「目的」と「理由」を混同していないか？

こんにちは。Kid.iAです。

妻が仕事で出張中のため、今日と明日は久々に私と子ども達だけで過ごす予定です。

昼間は子ども達も大好きな「ミニオンズ」のDVDを鑑賞したりしながら、オトコ3人で週末を楽しんでいます。

さて、情報を軸とした問いを立て考えたことを書いている本note「Toi Box」ですが今回は「『目的』と『理由』を混同していないか？」です。

先日仕事をしていると、同僚とその上司がこんなやり取りをしている場面に遭遇しました。

Aさん
「この作業をなぜしなければいけないのか全然わかりません！目的を具体的に教えて下さい。」
B上司
「いや、だから●●という理由からや。」
Aさん
「意味がわかりません。」

仕事に限らずですが、誰かに何かをしてもらいたいとき人は相手に「指示（インストラクション）」を出します。

例で挙げたやり取りはその指示が全く機能していない状況と言えます。

では何故そのようなことが起こってしまうのでしょうか？

「より良い指示」に必要な基本要素

ここで一つの場面を想像してみて下さい。

ある日、あなたの友人から一通の「招待状」が届きました。そこにはあなたを招待するにあたり色々な「情報」が書かれていて、招待状を読み終えたあなたは来週末を待ち、当日クルマで外出する。

そんな場面です。

では、この「招待状（招待メールでもいいです）」というのもある意味で「指示」の一種にあたるとしたら、そこにはどのような要素が必要になるでしょうか？

結論としては、以下の2つが必要になります。

より良い指示には必ず「目的」と「理由」の2つの要素が含まれています。

ではそれぞれにどのような意味があるのでしょうか？

一つずつ考えていきたいと思います。

「目的」とは？

まず一つ目の「目的」ですが、これは招待状の例でいうところの「私の家に来てください」の「家」つまり「行き先」を意味します。

人が家までの道筋を誰かに教えるときは「住所」を必ず伝えます。そしてこの「住所へ辿り着くこと」が目的になるということです。

自分自身のことであれば「どんな場所に行きたいのか？」を考えることでそれはわかりますし、自分以外の誰かを「どこに連れて行きたいのか？」を考えることも同じです。

「理由」とは？

次に二つ目の「理由」ですが、これは招待状の例でいうところの「パーティーを開催したいので来てください」の「パーティー」、つまり「行き先に行く理由」にあたります。

人が誰かを食事に招きたいとき、相手に招待状を渡して家の住所を教える、そして「なぜその家に向かわなければいけないのか」も伝えます。

人は「理由」があることではじめてその招待状、つまり指示が「どれほど重要なものなのか」また「自分にどのような行動を期待されているのか」を推測することができるのです。

まとめ

招待状に「行き先」と「理由」ぐらい必ず書くだろうし、「ごく当たり前でカンタンなこと」ではないか。

そう思ったりした方も少なくないと思います。私もはじめはそうでした。

ですが「招待状」の例で考えると簡単に思えることも、皆さんの日々の仕事の場面や日常の場面に当てはめて考えてみるといかがでしょうか？

冒頭の私の会社の同僚と上司のやり取りに限らず、指示に「目的が抜けていたり」目的と理由が「混同していたり」することが世の中には多々あると思います。

自分自身が「指示」を受けるとき、または出すときがあれば、今一度「目的」と「理由」がそれぞれ何なのかを整理することでそこに「より良い情報の伝達（コミュニケーション）」が一つ生まれると思います。

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今後の創作の活力になります。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

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