会議改革で時間とコストを削減！中小企業が取り組むDXとは？

はじめに

会議は、情報共有や意思決定を行うために必要である。一方で、時間やコストを浪費しやすい。そこでITを活用して会議の効率化を図り、時間とコストを削減できる取り組みをご紹介する。

会議の現状把握から始めるDX

まずは、現状の会議の課題を洗い出すことから始めるよう。

• 会議の目的が不明確：何を話し合い、何を決めたいのかが曖昧なまま会議が行われていないか？

• 参加者が多すぎる：本当に必要なメンバーだけが参加しているか？

• 資料の準備に時間がかかる：資料作成や印刷に時間を取られているか？

• 議論が活発でない：参加者が積極的に意見を出し合えているか？

• 決定事項が曖昧：会議後、何を誰がいつまでにやるのかが明確になっているか？

これらの課題を解決するために、DXを活用した具体的な施策を検討したい。

DXで会議を効率化する具体的な施策

• Web会議システムの導入：移動時間やコストを削減し、遠隔地との会議も可能になる。

• クラウドストレージの活用：資料をクラウド上で事前共有し、当日の配布や資料を読む時間を減らす。

• 議事録作成ツールの活用：自動文字起こし機能などを活用し、議事録作成の時間を短縮する。

• タスク管理ツールの活用：会議で決まったことをタスクとして登録し、進捗状況を共有する。

会議の質を高めるための施策

• アジェンダの事前共有：会議の目的や議題を事前に共有し、参加者が事前に準備できるようにする。

• 時間配分を明確にする：議題ごとに時間を決め、時間内に議論を終わらせるようにする。

• ファシリテーターを置く：会議の進行役を決め、議論が脱線しないようにする。

• オンラインホワイトボードの活用：意見やアイデアをリアルタイムで共有し、議論を活性化できる。

まとめ

IT活用を活用することで、会議の効率化と質の向上を同時に実現できる。まずは、自社の課題を把握し、小さく試せるツールやサービスを導入してみる。また、会議のデジタル化は、時間とコストの削減だけでなく、従業員の生産性向上や、より良い意思決定にもつながる。ぜひ、この機会に会議のDXに取り組んでみてほしい。

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中小企業DX事典｜Iwakami Sho｜note
「DXが浸透しないのは言葉の定義が曖昧だからでは？」という仮説をもとに「デジタル活用＝DX」という広い定義を設定しました。具体的なデジタル活用に役立つノウハウをまとめます。スキマ時間でサクッと読める内容を目指しています。