チャットベースで円滑に仕事を進める！ポイント２つ（その1）

ChatWork、Slack、Messenger、LINE、ハングアウト…などなど
リモートワーク化に伴い、チャットで業務的なやり取りする機会も増えていると思いますが、気軽な分、気を付けないと、コミュニケーションの齟齬が発生しがちです。

そこで、チャットベースで円滑に、仕事やコミュニケーションを図るための、必要なポイントを２点お伝えします。

そもそもチャット (chat) とは

インターネットを含むコンピュータネットワーク上のデータ通信回線を利用したリアルタイムコミュニケーションのこと。
chatは英語での雑談のことであり、ネットワーク上のチャットも雑談同様に会話を楽しむための手段である。 Wikipedia

▶メリット：会話調で気軽にコミュニケーションできる
▶デメリット：話の流れが重視され、前提が抜けやすい。また、検索性が低い（振り返りづらい）

もともとは気軽な雑談ベースといえども、業務に使う以上、TPOによって 書き方を「意識」する必要があります。

チャットベースで円滑に進めるポイント：その１

「何を伝えたいのか」発言の最終目的を意識し、具体的な発言をする。

そもそも、わざわざ文章を書く。
それだけ、相手に何か「伝えたいこと」があるはずなのです。
まずはそこに1歩、意識を置きましょう。

★伝えた相手に、次にどういう行動をとってほしい？
✔相手に、どうなって欲しい？
✔相手に、どう思って欲しい？
✔相手に、何を知ってほしい？

そして

伝えたい事を、具体性を付けて伝えます。

ここでは具体性の一つの指針として、王道の5W2Hを意識しても良いと思います。

When（いつ）
Where（どこで）
Who（誰が）
What（何を）
How（どうする）
Why（なぜ）
How Much/How Many（いくら、いくつ）

日常でよくあるケースを交えて、ご説明しますね。

【ケース：その１】

×例：やっておいてくださいねー！
◎例：明日までに、〇〇さんが、議事録を作成し、チャットワークにUPしてくださいね。

〇〇さんに議事録を作ってUPしてほしい、ということを依頼したいのだと思いますが…
×例だと、その時に、会話に参加している人にしか伝わらない状態です。

更に言うならば、会話に参加していても、認識の齟齬が発生していることは多々あります。
（やっておくのは議事録ではなく、次回資料作成だと思っている、そもそも自分に向けてのコメントだと思っていない、など…）

チャットの軽快なコミュニケーションは魅力的ですが
意思決定や行動のスピードが速い組織ほど、認識のズレが、大きなロスになります。

人は誰しも、無意識の思い込みや前提を持っており、都合の良いように解釈しがちです。

ですので、特にチャットの重要な部分（意思決定や周知を含む部分）では、具体性をもって投稿しましょう。

【ケース：その２】

目的：セミナーの会場予約について判断を仰ぐ

×例：会場予約の件、4月と5月は101がダメでした。102でもいいですか？

◎例：
●●セミナーについて
前回利用した●●会議室・102号室の
4月以降の空き状況を確認しました。

▶確認日程　「全日程9:00～19:00」
4月1日・5月1日・6月1日
7月1日・8月1日・9月1日

▶確認結果　「●●会議室」
・101は全日程OK
・102は4/1・5/1のみ不可

▶施設料金：価格差は2,659円
・101号室(09時00分 ～ 19時00分) 施設料金：84,821 円
・102号室(09時00分 ～ 19時00分) 施設料金：87,480 円

101号室は102号室より、若干広い部屋になりますが
価格差が3,000円程度の為、4・5月は101号室
その他の日程は、102号室で予約を取りますか？

×例だと、その投稿だけでは判断が付きづらく
重ねて確認をする必要がありますね。

◎例では

経緯（前提）・判断材料・「目的」判断依頼

を提示することで
内容を分かりやすく伝える、だけではなく

相手が行動（この場合は判断）しやすい状況を整えています。

このように

「何を伝えたいのか？」
発言の最終目的を意識し、具体性を加える

ことで
ぐっとコミュニケーションロスが減ります。

慣れるまでは面倒かもしれませんが、結果として早く的確になりますので、ぜひ、お試しください。

長くなりましたので、次回、その２をお伝えしますね。

#私の仕事