ミーティング中に、その場で議事録・資料も進められると時間のロスが減る

今日は、『世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか』の「メールせず、全員で同時に作業すれば10分の1の時間で終わる」を読みました。

世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか　グーグルの個人・チームで成果を上げる方法

●学んだこと

ミーティング後に内容をまとめたり、それを基に「企画書」「報告書」を作ることは時間の無駄な浪費に繋がるため、Googleではその場で一回で終えるようになっているそうです。

そのために、ミーティング用の部屋には大きなスクリーンがあり、議事録・資料の作成に全員が参加してその場で完成を目指すといいます。

すると、資料も骨組みぐらいはその場でできてしまうそうです。

せっかく人が集まった後に、メールで送って確認を依頼しまた編集を重ねるというのは、時間のロスが多すぎるとまとめていました。

●読んで考えたこと

その場での書き込みに全員が参加すると逆にまとまりがなくなりそうな印象がありますが、共有しながら書き進めるのはたしかに良いと思いました。

認識のズレを確実になくすことができ、ミーティング後に正式に記録を残すのも格段に楽になる経験があるからです。

ただ、話を聞きながら自分の意見も出し、タイピングも進めるのはかなり難しい作業に感じているので、書き残す際にはミーティングのテンポを少し落として、確認を促しながら行うと良いのかなと考えました。

いずれにしても、後からファイルを共有して「見ておいてください」ではたしかに時間の無駄なので、人が集まる機会で極力その場で終わらせるという意識は、今後も持つようにしたいと思います。