事務職と管理職とIT - #4 知っておくシステム

システム部門がない会社でシステムの担当を命じられている管理職や事務の方に知っておいてほしい「システム」についてのお話です。

得意分野

「エクセルぐらいは扱えます」という事務がほとんど。

パワポでプレゼンやってましたとか、

”開発”やっていましたとか、

わりかし、いろんな特技をみなさんお持ちです。パソコンに強い特技ばかりではなく、

料理や清掃、介護や看護、英会話やカラーコーディネイト、占い、デザイナー、ヨガインストラクター、日本舞踊、いろんな方がいらっしゃいます。

どんどん特技を生かしてオリジナルな存在になってほしいと思います。

転職の相談を受ける機会がありますが、よく以前の経験を”なかった”ことにして”事務職”につこうとする方がいます。

実際いらっしゃったのが、

これまでニートでカードゲーム三昧だった。
全国で優勝もしたけどエクセルを一から学んで事務職になりたい。

心意気はいいんです。

それが職務経歴書に書く時点でカードゲームのことは書かないんです。

生活捧げるくらい熱くなれるものがあって、それで日本一になれるなんてすごいじゃないですか。
（どうせ聞かれるから堂々と書く方が良い。隠したと思われたら印象悪い）

ゼロから他業種でスタートを切ろうとすると必ず先駆者と比較され大概負けます。

もともとエクセルができる事務はたくさんいるという事です。

そこに習いたてのエクセルだけで勝負せず、今までの自分の経験をプラスアルファすることで唯一無二の事務にだってなれるのです。

「カードゲーム日本一の事務」とか
「元コールセンターの事務」とか
「元販売員の事務」とか
いいじゃないですか。
自分の経験をなかったことにしないでください。

だから「躍起になって関数を覚えたり」、「検定試験に落ちたからと絶望する」ことはしなくてよいのです。

それより、事務として知っておいてほしい大事な事は他にあります。

「事務として知っておいてほしいこと」

・社内システムの事

・会社全体の業務と自分の位置

・締め処理について

・マナーについて

これらにまつわるお話をしていきます。

事務職と一口に言いましても「一般事務、総務事務、営業事務、経理事務」などの種類がありまして、それぞれで業務内容も違ってきます。

ただ、どんな職種でもパソコンで社内システムを扱ってお仕事を進めていると思います。

事務にとっては仕事道具であり、できれば手なずけてほしいものが社内のシステムです。

職種や会社、業界によっていろんなシステムがあります。

ざっくりとこんなシステムのいずれかを触っているのではないでしょうか。

・販売（在庫）管理システム

・会計管理システム

・人事管理システム

・グループウェア

・ＥＤＩシステム

いずれひとつずつ説明しますが、まずは”システムそのもの”について話しますね。

システムそのものを知っておく事で自分のお仕事の環境がどんなものか理解でき、自分達も会社へ意見を述べる事が可能になります。

システム3分類

社内で使っているシステムは、大きく3つに分かれます。
(ここで言う“システム”は“ソフト”、“アプリ”と同じ意味です。)

①自社の業務に合わせて一から作ったもの
②既製品のソフトを一部改造したもの
③既製品のパッケージソフトもしくはサブスクリプション(月額サービス)

必ずどれかに当てはまります。

「業務と費用のバランス」
①業務に合っているので使うには楽だが費用は高額。どんな内容にするか構築が大変。
②ソフトに業務を合わせられるところは合わせ、どうしても足りない機能だけ付加する。費用は①よりは安価に抑えられる。
③費用は安価だがソフトに業務を合わせなければならない。

「バージョンアップ」(アップデート)
①バージョンアップ=作り直しの場合もある。
②付加した機能だけ作り直しの可能性がある。逆に言えばカスタマイズのせいでバージョンアップできない事がある。
③ソフトによるがサービスの範囲内で頻繁にバージョンアップされる。

消費税や軽減税率などの影響でシステムを新しくしたい…
でもカスタマイズしているからバージョンアップできない、とか
完全オリジナルだから費用がかかる、とか
よく聞きます。

アップデートは数年のうちに立ちはだかる壁ですが

中小企業では、
総務や経理部門がシステムを兼務していたり、詳しい人が任せられていることが多いのですが、組織立てていないため、退職されるとどうしていいか分からなくなるといった状況がよくあります。

もちろんお金で解決する方法もありますが、費用が掛かりすぎる場合や内容が複雑で理解できる人がいない場合、近くのシステム業者に相談する事をお勧めします。

システム業者をベンダーと言います

良いシステム業者に巡り合うと、自分たちで考えるよりはマシな、もしくは思いつかなかった最適な提案をもらえるでしょう。

自社のシステムを顧客を理解せずに勧めてくる業者がいますが、ちゃんと業務を理解してくれる業者は、正しくフィットするモノを提案してくれます。

もし、どこのシステム業者とも付き合いがなければ、まずは地場で探してみてください。
○○システムとか大体カタカナの名前で存在していると思います。
業者によって得意な業種･分野があったり、富士通やNECなど大手の系列がありますので尋ねてみて下さい。

呼んだらすぐにシステムがいくら？という話にはなりません。
お互いがどういう会社かを話し、自分の会社が何に困って、どういう状況かじっくり話してください。

後日システムの費用と保守費用というものを見積もってもらいます。
何社か比較すると業者ごとの特徴がよくわかると思います。

保守費用は規模によりますが数万〜定期的な契約をする事でシステム関係の対応をやってもらえます。
システムどのものと周りの機械の面倒も見てもらい、万が一にも備えてくれます。新しい情報や知識も提供してくれます。
（万が一というのは、データのバックアップや機器やソフトのトラブル時の復旧もしくは原因の追究・切り分け）

信頼できるシステム業者とパートナー関係を結ぶ事で会社の基盤を支える事ができます。

システム費用はかけられない

もし、どうしても費用的に厳しい場合は、TVCMをやっているソフトメーカーもサポートが手厚いので検討してみてください。
ただしサポートの内容は電話やリモートによるものか、実際に来てもらえるのは代理店なので、痒いところに手が届かない事もあります。

今はサブスクが充実しています。
自分たちで運用ルールを決める事ができれば、自分たちに合ったサービスをどんどん試して、フィットするものを使いこなせばいいのです。

要は自力でソフトを使いこなす力があればなんだって構わないのですが、パソコンの素人ばかりならば、プロを頼ってくださいって事です。

システム専任者がいない中小企業では「システムは守備範囲外だから」と、多額の費用を我慢したり、
古いシステムを使い続けたり、
紙やエクセルが減らなかったり、
自ら選択肢を減らしているケースがあります。

少しでも「会社の基盤」「自分たちの仕事道具」を良くしてください。

次は事務の話に戻って知っておいてほしい「視点」について話します。

最後まで読んでいただきありがとうございました。