発達障害者が資料作成のポイントを解説してみた①

前回の記事で資料作成について少し触れたので、具体的に僕が資料作成の時に気をつけていることを紹介したい。

今回お話しする方法は僕がベンチャー企業で働いている時の上司（ア○センチュア出身）から激詰めされながらも少しずつ習得してきた方法なので、ある程度どのような業界でも通用するものであると思う。

いきなり結論：資料作成で重要なのは逆算思考である

パワポやkeynoteを用いた資料作成で一番重要なのはゴールから逆算して作業工程を検討することである。

一般的に、社会人歴の浅い方は特にだが、資料を作ってくれと上司から言われると、いきなりパワポを開いて資料を作り出すという傾向がある。

その結果、言いたいことを作りきるまで時間や工数がかかってしまう、出来上がった資料のロジックに矛盾があったり、そもそも言いたいことがわからない冗長な資料になったしまったりなど、散々たる結果となってしまう。

結果、人によっては「パワポは芸術センスがいる。いわば職人芸だ」という印象を持ってしまう。（実際には職人芸でもなんでもなく、再現性があるものだと思うけど）

一方、ゴールから逆算する方法を用いるとどうなるか。結論から言うと、作業工程が大幅に短縮されるとともに、資料の品質自体も大幅に向上する。

多くの人は資料作成の中で実際にパワポやkeynoteで作業する時に同時に思考を行う。思考と作業を同時に行うため、脳のリソースは分散されてしまい効率が落ちてしまう。

一方逆算思考で考えることで、思考と作業の時間を完全に分けることができ、脳のリソースを集中的に活用することができる。結果として、質とスピードともに高いアウトプットが出来上がるのだ。

具体的な作業工程

具体的な作業工程は以下の通りだ。

参考までに矢羽根の下に、僕が各工程で使用するツールについても記載した。

なお、⑥、⑦に関しては、データを扱わない場合はあまり気にしなくてもいい。

各工程についての詳細については次回以降に記載させていただくが、上図の流れで資料作成を行うことで効率的な資料作成を行うことができるんだと言うことをまずは理解していただければと思う。

ちなみに、仕事の場では、各工程ごとに上司や発注元と確認を行うことで、相手の望むものと実際のアウトプットにズレがなくなる。

慣れないうちは必ず、報告と確認作業を怠らないでほしい。

慣れている方やある程度裁量権を渡されていると言う場合であっても、①、②、④あたりは握っておいた方が手戻りが少なくなる。

今回は少し短めだが、次回以降にて、資料作成の各論についてより詳しく解説を行う。