々想定したうえで早めの締め切りを決める。
ただし、余裕を持たせ過ぎない。
ダラダラしてしまわないように。

虫の良いスケジュールにしない。
1時間の作業なら、90分で考えておく。

段取り表を決める。
・やることリスト
・締め切りとプレ締め切り
・やるべきことリストの所要時間を決める
・時間ボックスにはめる。

脳内に空白を作る

現地を見ておくことで余裕を作る。

チームで働く

関係性を作っておくことで、仕事を効率化する。

できないときにはできないという。
自分の見え方を気にしないようにする。

相談の時間をルーティンとして組み込むことで、作業の効率が上がる。

いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書