【採用の裏側】病院事務長

こんにちは医療系人材紹介プーさんです。
今回は私が関わった多くの方々の採用担当者の話を書いていきます。少しでも楽しんでいただいたり、お役にに立てば嬉しいです。今回は医療機関の採用窓口になる事が多い、事務長についてお話ししていきます。

【事務長は大変】

過去の記事でも何度か記載しましたが、医療機関の医療系人材の採用窓口は主に事務長や事務部長などが担当される事が多いです。
事務長は言ってしまえば「何でも屋」として、採用や病院の経営運営、理事長や院長のスケジュール管理など勤務先によって違いはありますが、多岐に渡ります。

会社で言うところの中間管理職的なポジションである事が多く、しかも総務、人事、営業と一般企業であれば分けてポジションを設けるところ、1人でやらなければならないのです。
しかも日頃から医師や看護師に気を遣いながら、一般社員をまとめながら勤務して、採用が進まなかったり退職者が出ると、事務長の評価につながることもあります。

【事務長の離職率】

多いと感じています。先日まで電話で話していたのに「〇〇は退職しました」「えっ！？そうでしたか。」となることも多いです。結構な頻度で一年周期で変わるイメージです。そして他の医療機関に連絡すると「プーさんご無沙汰してました！」と転職している事もあるあるになっています。医療業界の繋がりはとても強いのですが、それは医師や看護師だけではありません。

【事務長の権限】

これは勤務先によって全然違います。医療機関によっては、ここまで裁量があるのか！？とびっくりすることもあります。年収アップや採用の可否まで権限がある場合もありますが、これはごく少数。多くは理事長や院長の判断に委ねることになります。中には医師紹介の話を進めていたのに「昨日ミスしてしまって院長に怒られてしまったので確認しずらいから、週明けでもいいでしょうか？」なんて回答をされることもあります。
事情は良くわかりますが、スムーズに話が進まなくなり、エージェントとして「大丈夫かな」とものすごく不安になります。

【事務長あるある】

電話にて・・・

プー「ぜひご紹介させていただきたい、医師がおります。〇〇科の50代前半の先生です。各種資格も持たれており、 面談しましたがお人柄も良い方です。貴院で以前よりこの科目の募集求人をいただいておりましたので、ご検討いただきたいのですが・・・」
事務長「ぜひ！その科目は急募でもあるし、当院が求めている層なので、ご紹介ください！」
プー「そうですか！まずは匿名のキャリアシートをメールでお送します。」
事務長「ありがとうございます！」

ガチャン（先生も病院に興味を持っているし、いい話になりそうだ・・・）
温度感80%

翌日
　　　
プー「先日の医師の件ですが、進捗はいかがでしょうか？」
事務長「ごめんなさい、まだシートの確認できてないんですよ。」
プー「そうでしたか。メールは届いていましたでしょうか？」
事務長「メールは来てました。この後確認します。」
プー「よろしくお願いします。」

温度感60%

翌日

プー「キャリアシートはご確認いただけましたか？」
事務長「すみません、まだです。」
プー「メールは間違いなく届いていますか？FAXもしましょうか？」
事務長「一応メールで再送してもらえますか？」
プー「わかりました。今再送しました」
事務長「あ、届きました。シートで院長に確認します。」

温度感50%

翌日

プー「先生はぜひ一度ご面談を希望されています。」
事務長「あーそうなんですかー。いま院長に確認入れてますから」
プー「いつ頃、結果が分かりそうでしょうか？」
事務長「今週末にはわかると思います」
プー「わかりました。よろしくお願いします」

温度感30%

週末

プー「進捗はいかがですか？
事務長「ウチでは難しいですね。」
プー「募集状況にはぴったりだと思ったのですが、状況が変わりましたか？？」
事務長「そもそもいい人がいれば欲しいって感じだから、急いでないし・・・」
プー「お会いしていただくだけでも、いかがでしょうか？」
事務長「今回は見送ります。すんません。」

温度感0%（チーン）

【結論】

①求人窓口の事務長がリアルタイムの求人を把握できていなかった。
②人材紹介においてスピードが命だと言う事を理解していない。（回答が遅く先生の温度感も下がる）
③業務過多で後回しになってしまった
と言うのが大きな理由だと思われます。このケースですが結構あるあるです。

様々な業務で大変なのは重々承知のうえですが、担当者をもう1人つけるなどの対応をしていただけると、スムーズに進むのではと日々感じております。

【余談】

この間、自転車にハマっていると話しましたが、盗難にあってしまいました。
日本で最も多い盗難は自転車だそうです。鍵をかけても壊されて盗まれたら、どうすれば良いのでしょうか。悲しいですね。