人材紹介事業における「時間生産性」と「コミュニケーションの精度」を向上させる『Clean Up』

私は「スタートアップ×人材紹介」の仕事に従事しており、早いもので10年以上が経ちました。今も変わらずやり甲斐を感じており、一生この仕事を続けていきたいと考えています。

人材紹介事業において私は「時間生産性」と「コミュニケーションの精度」を重要視しており、出来る限り向上させていきたいと日々考えております。そんなS hireで実施している施策、『Clean Up』のお話をまとめました。

時間生産性の観点で結構忘れられていること

みなさんの会社や組織のなかにも、実は使っていなかったり、一応取り入れてみたけどいまいち活用しきれていないツールやルールなどが溢れかえっていませんか？

S hireでは、シンプル且つ有効に時間をお客様へ使えるように仕事をする環境を目指しています。これは今までの経験から、組織や会社というのは時間が経てば経つほど、中途半端で無駄なものが増えていく傾向にあり、放置しておけばおくほど改善が難しいと感じているからこそ実施している施策です。特に人材紹介事業では、あらゆる情報が飛び交うため管理の最適解を見出そうとアレコレ増えがちです。

例えば、Slackでいうと使っていないチャンネルが増えていったり、新しいツールを入れてみたものの、使い切れずにそのままだったり、定例のMTGが意味を為してないなど、立ち上げの時こそ新しいものをどんどん取り入れていきますが、結局中途半端で無駄なものがそのままになってしまっていることがよくあると思います。
そして、時間が経てば経つほど、「これって要らなくない？」の一言が言いづらくなり、放置されていくということはよくある話だと思います。

ただその度に見過ごさずに本当に必要なものなのか否かに向き合い、生産性を高めていく必要があると考えます。大事なのは、「時間は有限」「神は細部に宿る」という考え方です。

何かを増やす際には、何かを削る

とはいえ私自身、S hireを立ち上げてからなるべくシンプルにやっていこうという組織の概念を掲げていても、やはりこの状態に陥ってしまうことはあります。

そこで、今回のClean Upの議論です。
これは、2ヵ月に1回皆で集まり、Slack/Notion/Salesforce/その他ツール/MTGなどの業務で活用しているもので「使っていないもの、中途半端なもの、改善が必要なもの」を列挙し、議論をします。話し合いの中では、不要と感じた背景や、そもそも失敗だったのか、単にタイミング的に違ったのかなど、その結論に至った理由までしっかりと共通認識を合わせていきます。不要であればどんどんアーカイブし、改善して使えそうなのであれば、具体的にどうするのか？を詰めて、改善行動へ移しています。

直近の改善事例では、「候補者の方へしっかりとヒアリングをしよう！」という背景から、職種別アンケートという候補者の方へ面談の後に、私たちがよりその方の理解を深めるための専門的な内容の質問項目をまとめたアンケートを作成していました。しかし、実際には使用頻度が低かったという事実があったために、この使われなかった理由や背景を明確にした上で改善をし、現状は積極的に活用をしています。

また、ルールとして、何か新しいことを始めるといった意思決定をする際は、必ず何かを手放すようにします。基本的には1個増やす時は、1個減らすことを徹底しないとせっかくClean Upした意味がなくなってしまうので、ここはストイックに大切なルールとして定めています。

この話し合いに当然忖度はなく、私自身のアイデアもいくつかサヨナラとなっています（笑）そして、2ヵ月に1回の話し合いではありますが、結構Clean Upしなければいけないことがたくさん出ます。思っていたよりも判断しなければいけないことが隔月であるのだなと感じ、これは自分自身の中でも驚きがあった部分です。

2ヶ月に1回というタイミングもとても大切で、1ヵ月に1回だとタイミング的に判断が難しかったり、3ヵ月に1回だとスピード感が物足りないなど、この絶妙なタイミングも大切にしています。初めはミーティングのアジェンダの中に組み込まれていたこのClean Upですが、今ではこれ専用のSlackのチャンネルもあり、気付いた時に備忘録がてら書き残しておき、2ヵ月に1回のタイミングでそのチャンネルを見て話し合っています。

未来の組織を見据えての仕組みづくり

組織の中では何事も、量が多いとその分管理が煩雑になってしまいます。ましてやメンバーが増えてくるとなると余計に課題は多く生じます。そのため、S hireではまだ数名しか社員がいない今のタイミングから、今回のテーマであるClean Upやその先を見越して仕組みづくりを行っております。

Slackのチャンネルを例でいうと、例えば誰かが何かについて話し合いたいとなった際に、チャンネル数が多すぎるとどこで話し合うべきなのかと迷う時間が生じます。これがまず無駄な時間です。やっぱやめとこう、になってしまう可能性もあります。
また、本来とは違う箇所で投稿してしまった場合、届けたい人に届かなかったり、届くまでに時間がかかったりと、ここでも時間のロスが生じます。更には、「この議題ってこのチャンネルではないよね？」「あれ、これどこでやりとりしてましたっけ？」みたいなコミュニケーションが生じてしまい、どんどん悪循環になってしまいます。（あるあるですよね笑）

このようなことを防ぐためにも、やはり何事も組織の情報はオープンであり、シンプルに管理しやすいような仕組みと働き方のルールを作っていくということは非常に大切なことですし、これから入社いただける仲間やその先のお客様のためとも考えています。

そして、こういった一つ一つの改善の積み重ねが「模範となるエージェント組織」への一歩になることだと信じていますし、今後もしっかりと続けていきたいです。

最後に

今後もこの様な組織づくりを、新たなメンバーの方と一緒に進めていきたいと考えております！🙌🏻
弊社に少しでもご興味がある方は、私との雑談からでも全く問題ありません！勿論、中長期的なお話でも大歓迎です！

是非是非エントリー or ご連絡をいただければ幸いです🙏🏻