ファシリがヘタ過ぎる：打ち合わせのファシリテーションとは

こんばんは。
今日、会社で、ファシリがヘタ過ぎると詰められたかなくんです。余りにヘタ過ぎる原因を探ってみたところ、そうか…自分は今まで打ち合わせしないでも仕事が回せる環境にいたんだな…という気付きを得る事ができました。
ですので、「ファシリテーション」について調べてまとめてみます。

ファシリテーションとは

ぐぐってみたり、youtubeで調べて見たところ、打ち合わせの「進行」と「まとめ」をする事だと思いました。
そこ以外の役割としては

参加者のやる気を引き出す
話し合える良い雰囲気を作る
話し合いを「引き出し」「まとめる」こと

【7分でわかる！ファシリテーションとは】会議の能率アップ　より

色々出る意見に肯定して、ほめてよい雰囲気を作り話しやすくする。こうする事で、アイデアや意見が出てきます。

打ち合わせの目的は何？

目的、これをしっかり把握するか、決めておくとの事。
こちらが無いと、ただの情報交換や雑談会で終わってしまいます。

グルーピングする

色々出たアイデアや意見をグルーピングします。例えば「サイトの認知度向上について」という打ち合わせだったら、

• 更新頻度を上げる

• 有名媒体に取り上げてもらう

• SNSで拡散する

• 何をもってして「向上した」というの

• 向上することによって、最終的にどうしたいの

• この前、テレビに出たけどサイトアクセス数は増えなかった

などなど色々な意見が出たとします。こちらの話は、大きく分けると
目標の話、解決策の話、問題点の話になります。

目標
何をもってして「向上した」というの
向上することによって、最終的にどうしたいの

解決策
更新頻度を上げる
SNSで拡散する
有名媒体に取り上げてもらう

問題点
この前、テレビに出たけどサイトアクセス数は増えなかった

グルーピングして、本日は「解決策」についてお話しましょうか、と進めていく。広がった意見をしぼって話す内容を深めていく。他のテーマも全く関係が無いわけではないので、周辺の話もした上で進めるのがよいなと思いました。

示唆だし

だから、何がいえるのか。を導き出します。
ようするに・・・このサイト更新されていないから、認知度あがってないんじゃね？って感じです。

具体的なアクション化

ここで役立つのが５W1H、いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのようにするか。を決める事です。ここが決まらないとただの話合いで終わってしまいます。「今年中に、サイトにて、かなくんが、新規記事を作り、媒体に取り上げられるような内容にて、更新後SNSに流し10万imp得る」とかいう感じです。このような無理難題はよくないので実現可能なところに落とし込もう。

1.情報が散乱しないようにグルーピングして、優先順位を決める
2.要は何が言えるのか？を導き出して共有する
3.齟齬が起きない文言で具体的なアクション化する

【ファシリテーターの極意 後編】会議は次のアクションを決めるためにやるもの　より

まとめ

下記youtubeをまとめた内容をお送りしました。
座学もよいですが、こちらについても実践が大切だと思います。練習に付き合ってくれるとも会社の方言っていたので、まずは内々で練習するのも良さそうです。前準備として、「アジェンダ：予定している打ち合わせのまとめ」を作るのもオススメします。なれないうちは打ち合わせ時間も書いておくとよいかもとも。

【ファシリテーターの極意 前編】マッキンゼーの先輩から教わった超生産的な会議の仕方。
https://www.youtube.com/watch?v=gIe3yWATtLk

【ファシリテーターの極意 後編】会議は次のアクションを決めるためにやるもの
https://www.youtube.com/watch?v=GcGWsfGg3XM

【これだけ】会議（ミーティング）に参加するための心得三ヶ条
https://www.youtube.com/watch?v=fsCLThH25p4

【7分でわかる！ファシリテーションとは】会議の能率アップ -しごと力を高めるファシリテーションの極意- 1章　ファシリテーションとは
https://www.youtube.com/watch?v=X9iOlPmIOZI