【ToDoリスト】をやめて、これに変えたら劇的にタスク管理がはかどったはなし
部署異動や転職など、環境の変化があると、新鮮でリフレッシュした気分になります。
個人的にも大好きです😄
ただし、これまで経験してない新しいことを覚えなければなりません。
前任の方からの引き継ぎがあると、その時期は現在の仕事とも重複してこなさなければならず、目まぐるしくタスクが多くなります。
※本文では、タスク＝「メールを書く」「会議を設定する」など、「ひとつひとつの作業」という意味で扱います
本日はタスク管理のノウハウをご紹介します。
この手のノウハウは数多く存在していますが、私が日々実践し効果を感じているタスク管理をご紹介できればと思います。
どんな人向け
✅ タスク管理をやっているつもりだが、時間がかかってしまう人
✅ これからタスクを管理しようと思っているが、やり方がわからない人
タスクの噴出
多くの方がそれぞれのやり方でタスクの管理をされているかと思います。
ポストイットや、PCやスマホのメモ・ToDoリストを使ったり。
私もこれまでいろんな手段を用いながら、タスクを漏れないように書き留めて片付けていこうと試みました。
1日の最後に今日のToDoリストを見て、「よし！全部片付いた！」とメモを丸めて捨てる時に、なんならちょっとした達成感も味わっていました。
しかしある時から、ToDoリストに書ききれないほどの大量のタスクが噴出する爆忙期がやってきます。
会議のたびに自分のタスクがいくつも発生し、追加されていくリスト。
会議中でもメールで別のタスク依頼がきて、増えることはあっても一向に減ることがないのです（泣）
全てを終える頃には社内には誰も残っておらず、結局タスク未完了のままどんどん持ち越していくことも増えていきました…。
ToDoリストではなく、スケジュールリスト
そんな時に、ある社内の同僚と立ち話をすることがありました。
その人は当時の私よりも超多忙なひとり。
世間話というか業務の相談だったのですが、その時に咄嗟にタスクの管理方法の相談をしてみました。
彼が私に見せてくれたのは、ToDoリストではなくスケジュール（Outlook）でした。
彼のタスク管理のしかたは、こうでした。
具体的ノウハウ
①タスクが発生
↓
②頭の中で処理時間の見積もり（30分 or 1時間）
↓
③PCもしくはスマホのスケジュール表にタスクを設定
↓
④もし納期までに作業時間が取れない場合
④-1 作業すべき会議やタスクをずらす（もしくは会議の場合は欠席する）
④-2 1が無理な場合、納期の延長を検討する
要はToDoリストのスケジュール化です。
これをやることによるメリット
✅ タスクを行うための実現性がイメージできる
✅ タスクにかかる時間の見積もり力があがる
✅ 他タスクや会議との優先順位がつけられるようになる
私が、この方法で具体的に作業時間をとろうとしたら、現実的にほとんどの時間が会議で埋まっていることがわかりました。
この方法を取ることで、強制的に他の会議やタスクをどかさなければなりません。
大胆に会議への欠席を告げるのは、お人好しの私に取って心苦しかったですが、着実に時間通りタスクを行えるようになりました。
当たり前を疑う
それまでの私はこう思っていました。
✅ 会議は予め決められているもの
✅ 会議に出ることは当然であるもの
✅ タスクは空いた時間に処理するもの
無意識にこのような固定観念をもっていました。
私は、予め設定された会議に当たり前のように出席し、時間を消費し、タスクも処理できずに苦しんでいたのです。
しかし、本来はこうでした。
✅ 会議とタスクはフラットに優先度を決めるべき
✅ タスクは処理するスケジュールを確保して、はじめて処理可能になる
多くの会社員にとって、期待されていることは成果を残すこと。
会議に出ることではありません。
自分の中の優先順位を点検し、もっとも高いものに時間を費やせるようにしておくことが重要です。
そのためのこのノウハウはとても有効だと実感しています。
最後まで読んでいただきありがとうございました🙇♂️
もしこの記事が気に入っていただけたら、スキ・コメント・フォロー・サポートいただけるとうれしいです。
また、Twitterも運営しております。
おかげさまで2,000人のフォロワー様に支えていただいております🎉
記事アップのリマインダーとしてよろしければフォローお願いします。
普段は「30代会社員に向けた、実践的な仕事術、ノウハウやマインドセットをご紹介するブログ」として運営しております。
もしご興味がありましたら覗いてみてください。
現在までの記事一覧はサイトマップにまとめております。ご興味があればご覧ください。
タスク管理術はマガジン化もしております！
この記事が参加している募集
ここまで読んでいただきありがとうございます。これからもみなさんに役立つノウハウやマインドセットを記事化してご紹介させていただきたいと思います。いただいたサポートは超絶集中できるカフェでのコーヒー代に充てさせていただきます！何卒よろしくお願いいたします。