かっきーのやっちゃいました!!No.005 ハイブリッドミーティング、やっちゃいました！！（「会議のデザイン」で大切に思うこと）

こんにちは、スマアクの垣内ことかっきーです。

かっきーのやっちゃいました！！前回３回ぼうずを超えて、なんと５回目になりました！（牛歩・・・涙）

今日は先日研究会仲間と実施したハイブリッドでの話し合いが充実したものになったので、ハイブリッド会議で思ったことを書こうと思います。

コロナ禍になってからZOOMなどのオンラインミーティングサービスが急速に普及したことで、それまで対面が中心だった「話し合い」がオンラインでもできるようになり、それを組み合わせた対面の参加者とオンラインの参加者とをつないで行うハイブリッド（複合的な）での話し合いも登場しました。

私が研究員として所属している一般社団法人日本体験学習研究所（JIEL）では公開講座のほかに研究会活動なども開催しており、私は組織づくりの手法（というのも違う気がする、考え方かな？涙）AI(Appreciative Inquiry)アプローチの講座に参加した方々が様々な現場での実践について話し合うAIアプローチ実践研究会の場のオープンを担当しています。

この研究会、コロナ禍になってからはずっとオンラインで行っていましたが、少し感染状況がおちついたこともあり５月の研究会は以前会場としていた名古屋の古屋のHuman Colaboration Center（HCC）というJIELの拠点で対面でやろうということになりました。
一方で講座参加者は全国におられるのでオンラインであれば、遠隔の人も参加しやすいのでオンライン参加の道は開いておいた方がよいのではないかということで、名対面で開催し、それにオンラインでも参加できるというハイブリッド形式でやろうということにしました。

「ハイブリッドでやるよー」といったときに、ある仲間から「一人ひとりが大切にされているなと感じられる場づくりが難しそう」といった声をいただき、「そうだよなー」となってちょっとどうしようか迷いました。

ハイブリッド開催のミーティングは珍しいことではなく、いまさらかもしれません。
これまでも何度かはやってきていますが、対面でやっている方が盛り上がってもオンライン側はオブザーバー的になったり、ちょっと距離感があることがあったりして確かに「一人ひとりが大切にされているなと感じられる」難しいなという意識がありました。

目の前に人がいるとどうしてもそちらがメインになり、オンラインはサブというかオブザーバーのようになり、参加感が持ちにくい関係ができがちなように思います。

でも、アフターコロナにおいては場所を越えての参加ということはニーズがあるだろうし、こういう機会だからと、HCCにある恩師つんつんがポチポチして集めた道具も使わせてもらえば、「一人ひとりが大切にされている」「参加できたと感じられる」ハイブリッドができるのではないかと思い、いくつかの工夫を試みて実施することにしました。

１．環境の工夫
環境の工夫としては実際の会議でもそうなのですが、なるべく「そろえる」ことだと思っています。ハイブリッドのミーティングで起こるストレスは音が聞き取りづらかったりすることなので、まずは音量をそろえることをしました。ＰＣ内蔵の簡易的なスピーカーやマイクではお互いの声が聞こえにくかったりするので音がくっきりとしていてしっかり音量の出るスピーカー・マイクを用意し、音量の調整をしました。

次は見た目です。ZOOMなどではギャラリービューにすると一人ひとりの顔は小さくなってしまうので、ノートPCの画面や一般的なディスプレイのサイズだとかなり小さくなってしまい、ともにいる人にも様子が伝わりにくくなってしまうように思います。
なので、ZOOMの画面を映す用にプロジェクターを用意し、できる限り大きくオンライン参加の方々の画面が映るようにしました（今回のオンライン参加は２人だったのでむしろ対面よりもかなり大きくなりそろってはいませんが笑）

同じものを見るのも大事かと思います。この研究会では対面時はフリップチャートを活用してアジェンダ出しを行い、記録しながら進めていくのですが、フリップチャートを映す用に１台のPCとWEBカメラを用意しました。これをWEBカメラにしてしまったので画質が粗く、ちょっと微妙かなと思いましたが、書いてあることと雰囲気は伝わったかなと思います。

対面の会議でも同じですが、ひと手間かけてでも、しっかり参加者を大切にする場をつくろうという想いをもって環境づくりや話し合いに取り組むこと自体がなにより大きく影響すると思っています。

２．ファシリテーション（声がけ）の工夫
これまた対面での会議などでも同じなのですが、会議のホストやファシリテーターが作っているのではなく、みんなが会議という「いま、ここ」の場を作っているのだという意識、感じ方で参加している会議は、相互依存になれたり、シェアド・リーダーシップ的になった結果、たくさんの意思決定ができたり、あらたなことが生まれる会議に展開することが多いと思っています。

今回の研究会では私も参加者の一人なので、誰がファシリテーターということでもないのでファシリテーションというほどのことはしていないのですが、会場のホストでもあるので事前の案内は進行はすることになりました。

事前案内の中でも当日の進行の中でも「ハイブリッドはまだまだ不慣れなやり方なのでみんなでこの会議を作っていきましょう」という趣旨のことは何度か口に出しました。
それが影響したかはわかりませんが、そんな声掛けや自分だけで進めなければということもなく、そこにいる人と相談しながら、見え方や聞こえ方を確かめながら会議を作っていけたので実際そういう感じになっているように思いました。ファシリテーションのノウハウというよりもみんなでつくる場にしようという「場の意思」がかなり大事かと思いました（あえて言うならそういう「場の意思」を形成しやすくなる働きかけというのはあると思います）。

そのほかにも、オンライン側が主役になる場面（実践の話題提供）もあり、そうしたことも対面とオンラインの垣根を取り払う要素になったかと思います。

と、つらつらと、充実したハイブリッドでの研究会をふりかえってみて、ハイブリッド形式の話し合いで大事だなと思ったことを書き並べてみましたが、環境面、ファシリテーション（声がけ）の工夫も大事ながら、批判的になったりすることなく、前向きに関わってくれる素敵な参加者のみんなで作ったのだなぁと思います。
このあたりは、AI（Appreciative Inquiry）という前向きな会話をするための共通言語を体験を通して共有できているということが大きいかもしれません。

AIの考え方を大切に一人ひとりがイキイキと力を発揮できる組織づくりのお手伝いさんをしている自分にとっても、今回の体験で意識化できたことは仕事に反映していけるように思います！

体験ができることってありがたいですね！