チャットで議論しない

テレワークを導入する企業が増えたことで、普段からチャットを利用する方が増えたと思います。
2年前からほぼ全員リモートワークで仕事をしている当社では、全員が同じ会社という場所で働いていた頃よりも、コミュニケーションを重視して仕事を進めてきました。

定例のオンライン会議を設定する

プロジェクトごと、チームごとに定例のオンライン会議を設定しています。
Googleのハングアウトか、Zoomというオンライン会議システムを使ってます。
今、テレワークをやっている会社は、ウェブカメラで顔を見ながら会議をしていると思いますが、子育て中の主婦が多い当社は、化粧や部屋が見えてしまうことを気にしないようにするため、カメラOFFでオンライン会議をしています。（クライアントとはカメラONの時もあります。）
忙しくなるとコミュニケーションが疎かになりがちです。特に定例で設定されていないと、相手の時間を気遣ってチャットだけで用件を済ませようと思う方が増えてしまうと思いますが、それは危険だと思います。

チャットはコミュニケーション補助ツール

チャットはメールが進化したツールだと考えるとわかりやすいと思います。
10年以上昔のことですが、私がサラリーマンだった頃に、何でもメールで済ませようとする新人がいたものです。
私はその新人にクライアントにメールした後に必ず電話を入れるようによく言って聞かせてました。

昔は、直接会う > 電話 > メール　という順にお互いの意思疎通のし安さがあって、直接会うのがコミュニケーションの基本で、すぐ会えないから、まずは電話するという考え方でした。

今は、直接会う >オンライン会議（テレカン）> 電話 > チャット > メール という順かなと思います。

長文のチャットは本当に相手を気遣っているのか？

前にも説明したように、テレワークになったことで、相手を気遣ってなのか、長文でチャットを書く人が多くなってきたのではないでしょうか？

チャットが業務で使われていなかったメール時代でも、長文で書くことは相手の読む時間を奪うため、長文メールになってしまう時は「長文になって申し訳ありません」とお詫びも一緒に書いたものです。

私はチャットは原則短い言葉のやり取りに使うツールだと認識しています。
これをやりました、とか、○○さんから連絡がありました、などの報告で使うのが一般的な使い方だと考えます。（もちろんそれ以外の使い方もしています。）

どうしても長くなってしまう時は、
・箇条書きで書く
・わかりやすい見出しを付ける
・聞きたいことを1つずつ分けて書く
など、メール時代と同じような工夫が必要です。

私の文章の読解力が低いこともありますが、何度も読み返さないと理解できないチャットがあります。なんでもチャットで済ませようとせず、オンライン会議や、電話という選択肢も、もっと積極的に使うべきだと思います。

チャットでは伝わらないものがある

LINEやMessengerなど仕事以外のチャットでも、これはチャットで意見を交換するべきではないと思うことがあります。
しっかり向き合って議論が必要なものは、チャットでやらずに、いついつに会って話をしましょうとか、電話やオンライン会議をしようという約束だけをチャットでするべきじゃないかなと思います。

お互いの意見、考えのすり合わせをチャットだけでやろうと思ったら、何時間もかかってしまうと思いますが、オンライン会議なら1時間くらいで済んでしまいます。
私がチャットで議論を避ける一番の理由は、文章だけだと冷たく感じてしまうからです。それを避けるためには、直接話すよりもたくさん文章が書いて、自分が想定していない相手の受け止め方を防ぐ必要があります。
それでもやはり文章だと誤解されるという事が起きるし、口から発する言葉には、文字以上のものが相手に伝わるし、人は言葉の文字以上のものを受け取って相手を理解していると思います。

感情的になっている方とチャットはNG

チャットで議論しようとしてくる方の中には、感情的になっていて、気持ちが押さえられなくなっている人がいます。
「いついつにオンラインで時間をとって話ましょう」と言ったとしても、色々と質問をチャットで送ってきます。
私はできるだけ「詳しくは直接話しましょう」と言って、質問に答えないようにしています。
やはりその方が誤解をしていたり、先入観があると、その方が受け取りたいように読んでしまい、さらなるトラブルを生んでしまいます。
直接話す場合は、できるだけ間を空けないで時間をセッティングするようにしましょう。

ちょっとした相手を気遣う言葉でトラブルを防げる

チャットで相手と良好な関係を保つためには、ちょっとした気遣いの言葉をメッセージに付けることがとても大事だと感じています。

私もそれができている場合とできていない場合があります。
どうしても忙しくて用件だけをメッセージに載せてしまうことや、相手にYES、NOだけで反応してしまうことがありますが、やはり「わざわざ対応してくれてありがとう」とか、「お手数をおかけしてすいません」など冒頭に相手を気遣う言葉を付けてから用件を書いた方が相手と良い関係性が保ている思います。
そもそもこれはチャットに限ったことではなく、日常のコミュニケーション全般に言えることかもしれませんね。

雑談も大切

テレワークなると、相手を気遣う言葉や、雑談的なものが削ぎ落とされて、用件だけになっていきます。
このことは最初、とても効率的に見えますが、人は生き物ですから、それが続くと必ずどこかで歯車がおかしくなっていきます。
当社では、チャットでもオンラインでも雑談をできる隙間を作っています。意識してそういう場を作ることを心がけましょう。