ミーティングを最大限効率よくする② #352

2020年4月30日 09:13

おはようございます。
コロナ対策として、鼻毛を育てています森下です。

昨日の記事では、ミーティングって何のためにやるのかっていうところと、やるんだったら生産的にやろうぜ、という話を書きました。

「ミーティングを最大限効率よくする①」

今回もそれの続きで、ミーティングをしてチームとしてひとつにまとまるためにどうしようかというところです。

の前に一旦CM。
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全員で参加する

ミーティングをしてると、けっこうありがちなのが決まった人だけ発言していて、一回も発言しないで終わりな人が出てくることです。

そうなると、その場では意見がまとまった感がありますが、いざ終わった後に「絶対これじゃダメだよなー」とか「おれは反対なんだよなー」とか後になって裏で言い出す人が出てきちゃいます。

いや、そん時言えよ、と思うかもしれませんが、そういう人はなかなか自分から意見が言い出せない人なので、そういう人も意見を言いやすい環境を作らねばなのです。

複数人がいる場所だとなかなか意見を主張しづらくなります。日本人的なタイプですね。（僕も少しそう）

そういう時は、少人数にグループを分けて意見を出し合うのがオススメです。それでも２対１に分かれて意見が出せない人もいるかと思うのでそういう時は2人組でディスカッションしてみてください。

グループで出た意見を、グループごとに発表してホワイトボードに書き込んでいきます。

ここで大切なのが、出た意見に対してその場でジャッジをするのではなくて、とりあえず意見を出していくことが重要です。

他にも付箋を使った方法なんかもあります。グループごとに出た意見を付箋に書いて、それをホワイトボードなど貼っていきます。

貼った付箋を出た意見のジャンルごとに分けたりできるので、ブレストなんかをするときはこの方法がいいと思います。

「自分たち」で決めたという意識が大切

自分の意見を出して、決まったことに対して（意見が反映されたかは別として）納得できていれば、モチベーションを高く取り組んでいけます。

意見をとりあえず出したら、それを元に話し合いをします。
意見が出づらい場合は前項と同じく少人数で意見を出し合うのですが、

意見を行っている人が「聞いてもらっている」感を感じ取れるように意識をしていきたいところです。

当たり前の話ですが、誰かが話しているときに、遮ったり、茶化したりしないようにしましょう。（攻撃的な態度を取らない）

その上で、表情や態度、ジェスチャー（頷くなど）で「聞いているよ」というノンバーバルなコミュニケーションを心がけていきます。

そうすることで話している側は、聞いてもらえていると感じて意見を言いやすくなります。

その人に合わせて、質問の仕方をオープンクエスチョンにするか、クローズドクエスチョンにするか決めて質問してあげるのも良いかと思います。

全員キャプテン主義

自分がミーティングに参加して、その意見がチームのためになっていると思えることで、チームに対しての貢献感が上がっていきます。

全員が「チームのために」と思えるようになれば、良い意見も悪い意見も発言できるようになり、受け入れられるようになります。

もし意見が反映されなかったとしても、その人自身が否定されたわけではなくて、チームのためには最善ではなかったということです。

チームのための最善は何かを考えていけば必然とチームとしての進むべき方向が見えてくるはずです。

それを考えられるようになれば、各々がチームの最善を考えて主体的に行動できるようになってきます。

主体性が出てくると「全員リーダー主義」として、役割と責任感を持っていけるようになるんですね。

そうするとチームとして最大限パフォーマンスを発揮できるようになります。

まとめ

・全員で参加していると思えることが大切

・全員が意見を言いやすい環境を作る

・自分の意見が反映されていると思えるかどうか

・決定事項に対して納得できているかどうか、納得できていないのなら、どこで引っかかっているのかをハッキリさせる

・「チームのために」最善な意見を考える

・主体的に行動する「全員リーダー主義」

これらのポイントを抑えた上で、より質の高いミーティングを行えるようにしていきましょう！

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森下健（もりしたけん）
1986/10/31 埼玉県三郷市出身。
学生時代は水泳に没頭。専門種目はバタフライ。現在はトライアスロンにハマっている。青春真っ只中。
奥様と息子（3歳）の3人家族。横浜在住。
家族、仕事、趣味についてとりとめなくつらつら書きたいと思います。

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